Project Management Office (PMO) Officer

Location: Frascati, Italy or Noordwijk, The Netherlands

Application deadline: 25 August 2026

Reference number: 0546

Are you looking for a new opportunity to take your career to a higher orbit? To join an international group with a successful track record in Space Engineering? A job adapted to your career ambitions and in which you could have an impact for the years to come?

We are looking for a Project Management Office (PMO) Officer to work at ESA's premises. You will support the governance, planning, monitoring, and reporting of ESAIT projects and initiatives, ensuring alignment with ESA strategic objectives, ESAIT governance processes, portfolio management practices, and project lifecycle methodologies.

About the client and location:

La European Space Agency (ESA) è un'organizzazione intergovernativa impegnata nello studio dello spazio e nell'aumento della consapevolezza globale sulle attuali esplorazioni spaziali e sulla ricerca scientifica correlata. ESA è responsabile della definizione e dell'implementazione del programma spaziale europeo attuale e della garanzia della sua esecuzione con successo. I programmi attuali mirano a sviluppare nuove tecnologie satellitari e a migliorare la nostra comprensione dello spazio, utilizzando queste informazioni anche per studiare la Terra e il clima attuale.

Tasks and activities:

• Portfolio Governance & Oversight: Supportare l'implementazione e il miglioramento continuo del framework PMO di ESAIT. Assicurare la conformità ai processi di gestione dei progetti di ESA, ai requisiti di governance e alle procedure di revisione. Monitorare le prestazioni del progetto rispetto a obiettivi di portata, programma, budget, rischi e qualità. Facilitare i comitati di governance e le revisioni dei progetti. Mantenere dashboard di portafoglio e reportistica di gestione.
• Planning & Reporting: Supportare i project manager nel mantenere piani di progetto, traguardi, dipendenze e previsioni delle risorse. Consolidare le informazioni di gestione dai team di progetto. Preparare report mensili, trimestrali e ad hoc per la direzione di ESAIT. Supportare la preparazione di indicatori di prestazione del portafoglio e sintesi esecutive.
• Risk, Issue & Change Management: Supportare i project e portfolio manager nella gestione dei registri di rischio e problemi a livello di progetto e portafoglio. Assicurare l'escalation tempestiva di rischi critici e impedimenti. Supportare i processi di controllo delle modifiche e le decisioni di governance. Monitorare le azioni di mitigazione e seguire la loro attuazione.
• Project Lifecycle Management: Supportare i progetti in tutte le fasi del ciclo di vita, dall'inizio alla transizione nelle operazioni e alla chiusura. Assicurare che la documentazione del progetto sia completa, coerente e segua gli standard di ESA. Coordinare le revisioni dei gate di progetto. Monitorare le consegne e le basi di progetto, garantendo una corretta gestione delle modifiche e tracciabilità.
• Tooling & Methodology Support: Supportare l'adozione e l'amministrazione dello strumento PPM e di altri strumenti di gestione dei progetti ESAIT. Promuovere le migliori pratiche, standard, modelli e metodologie. Fornire indicazioni ai project manager e ai team riguardo ai requisiti di governance e reportistica.
• Stakeholder Coordination: Coordinare le interazioni tra le divisioni ESAIT, i proprietari aziendali, i project manager, i service manager, i team di approvvigionamento e i contraenti. Facilitare la comunicazione, le revisioni di stato e i processi decisionali di gestione. Supportare l'allineamento dei progetti con la Trasformazione Digitale di ESA e gli obiettivi dipartimentali.

Skills and experience:

• Master's degree or equivalent in a relevant field.
• At least 3 years of experience in a relevant field.
• Demonstrated experience in project and portfolio management.
• Proven knowledge of PMO governance frameworks, methodologies, and best practices.
• Experience in risk and issue management.
• Ability to define and monitor KPIs and produce performance reports for management.
• Experience in resource and capacity planning.
• Knowledge of change management principles.
• Experience with PPM tools such as Planisware, Sciforma, ServiceNow or equivalent.
• Strong reporting and dashboarding skills.
• Fluent in English, both written and spoken.

The following skills and experience would be highly desirable:

• Experience with platforms like Power BI.
• PMI-PMP and/or PMI-PMOCP Certifications.

Why should you apply?

Avrai l'opportunità di lavorare all'interno delle principali organizzazioni spaziali in Europa. Incoraggiamo tutti a pensare fuori dagli schemi e a superare i confini della conoscenza tradizionale. Questo ruolo è un'opportunità per unirsi a un'azienda lungimirante e consente una comprensione più profonda del settore. Far parte di un'azienda che valorizza integrità, ispirazione, cura e collaborazione. I benefici includono pacchetti retributivi competitivi; opportunità di carriera uniche, inclusa la possibilità di lavorare in altri paesi; accesso a programmi di formazione e sviluppo; supporto flessibile per la relocation.

Siamo orgogliosi di essere un datore di lavoro che offre pari opportunità, impegnato a raggiungere la diversità all'interno della forza lavoro e a creare un ambiente di lavoro inclusivo. Pertanto, accogliamo le candidature di tutti i candidati, indipendentemente da genere, orientamento sessuale, etnia, credenze religiose, età, disabilità o altre caratteristiche.

Come parte del nostro impegno a fornire un processo di reclutamento inclusivo e senza barriere, forniremo adeguamenti ragionevoli e supporto per garantire che i candidati neuro-diversi o quelli con disabilità o condizioni a lungo termine possano dare il meglio durante il processo di reclutamento.