In sintesi
- Mansioni: Support the World Food Forum with office management and administrative tasks.
- Azienda: FAO, a leading UN agency focused on sustainable agriculture.
- Benefit: Competitive salary, local recruitment, and a chance to make a global impact.
- Altre informazioni: Dynamic work environment in Rome with opportunities for growth.
- Perché questo lavoro: Join a mission-driven team dedicated to transforming food systems worldwide.
- Qualifiche: Secondary education and four years of relevant office experience required.
La retribuzione prevista è compresa tra 46350 - 56650 € per anno.
CALL FOR EXPRESSIONS OF INTEREST - VACANCY ANNOUNCEMENT
Organizational Unit: DDCE
Job Type: Staff position
Type of Requisition: General Service
Grade Level: G-5
Primary Location: Italy-Rome
Duration: Fixed-term: 2 years with possibility of extension
Post Number: 0242403
CCOG Code: 2101
FAO è impegnata a raggiungere la diversità della forza lavoro in termini di genere, nazionalità, background e cultura. Le candidate qualificate, i cittadini qualificati di membri non rappresentati e sotto-rappresentati e le persone con disabilità sono incoraggiati a candidarsi.
Tutti coloro che lavorano per la FAO sono tenuti a rispettare i più alti standard di integrità e condotta professionale e a sostenere i valori della FAO. La FAO, come Agenzia Specializzata delle Nazioni Unite, ha una politica di tolleranza zero per comportamenti incompatibili con il suo status, obiettivi e mandato, inclusi sfruttamento e abuso sessuale, molestie sessuali, abuso di autorità e discriminazione.
Tutti i candidati selezionati saranno sottoposti a rigorosi controlli di riferimento e di background. Tutte le domande saranno trattate con la massima riservatezza.
FAO è impegnata nella sostenibilità ambientale, che è parte integrante dei nostri obiettivi strategici e operativi.
Il ruolo dell'Assistente d'Ufficio (World Food Forum) coordina e svolge l'intera gamma di supporto d'ufficio, supporto alla gestione e compiti amministrativi, garantendo il funzionamento fluido ed efficiente dell'Ufficio.
Funzioni Chiave/ Risultati:
- Screenare le richieste di appuntamenti con il supervisore; mantenere il calendario del supervisore; confermare orari convenienti e organizzare appuntamenti; ricevere visitatori; screenare e inviare e-mail; rispondere a domande e corrispondenza, spesso di natura sensibile, riservata o tecnica.
- Coordinare i servizi di supporto d'ufficio per riunioni, formazioni, seminari, comitati e progetti speciali ed eventi; partecipare a riunioni, preparare verbali, monitorare le attività di follow-up; fare arrangiamenti per editing formale, traduzione, ecc., di documenti e pubblicazioni.
- Rivedere, registrare, distribuire e processare la posta in arrivo e la corrispondenza; seguire le azioni pendenti; preparare risposte bozza a una vasta gamma di corrispondenza e altre comunicazioni, spesso richiedendo conoscenza di terminologie tecniche e/o procedure d'ufficio dettagliate; eseguire funzioni di controllo qualità per i documenti in uscita; correggere testi per aderenza a formato, grammatica, punteggiatura e stile.
- Eseguire una varietà di compiti amministrativi, ad es. estensioni di contratto e richieste per personale temporaneo, registrazione di assenze e presenze, preparazione e follow-up del budget; coordinarsi con altre unità per garantire un funzionamento fluido e l'accelerazione del lavoro all'interno dell'unità.
- Ricercare, compilare e organizzare informazioni di base e materiali di riferimento da varie fonti per rapporti, sintesi e discorsi; generare una varietà di rapporti statistici e altri da vari database.
- Coordinare il lavoro di altri membri del personale di supporto d'ufficio, stabilire priorità e garantire una distribuzione equa del lavoro; formare il nuovo personale sulle procedure e pratiche amministrative pertinenti e fornire assistenza generale secondo necessità.
- Creare e mantenere i sistemi di archiviazione e riferimento dell'unità di lavoro, inclusi un e-book per le firme; rivedere l'efficienza delle procedure d'ufficio e fare raccomandazioni per miglioramenti; aggiornare i siti web dell'ufficio.
- Eseguire altre mansioni come richiesto.
Requisiti Minimi:
- Istruzione: Diploma di Scuola Secondaria.
- Esperienza: Quattro anni di esperienza pertinente nel supporto d'ufficio/gestione.
- Lingue: Conoscenza lavorativa (competenza - livello C) dell'inglese.
- Competenze informatiche: Molto buona conoscenza delle applicazioni MS Office, Internet e attrezzature tecnologiche d'ufficio.
- Residenza: Il personale del Servizio Generale è reclutato localmente.
Competenze:
- Focus sui risultati
- Lavoro di squadra
- Comunicazione
- Costruzione di relazioni efficaci
- Condivisione della conoscenza e miglioramento continuo
Competenze Tecniche:
- Molto buona conoscenza degli standard di comunicazione e documentazione
- Molto buona conoscenza dei sistemi finanziari/di viaggio/Risorse Umane e delle procedure e politiche amministrative
- Molto buona conoscenza della struttura organizzativa
Qualifiche e Competenze Desiderabili:
- Conoscenza lavorativa (competenza - livello C) di un'altra lingua ufficiale della FAO (Arabo, Cinese, Francese, Russo o Spagnolo).
- Conoscenza del contatto con partner e rappresentanti governativi di alto livello e protocollo dell'Organizzazione.
- Capacità di redigere corrispondenza standard e complessa e di correggere testi/corrispondenza in uscita e documenti formali.
- Esperienza nell'organizzazione di eventi di alto livello.
- Conoscenza delle principali piattaforme web utilizzate per l'organizzazione di eventi virtuali.
FAO si aspetta che il personale aderisca ai valori della FAO di Impegno verso la FAO, Rispetto per Tutti e Integrità e Trasparenza.
FAO non addebita alcuna tassa in nessuna fase del processo di reclutamento (candidatura, colloquio, elaborazione).
Si prega di notare che la FAO considera solo le qualifiche educative superiori ottenute da un'istituzione accreditata/riconosciuta nel World Higher Education Database (WHED), un elenco aggiornato dall'International Association of Universities (IAU) / United Nations Educational, Scientific and Cultural Organization (UNESCO).
La durata dell'incarico per i candidati interni FAO sarà stabilita in conformità con le politiche applicabili relative all'estensione degli incarichi.
Il compenso e il pacchetto di benefici competitivi sono offerti.
Office Assistant (World Food Forum), Rome, Italy datore di lavoro: Technical University of Denmark
Lavorare come Assistente d'Ufficio presso il World Food Forum a Roma offre un ambiente stimolante e inclusivo, dove la diversità è valorizzata e le opportunità di crescita professionale sono incoraggiate. FAO promuove una cultura di integrità e sostenibilità ambientale, garantendo un pacchetto competitivo di compensi e benefici, oltre a un impegno per il benessere dei dipendenti. Con la possibilità di contribuire a progetti significativi che mirano a trasformare i sistemi agroalimentari, questa posizione rappresenta un'opportunità unica per chi cerca un impiego significativo e gratificante.
Dettagli di contatto:
Team di recruiting di Technical University of Denmark
Consigli degli esperti StudySmarter🤫
Ecco come pensiamo che potresti ottenere Office Assistant (World Food Forum), Rome, Italy
✨Sfrutta le fiere del lavoro!
Le fiere del lavoro sono una grande occasione per incontrare faccia a faccia i rappresentanti del settore delle risorse umane. Porta con te una copia del tuo CV e preparati a parlare delle tue esperienze. È il modo perfetto per farti notare da aziende come Technical University of Denmark!
✨Unisciti a gruppi di professionisti
Cerca comunità online e gruppi su LinkedIn dedicati alle risorse umane. Interagire in discussioni o forum specifici ti aiuterà a creare relazioni e a farti conoscere nel settore. Potresti anche scoprire opportunità nascoste che non vengono pubblicizzate!
✨Lavora sul tuo personal brand
In questo settore, la presenza online è fondamentale. Crea un profilo LinkedIn curato, condividi articoli sulle risorse umane e partecipa a webinar. Un buon personal brand può fare una grande differenza nella tua ricerca di lavoro!
✨Non dimenticare di candidarti tramite il nostro sito!
Quando trovi una posizione aperta in un'azienda che ti interessa, come Technical University of Denmark, ricorda di presentare la tua candidatura attraverso il nostro sito. Ogni candidatura è importante e noi di StudySmarter siamo qui per supportarti in ogni passo del processo.
Pensiamo che ti servano queste competenze per eccellere come Office Assistant (World Food Forum), Rome, Italy
Alcuni consigli per la tua candidatura 🫡
Enfatizza le tue competenze relazionali:Nel settore delle risorse umane, le soft skills sono fondamentali. Assicurati di evidenziare le tue capacità comunicative, di negoziazione e di gestione dei conflitti nel tuo CV. Usa esempi concreti per dimostrare come hai applicato queste competenze in situazioni di lavoro precedenti.
Dimostra la tua familiarità con le normative:Essendo un ruolo in risorse umane, è importante avere una conoscenza delle normative sul lavoro e delle pratiche di gestione del personale. Aggiungi nel tuo CV eventuali corsi o certificazioni che hai ottenuto in materia. Questo può fare la differenza per Technical University of Denmark!
Scrivi una lettera di presentazione appassionata:Raccontaci perché sei interessato a lavorare in questo campo e come pensi di contribuire a Technical University of Denmark. Siamo a caccia di persone motivate, quindi mostra la tua passione per le risorse umane e il tuo desiderio di fare la differenza.
Fai brillare il tuo CV con risultati concreti:Quando parli delle tue esperienze lavorative, cerca di includere risultati misurabili e concreti. Ad esempio, se hai gestito un progetto di assunzione, menziona quanti candidati hai selezionato e come questo ha migliorato l'efficienza del team. Questo tipo di informazioni fa risaltare il tuo profilo!
Come prepararti a un colloquio di lavoro presso Technical University of Denmark
✨Evidenzia le tue soft skills
Nel campo delle risorse umane, è fondamentale dimostrare le proprie soft skills, come la comunicazione, l'intelligenza emotiva e la gestione dei conflitti. Prepara alcuni esempi concreti da condividere durante il colloquio che mostrano come hai gestito situazioni difficili o come hai migliorato la comunicazione in team.
✨Conosci le tecniche di reclutamento
È importante avere familiarità con le diverse tecniche di reclutamento e selezione che potresti utilizzare nel tuo futuro lavoro. Rivedi le domande comportamentali o situazionali che potrebbero esserti poste e preparati a discutere strumenti HR come ATS (Applicant Tracking Systems) o tecniche d’intervista come il 'Structured Interviewing'.
✨Mostra la tua motivazione
Essendo un lavoro a tempo pieno, il tuo impegno e la tua motivazione contano tantissimo. Sii pronto a spiegare perché hai scelto le risorse umane come carriera e quali aspetti ti entusiasmano di più. Fai trasparire il tuo desiderio di contribuire alla crescita e allo sviluppo delle persone all'interno dell'azienda.
✨Prepara un piano di onboarding
Un buon modo per differenziarti è avere una visione su come potresti strutturare un piano di onboarding per i nuovi dipendenti. Questo mostra non solo la tua preparazione, ma anche la tua capacità di pensare proattivamente. Fai ricerche sulle pratiche di onboarding efficaci e sii pronto a condividere idee su come migliorare l'integrazione dei nuovi membri nel team di Technical University of Denmark.
