01 Assistant(e) aux Services de Gestion SC5 - Abidjan, Abidjan, Cote d'Ivoire

WFP celebra e abbraccia la diversità. È impegnato nel principio di pari opportunità di lavoro per tutti i suoi dipendenti e incoraggia i candidati qualificati a candidarsi indipendentemente da razza, colore, origine nazionale, etnia o background sociale, informazioni genetiche, genere, identità di genere e/o espressione, orientamento sessuale, religione o credo, stato HIV o disabilità.

Il Programma Alimentare Mondiale è la più grande organizzazione umanitaria del mondo che salva vite in situazioni di emergenza e utilizza l'assistenza alimentare per costruire un percorso verso la pace, la stabilità e la prosperità, per le persone che si riprendono da conflitti, disastri e dall'impatto dei cambiamenti climatici. Presso il WFP, le persone sono al centro di tutto ciò che facciamo e la visione del futuro della forza lavoro del WFP è quella di team diversi, impegnati, competenti e ad alte prestazioni, selezionati in base al merito, che operano in un ambiente di lavoro sano e inclusivo, vivendo i valori del WFP (Integrità, Collaborazione, Impegno, Umanità e Inclusione) e lavorando con i partner per salvare e cambiare le vite di coloro che il WFP serve.

Questo posto è a disposizione nel ufficio di paese del Programma Alimentare Mondiale in Côte d'Ivoire. Il titolare riporta al Capo delle Finanze e dell'Amministrazione, o al suo o sua supplente. A questo livello, il titolare deve assumere la responsabilità della buona attuazione di varie procedure e attività richiedendo di interpretare in una certa misura le linee guida e le pratiche standard a loro disposizione. Deve essere in grado di raccomandare linee d'azione ai loro colleghi a vari livelli e può assegnare compiti ad altri membri del personale di supporto.

Obiettivi associati al posto:

• Sostenere l'efficacia della prestazione quotidiana di servizi specializzati, focalizzati sulla soddisfazione degli altri collaboratori e su un buon rapporto qualità-prezzo, nel contesto del portafoglio di servizi di gestione.

Principali funzioni e responsabilità (lista indicativa e non esaustiva):

• Assicurare la gestione amministrativa e operativa degli asset, delle forniture di ufficio, dei viaggi ufficiali e delle attività protocollari per garantire una prestazione di servizi efficace e di qualità.
• Raccogliere, consolidare e analizzare i dati relativi agli asset, alle forniture, ai trasferimenti e alle spese associate per produrre rapporti e supportare il processo decisionale.
• Trattare le operazioni correnti relative all'acquisizione di forniture, alla gestione degli asset, alle prenotazioni di viaggio, ai rimborsi spese e ai servizi amministrativi correlati, in conformità con le procedure vigenti.
• Mantenere aggiornati i registri fisici ed elettronici riguardanti gli asset, le scorte, i viaggi, i visti, i permessi di soggiorno e altri documenti amministrativi, garantendo la loro accessibilità e conformità.
• Servire come primo punto di contatto per le richieste interne relative agli asset, alle forniture di ufficio, ai viaggi ufficiali e alle questioni protocollari, fornendo risposte rapide e appropriate.
• Partecipare al miglioramento continuo delle procedure di gestione degli asset, delle forniture, dei viaggi e dei servizi protocollari per aumentare l'efficienza e la qualità dei servizi forniti.
• Utilizzare strumenti digitali e sistemi di gestione dell'organizzazione per monitorare inventari, acquisti, trasferimenti e registri amministrativi.
• Fornire supporto amministrativo e logistico nell'organizzazione di missioni ufficiali, visite di delegazioni e iniziative interagenzia, in conformità con le norme e le procedure dell'organizzazione.
• Assicurare il coordinamento con i servizi interni, i fornitori, le agenzie di viaggio, le autorità amministrative e altri partner esterni per garantire una prestazione di servizi efficace.
• Fornire orientamenti e supporto tecnico al personale interessato sulle procedure relative alla gestione degli asset, delle forniture, dei viaggi e delle formalità amministrative.
• Partecipare alle attività di preparazione e risposta alle situazioni di emergenza assicurando la disponibilità delle risorse materiali, il supporto logistico e gli accordi di viaggio necessari, in conformità con le direttive del supervisore.

Altre abilità richieste per il posto:

• Gestione degli Asset e Forniture di ufficio: assicurare il monitoraggio e l'aggiornamento dell'inventario dei beni e attrezzature (controlli fisici, dismissione, archiviazione).
• Conformità e sicurezza: garantire il rispetto delle procedure interne e delle norme di sicurezza applicabili.
• Protocollo e viaggi: supportare l'organizzazione dei trasferimenti ufficiali (prenotazioni, autorizzazioni, rimborsi).
• Facilitare le pratiche amministrative relative a visti, permessi di soggiorno e altri documenti ufficiali.
• Assicurare il collegamento con le autorità locali per questioni protocollari.
• Organizzare l'accoglienza e l'installazione di nuovi arrivati (personale internazionale).
• Completare qualsiasi altro compito su richiesta del supervisore.

Competenze richieste:

• Servizi di supporto amministrativo e redazione di rapporti: dimostrare la capacità di convertire piani d'azione in misure chiare che i membri del team devono adottare per supportare l'attuazione del programma. Raccogliere dati e riferirli per dedurre elementi di comprensione basati su fatti.
• Controlli interni e gestione dei rischi: dimostrare una conoscenza elementare dei controlli interni, della gestione dei rischi e dei meccanismi di monitoraggio e della loro possibile applicazione alle attività essenziali dei beneficiari diretti dei servizi.
• Gestione delle risorse: monitorare l'evoluzione del personale e dell'utilizzo delle risorse per anticipare e segnalare potenziali problemi ai responsabili dei programmi e ai principali beneficiari dei servizi.
• Conoscenze specialistiche nei servizi amministrativi: dimostrare una conoscenza globale o specialistica delle migliori pratiche, tecniche e procedure amministrative, e una buona padronanza delle norme, procedure e infrastrutture del PAM nel campo di responsabilità considerato; e utilizzare questa conoscenza per fornire servizi amministrativi in modo efficiente ed efficace.
• Considerazione delle esigenze dei beneficiari dei servizi: controllare e supervisionare il lavoro amministrativo in relazione alle norme e convenzioni in vigore per garantire un servizio di eccellenza. Assicurarsi che i problemi dei beneficiari dei servizi siano presi in considerazione e risolti.

Esperienza desiderata:

• Minimo 5 anni di esperienza richiesta nei seguenti ambiti: esperienza pertinente in amministrazione/gestione dei servizi (asset, viaggi e/o protocollo) all'interno di un'organizzazione di dimensioni comparabili; esperienza in contesto ONU preferita.
• Esperienza nei processi di viaggio, protocollo e collegamento con le autorità (visti, permessi di soggiorno, note verbali).
• Supporto al personale fornendo consigli e orientamenti.
• Esperienza di lavoro con team in diversi ambiti funzionali.
• Buona comprensione della normativa, delle politiche, delle procedure, dei processi, delle norme e dei sistemi dei servizi di gestione del PAM o delle Nazioni Unite; in mancanza, forte capacità di apprendimento.

Livello di istruzione minimo richiesto:

• Formazione: Diploma di scuola superiore, un certificato di studi post-secondari nel campo dell'amministrazione, della gestione o delle finanze sarebbe un vantaggio.
• Conoscenze linguistiche: Padronanza del francese e un livello intermedio di inglese è un vantaggio per questo posto.

WFP è impegnato a supportare le persone con disabilità fornendo sistemazioni ragionevoli durante il processo di reclutamento. Se hai bisogno di un accomodamento ragionevole, ti preghiamo di contattarci.

Le Nazioni Unite non addebitano alcuna tassa di candidatura, elaborazione, formazione, colloqui, test o altra tassa in relazione al processo di candidatura o reclutamento. Se ricevi una sollecitazione per il pagamento di una tassa, ti preghiamo di ignorarla.

Tutte le candidature devono essere presentate esclusivamente attraverso il nostro sistema di reclutamento online. Non consideriamo CV o candidature inviate via email, LinkedIn o qualsiasi altro canale.

Si consiglia vivamente di assicurarsi che il proprio profilo Workday sia accurato e completo, e che tutte le sezioni siano compilate, comprese le esperienze lavorative, le qualifiche accademiche, le competenze linguistiche e il grado ONU (se applicabile). Una volta completato il profilo, si prega di candidarsi e inviare la propria candidatura.

Se si verificano problemi tecnici durante l'invio della candidatura, è possibile contattarci. Si prega di notare che questa email è solo per problemi tecnici con una candidatura - candidature o documenti non richiesti inviati a questa casella di posta non riceveranno risposta.

Allo stadio di candidatura, i documenti richiesti sono solo il CV e la lettera di presentazione. Documenti aggiuntivi (passaporto, certificati, lettere di raccomandazione, ecc.) possono essere richiesti successivamente nel processo.

Solo i candidati selezionati saranno contattati e invitati a procedere alla fase successiva del processo di reclutamento.

Tutte le decisioni di assunzione sono prese sulla base delle esigenze organizzative, dei requisiti di lavoro, del merito e delle qualifiche individuali. WFP è impegnato a fornire un ambiente di lavoro inclusivo privo di sfruttamento e abuso sessuale, di ogni forma di discriminazione, di qualsiasi tipo di molestia, molestia sessuale e abuso di autorità.