Business Support Assistant, Kyiv, Ukraine

WFP celebra e abbraccia la diversità. È impegnata nel principio di pari opportunità di lavoro per tutti i suoi dipendenti e incoraggia i candidati qualificati a candidarsi indipendentemente da razza, colore, origine nazionale, background etnico o sociale, informazioni genetiche, genere, identità di genere e/o espressione, orientamento sessuale, religione o credo, stato HIV o disabilità.

Il World Food Programme è la più grande organizzazione umanitaria del mondo che salva vite in situazioni di emergenza e utilizza l'assistenza alimentare per costruire un percorso verso la pace, la stabilità e la prosperità, per le persone che si riprendono da conflitti, disastri e dall'impatto dei cambiamenti climatici. Presso il WFP, le persone sono al centro di tutto ciò che facciamo e la visione del futuro della forza lavoro del WFP è quella di team diversi, impegnati, competenti e ad alte prestazioni, selezionati in base al merito, che operano in un ambiente di lavoro sano e inclusivo, vivendo i valori del WFP (Integrità, Collaborazione, Impegno, Umanità e Inclusione) e lavorando con i partner per salvare e cambiare le vite di coloro che il WFP serve.

WFP offre un ambiente di lavoro altamente inclusivo, diversificato e multiculturale. WFP investe nello sviluppo personale e professionale dei propri dipendenti attraverso una gamma di formazione, accreditamento, coaching, mentorship e altri programmi, nonché attraverso opportunità di mobilità interna. Un percorso di carriera nel WFP offre un'opportunità entusiasmante di lavorare in vari uffici nazionali, regionali e globali in tutto il mondo, e con colleghi appassionati che lavorano instancabilmente per garantire che l'assistenza umanitaria efficace raggiunga milioni di persone in tutto il mondo.

In questa posizione, contribuirai alla pianificazione quotidiana e alla fornitura di servizi amministrativi di qualità e orientati al cliente che consentono al personale delle operazioni in Ucraina di fornire assistenza alimentare ai beneficiari, in linea con la strategia del WFP. L'Assistente di Supporto Aziendale funge da punto di contatto per i team di prodotti e servizi, riportando al Capo dell'Unità Viaggi e al Capo dei Servizi di Gestione.

In questa posizione, dovrai:

• Fornire supporto al personale del CO di Kyiv come punto di riferimento per l'interazione tra il personale WFP e LL (TCEH) riguardo a eventi, manutenzione e requisiti di riparazione.
• Supportare la manutenzione dell'archiviazione elettronica e dei file dell'unità, documenti e registri in conformità con i sistemi e i processi stabiliti affinché le informazioni siano aggiornate e prontamente disponibili per il team.
• Supportare gli accordi di viaggio, coordinandosi con l'agente di viaggio per la prenotazione di voli e l'emissione di biglietti, creando Autorizzazioni di Viaggio in conformità con le direttive di viaggio del WFP e altre questioni correlate.
• Supportare l'unità protocollo e i privilegi del personale delle Nazioni Unite, inclusi protocollo diplomatico, visto per viaggi di lavoro, visto residenziale, dazi doganali e pertinenti.
• Assistere il punto di contatto dei fornitori per facilitare il processo di registrazione e presentazione dei documenti dei fornitori.
• Supportare l'elaborazione e la gestione di compiti amministrativi di routine in varie aree funzionali, per contribuire alla gestione efficace e tempestiva delle risorse.
• Fornire analisi pre-dati e svolgere altre mansioni correlate come richiesto.

Per unirti a noi nel salvare vite e cambiare vite, avrai:

• Istruzione: Completamento dell'istruzione secondaria. Un certificato post-secondario in Amministrazione Aziendale/Pubblica o altro campo pertinente relativo alla gestione e all'amministrazione degli uffici è un vantaggio.
• Esperienza: Quattro o più anni di esperienza lavorativa di supporto progressivamente responsabile in lavori amministrativi generali. L'istruzione post-secondaria può compensare alcuni anni di esperienza.
• Conoscenze e Competenze: Conoscenza teorica e pratica comprovata delle norme, regolamenti e politiche nazionali nel settore dell'amministrazione. Ha acquisito esperienza nell'amministrazione e applica questo a tutte le attività. Ha fornito supporto nella conduzione di progetti e input nelle politiche funzionali.
• Lingua: Fluente (livello C) sia in inglese che in ucraino.

WFP è impegnato a sostenere le persone con disabilità fornendo sistemazioni ragionevoli durante il processo di reclutamento. Se hai bisogno di un accomodamento ragionevole, ti preghiamo di contattarci.

Tutte le decisioni di assunzione sono basate su esigenze organizzative, requisiti di lavoro, merito e qualifiche individuali. WFP è impegnato a fornire un ambiente di lavoro inclusivo privo di sfruttamento e abuso sessuale, tutte le forme di discriminazione, qualsiasi tipo di molestia, molestia sessuale e abuso di autorità. Pertanto, tutti i candidati selezionati saranno sottoposti a rigorosi controlli di riferimento e di background.