Business Support Assistant, Addis Ababa

WFP celebra e abbraccia la diversità. È impegnata nel principio di pari opportunità di lavoro per tutti i suoi dipendenti e incoraggia i candidati qualificati a candidarsi indipendentemente da razza, colore, origine nazionale, background etnico o sociale, informazioni genetiche, genere, identità di genere e/o espressione, orientamento sessuale, religione o credo, stato HIV o disabilità.

Il Programma Alimentare Mondiale è la più grande organizzazione umanitaria del mondo che salva vite in situazioni di emergenza e utilizza l'assistenza alimentare per costruire un percorso verso la pace, la stabilità e la prosperità, per le persone che si riprendono da conflitti, disastri e dall'impatto dei cambiamenti climatici. Presso il WFP, le persone sono al centro di tutto ciò che facciamo e la visione del futuro della forza lavoro del WFP è quella di team diversi, impegnati, competenti e ad alte prestazioni, selezionati in base al merito, che operano in un ambiente di lavoro sano e inclusivo, vivendo i valori del WFP (Integrità, Collaborazione, Impegno, Umanità e Inclusione) e lavorando con i partner per salvare e cambiare le vite di coloro che il WFP serve.

WFP offre un ambiente di lavoro altamente inclusivo, diversificato e multiculturale. WFP investe nello sviluppo personale e professionale dei propri dipendenti attraverso una gamma di formazione, accreditamento, coaching, mentorship e altri programmi, nonché attraverso opportunità di mobilità interna. Un percorso di carriera nel WFP offre un'opportunità entusiasmante di lavorare in vari uffici nazionali, regionali e globali in tutto il mondo, e con colleghi appassionati che lavorano instancabilmente per garantire che l'assistenza umanitaria efficace raggiunga milioni di persone in tutto il mondo.

CONTESTO ORGANIZZATIVO: Questi lavori si trovano negli Uffici Nazionali (CO), nei Bureaux Regionali (RB) e nella Sede Centrale (HQ). I titolari di lavoro che svolgono funzioni di gestione dell'ufficio frontale riportano tipicamente ai Direttori Aggiunti o ai Capi degli Uffici. A questo livello, i titolari di lavoro sono tenuti a prendersi la responsabilità per il completamento di una serie di attività di supporto aziendale che richiedono alcune interpretazioni delle linee guida/pratiche standard.

OBIETTIVO DEL LAVORO: Fornire una vasta gamma di processi e attività di supporto aziendale per un'area di lavoro professionale specifica, per facilitare un'efficace erogazione dei servizi.

RESPONSABILITÀ CHIAVE:

• Raccogliere informazioni per l'inclusione in rapporti, documenti e corrispondenza, per supportare il lavoro efficace di altri membri dello staff.
• Rispondere a domande standard e fornire indicazioni tempestive e accurate.
• Elaborare e gestire compiti amministrativi e finanziari di routine in varie aree funzionali, per contribuire alla gestione efficace e tempestiva delle risorse.
• Gestire e mantenere registri e database, per garantire che le informazioni siano organizzate e prontamente disponibili per il personale.
• Mantenere relazioni con una serie di individui attraverso la fornitura di supporto aziendale per assistere nella condivisione delle informazioni e nell'erogazione dei servizi al personale.
• Correggere rapporti, documentazione, corrispondenza, ecc., apportando modifiche in linea con le linee guida stabilite dove appropriato.
• Contribuire al miglioramento delle procedure e dei processi aziendali.
• Raccogliere e svolgere analisi di base dei dati per contribuire alla gestione della qualità delle informazioni aziendali.
• Fornire indicazioni ai colleghi junior nell'esecuzione dei loro doveri.

QUALIFICHE E ESPERIENZA MINIME STANDARD:

• Istruzione: Completamento dell'istruzione secondaria. Un certificato post-secondario nell'area funzionale correlata è auspicabile.
• Esperienza: Cinque o più anni di esperienza lavorativa progressivamente responsabile nel relativo settore aziendale con esperienza in lavoro amministrativo generale.
• Conoscenze e Competenze: Conoscenza delle pratiche e dei metodi aziendali comuni specializzati, acquisita attraverso formazione tecnica pertinente ed esperienza. Capacità di sviluppare e mantenere relazioni con una serie di individui per fornire un servizio di supporto di alta qualità. Capacità di eseguire analisi di base dei dati e risolvere in modo indipendente problemi che richiedono attenzione. Capacità di monitorare e registrare transazioni finanziarie. Buone capacità comunicative richieste per dare e ricevere informazioni e lavorare con una varietà di individui. Capacità di mantenere la riservatezza.
• Lingua: Fluente (livello C) nella lingua inglese. La fluency (livello C) o la conoscenza intermedia (livello B) di un'altra lingua ufficiale può essere richiesta a seconda della posizione o dell'area di responsabilità.

WFP è impegnato a sostenere gli individui con disabilità fornendo sistemazioni ragionevoli durante il processo di reclutamento. Se hai bisogno di un accomodamento ragionevole, ti preghiamo di contattare.