In sintesi
- Mansioni: Assisti il Chief Administrative Assistant in tutte le attività amministrative e supporta i processi interni.
- Azienda: Spektrum, un'agenzia innovativa che supporta NATO e altre organizzazioni globali.
- Benefit: Opportunità di crescita professionale e un ambiente di lavoro dinamico.
- Altre informazioni: Ambiente di lavoro stimolante con possibilità di viaggi e sviluppo professionale.
- Perché questo lavoro: Unisciti a un team che fa la differenza nella sicurezza globale e nelle comunicazioni.
- Qualifiche: Esperienza di almeno 2 anni in ruoli amministrativi e competenze avanzate in MS Office.
Spektrum ha una vasta gamma di opportunità entusiasmanti in diverse località globali. Siamo sempre alla ricerca di nuovi talenti da aggiungere al nostro team e non vediamo l'ora di sentirti. Spektrum supporta gli acquirenti di punta (NATO, ONU, UE e governi nazionali e difesa) e il loro ecosistema di fornitori di primo livello con una vasta gamma di servizi specialistici. Forniamo ai nostri clienti servizi professionali, vendite specializzate nel settore aerospaziale e della difesa, consegna e competenze operative specifiche.
Chi stiamo supportando: L'Agenzia NATO per le comunicazioni e l'informazione (NCIA) è responsabile della fornitura di servizi di comunicazione e tecnologia dell'informazione (IT) sicuri ed efficaci ai paesi membri della NATO e ai suoi partner. L'agenzia è stata istituita nel 2012 e ha sede a Bruxelles, Belgio. L'NCIA fornisce una vasta gamma di servizi, tra cui:
- Sicurezza informatica: L'NCIA fornisce soluzioni avanzate di cybersecurity per proteggere le reti di comunicazione e i sistemi informativi della NATO dalle minacce informatiche.
- Sistemi di comando e controllo: L'NCIA sviluppa e mantiene i sistemi utilizzati dai comandanti militari della NATO per pianificare ed eseguire operazioni.
- Comunicazioni satellitari: L'NCIA fornisce servizi di comunicazione satellitare per consentire comunicazioni sicure e affidabili tra le forze della NATO.
- Guerra elettronica: L'NCIA fornisce servizi di guerra elettronica per supportare la missione della NATO di rilevare, negare e sconfiggere le minacce alle sue reti di comunicazione.
- Gestione delle informazioni: L'NCIA gestisce l'infrastruttura tecnologica dell'informazione della NATO, comprese le sue banche dati, applicazioni e server.
Il programma Assistenza e Servizio di Consulenza (AAS): L'Agenzia NATO per le comunicazioni e l'informazione (NCI Agency) è il principale fornitore di capacità C3 della NATO e fornitore di servizi CIS. Fornisce, mantiene e difende l'infrastruttura IT dell'intera impresa NATO per consentire agli Alleati di consultarsi insieme ai sensi dell'Articolo IV e, quando necessario, di unirsi di fronte a un attacco ai sensi dell'Articolo V. Per fornire questi servizi critici, nell'attuale ambiente dinamico in evoluzione, l'Agenzia NCI deve costruire e mantenere una forza lavoro altamente impegnata e performante. La forza lavoro dell'Agenzia NCI è strategicamente composta da tre categorie principali: Civili Internazionali NATO (NIC), Militari (Mil) e Consulenti della Forza Lavoro Interinale (IWC). Gli IWC sono una parte fondamentale dell'intera forza lavoro dell'Agenzia NCI e costituiscono circa il 15% della forza lavoro totale.
ID Ruolo – C005070
Compiti e Responsabilità del Ruolo: Le mansioni del titolare sono:
- Assistere il Capo Assistente Amministrativo in tutte le attività amministrative presso il sito.
- Supportare lo sviluppo di nuovi o migliorati processi amministrativi interni della stazione.
- Interfacciarsi, come indicato, con altri dipartimenti amministrativi centrali dell'Agenzia, inclusi NIMSC HRPMO, Assistente Principale dell'Unità Business SATCOM, CPO, Finanza, Viaggi, formazione, ecc.
- Prendere tutte le misure necessarie per garantire che siano disponibili adeguati materiali amministrativi e altre forniture domestiche.
- Supportare tutto il personale in tutte le attività amministrative, ovvero HR, Finanza, viaggi, formazione, ecc.
- Eseguire compiti amministrativi e di segreteria come richiesto, inclusi:
- Mantenere un registro di tutta la corrispondenza in entrata e in uscita.
- Mantenere un registro di tutti i periodi di assenza, malattia.
- Preparare tutti i documenti richiesti (TDY, richieste di trasporto).
- Compiere altre mansioni come indicato.
Competenze, Esperienze e Certificazioni Essenziali: Almeno 2 anni di esperienza in mansioni amministrative. Esperienza significativa dell'intero pacchetto MS Office. Possesso di una patente di guida.
Istruzione/Formazione: Istruzione secondaria superiore e completamento di una formazione professionale superiore che porta a una certificazione tecnica o professionale formale con 1 anno di esperienza post correlata, oppure un'istruzione secondaria e completamento di una formazione professionale avanzata che porta a una qualifica professionale o accreditamento professionale con 3 anni di esperienza post correlata.
Requisiti Linguistici: Inglese SLP 2222 (Ascolto, Parlato, Lettura e Scrittura). La lingua del paese ospitante della sede è richiesta. NOTA: Il lavoro sia orale che scritto in questo incarico e in questo Quartier Generale nel suo complesso è condotto principalmente in inglese.
Luogo di Lavoro: Lughezzano, IT
Politica di Lavoro: In sede
Viaggi: Potrebbe essere richiesto qualche viaggio verso altri siti NATO.
Autorizzazione di Sicurezza: Autorizzazione di sicurezza personale valida nazionale o NATO Secret.
Non sappiamo mai quali nuove opportunità potrebbero essere proprio dietro l'angolo. Se questa opportunità non fa per te, ti preghiamo di inviarci comunque il tuo curriculum e di essere il primo a sapere se si presenta qualcosa di adatto alle tue competenze ed esperienze.
Senior Administrative Assistant datore di lavoro: Spektrum Group
Spektrum è un datore di lavoro eccezionale, offrendo un ambiente di lavoro stimolante e collaborativo a Lughezzano, dove i dipendenti possono contribuire a progetti significativi per la NATO e altre organizzazioni internazionali. Con opportunità di crescita professionale e un forte impegno per il benessere dei dipendenti, Spektrum promuove una cultura inclusiva e supporta lo sviluppo delle competenze attraverso formazione continua e networking. Inoltre, lavorare in questa posizione consente di essere parte di un team dedicato alla sicurezza e all'innovazione nel settore della difesa e delle comunicazioni.
Consigli degli esperti StudySmarter🤫
Ecco come pensiamo che potresti ottenere Senior Administrative Assistant
✨Sfrutta le fiere del lavoro!
Le fiere del lavoro sono una grande occasione per incontrare faccia a faccia i rappresentanti del settore delle risorse umane. Porta con te una copia del tuo CV e preparati a parlare delle tue esperienze. È il modo perfetto per farti notare da aziende come Spektrum Group!
✨Unisciti a gruppi di professionisti
Cerca comunità online e gruppi su LinkedIn dedicati alle risorse umane. Interagire in discussioni o forum specifici ti aiuterà a creare relazioni e a farti conoscere nel settore. Potresti anche scoprire opportunità nascoste che non vengono pubblicizzate!
✨Lavora sul tuo personal brand
In questo settore, la presenza online è fondamentale. Crea un profilo LinkedIn curato, condividi articoli sulle risorse umane e partecipa a webinar. Un buon personal brand può fare una grande differenza nella tua ricerca di lavoro!
✨Non dimenticare di candidarti tramite il nostro sito!
Quando trovi una posizione aperta in un'azienda che ti interessa, come Spektrum Group, ricorda di presentare la tua candidatura attraverso il nostro sito. Ogni candidatura è importante e noi di StudySmarter siamo qui per supportarti in ogni passo del processo.
Pensiamo che ti servano queste competenze per eccellere come Senior Administrative Assistant
Alcuni consigli per la tua candidatura 🫡
Enfatizza le tue competenze relazionali:Nel settore delle risorse umane, le soft skills sono fondamentali. Assicurati di evidenziare le tue capacità comunicative, di negoziazione e di gestione dei conflitti nel tuo CV. Usa esempi concreti per dimostrare come hai applicato queste competenze in situazioni di lavoro precedenti.
Dimostra la tua familiarità con le normative:Essendo un ruolo in risorse umane, è importante avere una conoscenza delle normative sul lavoro e delle pratiche di gestione del personale. Aggiungi nel tuo CV eventuali corsi o certificazioni che hai ottenuto in materia. Questo può fare la differenza per Spektrum Group!
Scrivi una lettera di presentazione appassionata:Raccontaci perché sei interessato a lavorare in questo campo e come pensi di contribuire a Spektrum Group. Siamo a caccia di persone motivate, quindi mostra la tua passione per le risorse umane e il tuo desiderio di fare la differenza.
Fai brillare il tuo CV con risultati concreti:Quando parli delle tue esperienze lavorative, cerca di includere risultati misurabili e concreti. Ad esempio, se hai gestito un progetto di assunzione, menziona quanti candidati hai selezionato e come questo ha migliorato l'efficienza del team. Questo tipo di informazioni fa risaltare il tuo profilo!
Come prepararti a un colloquio di lavoro presso Spektrum Group
✨Evidenzia le tue soft skills
Nel campo delle risorse umane, è fondamentale dimostrare le proprie soft skills, come la comunicazione, l'intelligenza emotiva e la gestione dei conflitti. Prepara alcuni esempi concreti da condividere durante il colloquio che mostrano come hai gestito situazioni difficili o come hai migliorato la comunicazione in team.
✨Conosci le tecniche di reclutamento
È importante avere familiarità con le diverse tecniche di reclutamento e selezione che potresti utilizzare nel tuo futuro lavoro. Rivedi le domande comportamentali o situazionali che potrebbero esserti poste e preparati a discutere strumenti HR come ATS (Applicant Tracking Systems) o tecniche d’intervista come il 'Structured Interviewing'.
✨Mostra la tua motivazione
Essendo un lavoro a tempo pieno, il tuo impegno e la tua motivazione contano tantissimo. Sii pronto a spiegare perché hai scelto le risorse umane come carriera e quali aspetti ti entusiasmano di più. Fai trasparire il tuo desiderio di contribuire alla crescita e allo sviluppo delle persone all'interno dell'azienda.
✨Prepara un piano di onboarding
Un buon modo per differenziarti è avere una visione su come potresti strutturare un piano di onboarding per i nuovi dipendenti. Questo mostra non solo la tua preparazione, ma anche la tua capacità di pensare proattivamente. Fai ricerche sulle pratiche di onboarding efficaci e sii pronto a condividere idee su come migliorare l'integrazione dei nuovi membri nel team di Spektrum Group.
