Executive Assistant, CEO Office

TreeLead è alla ricerca di una persona da inserire stabilmente nel CEO Office di una multinazionale operante nel settore della logistica. La figura dovrà garantire la continuità del supporto al CEO durante il periodo di assenza dell’attuale Executive Assistant, a partire da ottobre 2026; dalla primavera 2027, il ruolo proseguirà come supporto all’Executive Leadership Team, nel suo complesso oppure in affiancamento a uno specifico Executive, in funzione delle esigenze organizzative che verranno considerate in prossimità di tale periodo. È prevista flessibilità sia rispetto al luogo di lavoro sia agli orari. Come per qualsiasi ruolo di supporto al senior leadership, tale flessibilità sarà bilanciata con le esigenze operative dell’organizzazione e con le necessità degli Executive supportati.

Principali responsabilità

• Agenda e trasferte — garantire una gestione fluida dell’agenda: organizzazione e sequenza degli appuntamenti, protezione dei momenti di focus, gestione delle riprogrammazioni quando necessario, risoluzione dei conflitti e pianificazione delle trasferte nazionali e internazionali;
• Corrispondenza — monitorare e prioritizzare le comunicazioni attraverso le diverse mailbox; gestire o indirizzare autonomamente la maggior parte delle richieste, in italiano e inglese;
• Meeting e documentazione — predisporre agende e materiali e redigere verbali di livello executive per le riunioni di leadership, con particolare attenzione a decisioni, responsabili e scadenze; supportare successivamente il follow-up fino alla chiusura delle attività. Mantenere file e documentazione accurati;
• Supporto all’organizzazione di executive offsite e board meeting — supportare la gestione della relativa logistica e degli eventi aziendali; interfacciarsi quotidianamente con senior leader, membri del Board, investitori e partner.

Possibili responsabilità aggiuntive con l’evoluzione del ruolo

• Agenda e trasferte — gestire integralmente l’agenda dell’Executive supportato, assicurando che la definizione delle priorità sia coerente con le priorità aziendali;
• Corrispondenza — monitorare e prioritizzare la mailbox dell’Executive; gestire o indirizzare autonomamente la maggior parte delle richieste, predisponendo la corrispondenza per conto dell’Executive quando opportuno, in italiano e inglese;
• Preparazione dei materiali — supportare la preparazione di presentazioni, report e materiali di briefing per meeting interni ed esterni. Supportare l’Executive nella gestione di progetti, attività di ricerca e special assignments.

Requisiti

• Esperienza nel supporto executive con esperienza diretta a livello C-level in contesti internazionali, idealmente all’interno di una scale-up o di un team di piccole dimensioni, durante una fase di definizione dei processi;
• Inglese livello C1, sia scritto sia parlato;
• Capacità di lavorare in autonomia, stabilire le priorità e adattarsi a priorità in continua evoluzione;
• Capacità di mantenere calma, professionalità ed efficacia sotto pressione e in presenza di cambiamenti nelle priorità;
• Eccellenti capacità organizzative, di gestione del tempo e di gestione contemporanea di più attività;
• Elevato livello di discrezione, integrità e professionalità;
• Laurea o esperienza equivalente preferibile;
• Dimostrata capacità di utilizzare efficacemente AI e strumenti digitali, esercitando al contempo un forte giudizio professionale e garantendo accuratezza, riservatezza e qualità degli output a supporto dei processi decisionali degli Executive.

Inquadramento: RAL €40.000 - €45.000, commisurata all’esperienza e alle competenze.