Office Coordinator

Tipo di impiego: Tempo pieno

Turno: Turno rotante

Descrizione: Cerchiamo un candidato con esperienza/formazione come Assistente Medico - sarà responsabile della formazione del personale MA. Questa posizione supervisionerà le sedi di Urgent Care presso Domino's Farms e Milan.

DESCRIZIONE DELLA POSIZIONE: Questa posizione è responsabile della supervisione di aree specifiche dell'ufficio in collaborazione con il Manager della Clinica. Le responsabilità principali includono garantire che i pazienti ricevano un servizio amichevole ed efficiente e mantenere un flusso efficiente dell'ufficio, lavorando con altri supervisori per raggiungere gli obiettivi operativi definiti dalla leadership della pratica.

FUNZIONI LAVORATIVE ESSENZIALI:

• Responsabile di garantire che i pazienti ricevano un servizio amichevole ed efficiente, supervisionando il personale di ricezione medica, pianificando e implementando processi operativi del dipartimento front desk e collaborando con altri manager per raggiungere gli obiettivi operativi.
• Gestisce problemi più complessi di ricezione pazienti/record medici o questioni assicurative.
• Supervisiona le operazioni quotidiane delle aree assegnate per garantire procedure e operazioni efficienti, responsabili dal punto di vista fiscale e reattive nei confronti dei clienti.
• È accessibile e accoglie l'opportunità di fornire feedback al personale e risolvere problemi per i pazienti.
• Comunica in modo completo e tempestivo con la leadership dell'ufficio, i fornitori, il triage e il personale riguardo a tutte le questioni che influenzano le operazioni quotidiane; sviluppa protocolli clinici secondo necessità per garantire la conformità alle normative federali.
• Mantiene e aggiorna regolarmente i programmi e le richieste di PTO per il personale assegnato nel sistema di registrazione elettronica del tempo di IHA; in collaborazione con il Manager della Clinica approva o rifiuta le richieste di PTO del personale assegnato.
• Organizza efficacemente i materiali di formazione per i nuovi dipendenti e mantiene i materiali aggiornati con eventuali modifiche nelle procedure.
• Supervisiona l'ordinazione e la manutenzione delle forniture per l'ufficio frontale.
• In collaborazione con il Manager della Clinica, assume e forma il personale del dipartimento e conduce valutazioni delle prestazioni dei dipendenti e coaching continuo; documenta le interazioni con i dipendenti e risolve problemi per pazienti e personale.
• Assiste nello sviluppo e nella supervisione del budget dell'ufficio.
• Gestisce audit clericali, interni ed esterni, per l'ufficio.
• Può partecipare a riunioni mensili di Leadership della Ricezione, fornendo aggiornamenti al personale e alla leadership attraverso riunioni di staff programmate regolarmente.
• Mantiene consapevolezza degli orari dei fornitori e facilita l'efficienza della programmazione attraverso formazione e monitoraggio degli orari giornalieri.
• Fornisce feedback al personale quando necessario e mantiene conoscenza di tutti i servizi dell'ufficio, fatturazione e servizi di base del dipartimento di assistenza gestita.
• Supervisiona le funzioni quotidiane del personale assegnato.
• Funziona come punto di riferimento per questioni più complesse ed escalate.
• Supporta altri uffici, partecipa a riunioni e formazioni richieste e partecipa a comitati su richiesta.
• Assume ulteriori compiti come richiesto.

ASPETTATIVE ORGANIZZATIVE: Crea un ambiente di lavoro positivo, professionale e orientato al servizio per il personale, i pazienti e i membri della famiglia supportando la missione e i valori sia di IHA che di Trinity Health. Deve essere in grado di lavorare efficacemente come membro del team di gestione dell'ufficio. Completa con successo la formazione "Il Cliente" di IHA e aderisce allo standard di IHA di fornire prontamente un alto livello di servizio e rispetto ai clienti interni o esterni. Mantiene la conoscenza e si conforma agli standard, alle politiche e alle procedure di IHA. Mantiene una conoscenza completa dei servizi dell'ufficio e dell'uso di tutte le attrezzature, sistemi informatici e manuali pertinenti. Mantiene la riservatezza assoluta dei pazienti e dei dipendenti in conformità con le linee guida di IHA e HIPAA. Funziona come modello dimostrando un'eccezionale capacità e disponibilità ad assumere nuove e ulteriori responsabilità. Abbraccia nuove idee e rispetta le differenze culturali. Utilizza le risorse in modo efficiente. Se applicabile, è responsabile dello sviluppo professionale continuo – mantiene la licenza/certificazione appropriata e i credenziali di formazione continua, partecipa a opportunità di apprendimento disponibili.

QUALIFICHE ESSENZIALI:

• ISTRUZIONE: Diploma di scuola superiore o equivalente con corsi universitari o seminari applicabili in gestione e supervisione. Preferibile laurea associata o triennale in un campo pertinente (Gestione, Amministrazione Sanitaria, ecc.).
• CREDENZIALI/LICENZA: I Coordinatori d'Ufficio che stanno formando il personale Assistente Medico devono essere accreditati come Assistente Medico attraverso una delle seguenti agenzie di certificazione: American Association of Medical Assistants (CMA), American Medical Technologists (RMA), National Center for Competency Testing (NCMA), National Healthcareer Association (CCMA), National Association of Health Professionals (NRCMA), American Medical Certification Association (CMAC).
• ESPERIENZA MINIMA: Minimo 3-5 anni di esperienza lavorativa in un Ufficio Medico, con doveri di Ricezione o Assistenza Medica Incrociata richiesti. Precedente esperienza di supervisione fortemente preferita.

REQUISITI DELLA POSIZIONE (ABILITÀ E COMPETENZE): Dimostrata capacità di lavorare in modo indipendente e supervisionare un personale d'ufficio con la supervisione generale del Manager della Clinica. Capacità di supervisionare e gestire efficacemente l'area funzionale all'interno dell'Ufficio Medico (Ricezione, Record Medici), fornendo feedback e orientamento al personale e supportando problemi più complessi di ricezione pazienti/record medici o questioni assicurative. Conoscenza delle procedure di assistenza ai pazienti e delle politiche organizzative relative alle responsabilità della posizione. Competente/conoscente in terminologia medica. Capacità di eseguire calcoli matematici necessari durante lo svolgimento delle funzioni lavorative di base. Competente nell'uso di un sistema informatico desktop standard e basato su Windows, inclusi, ma non limitati a, record medici elettronici, EPIC, email, e-learning, intranet, Microsoft Word ed Excel, e navigazione informatica. Capacità di utilizzare altri software come richiesto durante l'esecuzione delle funzioni essenziali del lavoro. Eccellenti capacità comunicative sia scritte che verbali, inclusa la corretta etichetta telefonica. Capacità di parlare davanti a gruppi di persone, sia di persona che virtualmente. Capacità di lavorare in modo collaborativo in un ambiente orientato al team; mostra un comportamento cortese e amichevole. Capacità di lavorare efficacemente con vari livelli di membri dell'organizzazione e popolazioni diverse, inclusi il personale di IHA, fornitori, membri della famiglia, compagnie assicurative, fornitori, clienti esterni e gruppi comunitari. Capacità di formarsi in altre aree di pratica per garantire un flusso regolare di tutte le operazioni. Buone capacità organizzative e di gestione del tempo per gestire efficacemente più priorità e vincoli di tempo. Capacità di esercitare un buon giudizio e abilità di problem-solving, specificamente in relazione alla risoluzione di problemi di personale e complessi di ricezione pazienti/record medici o questioni assicurative. Capacità di gestire informazioni sui pazienti e sull'organizzazione in modo riservato. Conoscenza degli aspetti di conformità della cura clinica e della privacy dei pazienti e delle migliori pratiche nelle operazioni degli uffici medici. Capacità di viaggiare verso altri siti/pratiche e luoghi di riunione e formazione. Completamento con successo del programma basato sulle competenze di IHA durante il periodo introduttivo e di formazione.

ASPETTATIVE FISICHE MINIME: Attività fisica che richiede spesso digitazione, lavoro telefonico e registrazione. Attività fisica che richiede spesso tempo esteso lavorando su un computer. Attività fisica che richiede spesso seduta, camminata, standing, piegamento, accovacciamento, raggiungimento, arrampicamento, inginocchiamento e/o torsione. Attività fisica che a volte richiede sollevamento, spinta e/o tirare fino a 30 libbre. Le capacità visive specifiche richieste includono visione ravvicinata, percezione della profondità, visione periferica e la capacità di adattare e mettere a fuoco. Destrezza manuale sufficiente per operare una tastiera, fotocopiatrice, telefono, calcolatrice e altre attrezzature per ufficio. Deve sentire e parlare sufficientemente per condurre affari al telefono o faccia a faccia per lunghi periodi di tempo in inglese.

ASPETTATIVE AMBIENTALI MINIME: Questo lavoro si svolge in una struttura medica e richiede camminate regolari verso varie posizioni intorno all'ospedale/clinica. I dipendenti lavoreranno dove sono presenti attrezzature per la cura dei pazienti. Sono presenti materiali pericolosi, inclusi patogeni trasmissibili tramite sangue e fluidi corporei. È possibile l'esposizione a oggetti taglienti, raggi X, condizioni dei pazienti e alcune visioni, odori e malattie contagiose sgradevoli. Questa posizione richiede interazioni significative con le persone (molte delle quali sono spaventate, ferite e/o malate) che possono essere stressanti e comportare priorità concorrenti.

Il nostro impegno: Radicati nella nostra Missione e nei nostri Valori Fondamentali, onoriamo la dignità di ogni persona e riconosciamo le prospettive, le esperienze e i talenti unici che ciascun collega porta. Trovando un terreno comune e abbracciando le nostre differenze, cresciamo più forti insieme e offriamo cure più compassionevoli e centrate sulla persona. Siamo un datore di lavoro che offre pari opportunità. Tutti i candidati qualificati riceveranno considerazione per l'impiego senza riguardo a razza, colore, religione, sesso, orientamento sessuale, identità di genere, origine nazionale, disabilità, stato di veterano o qualsiasi altro stato protetto dalla legge federale, statale o locale.