In sintesi
- Mansioni: Support international operations, coordinate with country offices, and improve internal tools.
- Azienda: Dynamic organization focused on impactful international programs.
- Benefit: Hybrid work model, competitive salary, and opportunities for professional growth.
- Altre informazioni: Exciting chance to travel and engage with diverse teams across the globe.
- Perché questo lavoro: Make a difference in global operations while developing your skills in a supportive environment.
- Qualifiche: Strong organizational skills and experience in operational support or project management.
La retribuzione prevista è compresa tra 63000 - 77000 € per anno.
Posizione: Specialista delle Operazioni del Dipartimento Programmi Internazionali
Relazione di Reporting: Capo del Dipartimento Programmi Internazionali (IPD)
Luogo: lavoro ibrido in Italia (da casa / uffici di Milano o Bologna), con viaggi negli uffici dei paesi come richiesto, inclusi schieramenti sul campo con breve preavviso dove fattibile
Tipo di contratto: Contratto a tempo determinato, dipendente a tempo pieno (12 mesi)
Scadenza: 13/08/2026
Data di inizio: ASAP
Il Dipartimento Programmi Internazionali (IPD) sovrintende a tutti i programmi internazionali sia a livello nazionale che regionale. All'interno del Dipartimento, questo ruolo funge da braccio operativo del Capo del Dipartimento, garantendo che gli uffici dei paesi e le priorità trasversali ricevano supporto tempestivo, pratico e di alta qualità.
SCOPI DEL RUOLO
Riportando al Capo del Dipartimento Programmi Internazionali e agendo come suo vice in questioni operative, questo ruolo fornisce supporto operativo pratico attraverso un portafoglio diversificato di operazioni internazionali. Filtra e sintetizza informazioni dagli uffici dei paesi e dai soggetti interni, segue le azioni concordate, supporta il processo decisionale e porta avanti direttamente compiti che richiedono coordinamento, giudizio e slancio.
Il titolare del posto sarà particolarmente coinvolto nel supporto agli uffici dei paesi Ucraina e Afghanistan, coordinando la capacità di roving/surge, supportando il coordinamento e la priorizzazione interdipartimentale con i colleghi di Partnership, Grants e Operations, e contribuendo a un'iniziativa a tempo limitato per rafforzare gli strumenti e i processi interni dell'IPD, garantendo nel contempo che le questioni operative urgenti siano escalate con opzioni e raccomandazioni chiare.
RESPONSABILITÀ CHIAVE
- Supporto Operativo e Backstopping degli Uffici dei Paesi
- Servire come primo filtro operativo per selezionati uffici dei paesi, inizialmente Ucraina e Afghanistan, e programmi multi-paese (come Akelius Language), garantendo che le informazioni che raggiungono il Capo del Dipartimento siano concise, orientate alle decisioni e prioritarie.
- Seguire direttamente con i Direttori dei Paesi, i Capi dei Programmi, HoSS e altri membri chiave del personale per chiarire questioni, sbloccare colli di bottiglia e garantire azioni tempestive.
- Preparare brevi note decisionali, sintesi di problemi, riassunti di rischi e opzioni raccomandate per il Capo del Dipartimento.
- Monitorare le principali scadenze, impegni dei donatori, azioni interne e questioni operative irrisolte per i paesi assegnati.
- Supportare gli uffici dei paesi nella pianificazione operativa, coordinamento interno e risoluzione dei problemi, rispettando l'autorità e le linee di responsabilità degli uffici dei paesi.
- Coordinamento e Prioritizzazione Interdipartimentale
- Supportare il Capo del Dipartimento nel coordinamento con Partnership, Grants, Operations e altri dipartimenti centrali, aiutando a dare priorità alle richieste di supporto e alle questioni emergenti basate su rischio, rilevanza strategica e capacità degli uffici dei paesi.
- Tradurre le discussioni interdipartimentali in punti d'azione chiari, responsabilità e meccanismi di follow-up.
- Garantire un follow-up tempestivo dopo le riunioni con i Direttori dei Paesi, i Capi della Regione e i dipartimenti centrali, mantenendo visibilità sulle decisioni e sulle questioni pendenti.
- Miglioramento degli Strumenti e dei Processi dell'IPD
- Contribuire a un'iniziativa a tempo limitato (circa 6-12 mesi) per mappare, centralizzare e migliorare gli strumenti, i tracker e i documenti di pianificazione esistenti dell'IPD, incluso il supporto a una piattaforma condivisa o dashboard per rafforzare il coordinamento e il processo decisionale.
- Monitorare l'uso regolare e l'aggiornamento degli strumenti chiave del dipartimento (ad es. BEAM, tracker di rischio, pianificatori di roving), segnalando lacune o opportunità per semplificare i processi.
- Coordinamento del Team di Roving e Surge
- Supervisionare la pianificazione, la priorizzazione e il coordinamento dei dispiegamenti di personale roving e supporto remoto, attraverso gli uffici dei paesi e le esigenze tematiche.
- Mantenere una panoramica della disponibilità del team roving, dei dispiegamenti in corso, dei termini di riferimento, dei risultati e del follow-up post-distribuzione.
- Esaminare e dare priorità alle richieste di dispiegamento, garantendo giustificazioni appropriate e chiari termini di riferimento.
- Coordinare con HR, Amministrazione Finanza e Controllo, Manager della Sicurezza Globale e responsabili funzionali pertinenti sulla pianificazione dei dispiegamenti, dovere di cura e responsabilità.
- Catturare le lezioni apprese dai dispiegamenti e dal supporto remoto, raccomandando miglioramenti per rafforzare il modello di supporto roving.
International Programmes Department – Operations Specialist datore di lavoro: Weworld
Lavorare nel Dipartimento Internazionale dei Programmi come Operations Specialist offre un'opportunità unica di contribuire a iniziative significative in contesti globali, con un ambiente di lavoro ibrido che promuove l'equilibrio tra vita professionale e personale. La nostra cultura aziendale è caratterizzata da un forte spirito di collaborazione e supporto, con opportunità di crescita professionale attraverso progetti stimolanti e la possibilità di viaggiare per fornire assistenza diretta ai nostri uffici nei paesi. Unisciti a noi per fare la differenza in un contesto dinamico e internazionale, dove il tuo contributo sarà valorizzato e riconosciuto.
