In sintesi
- Mansioni: Gestisci l'ufficio e supporta il team in attività amministrative e organizzative.
- Azienda: Sia, un ambiente di lavoro internazionale e dinamico.
- Benefit: Carriera meritocratica, lavoro flessibile e un ambiente inclusivo.
- Altre informazioni: Crescita professionale in un contesto stimolante e multiculturale.
- Perché questo lavoro: Diventa un punto di riferimento per l'azienda e collabora con il top management.
- Qualifiche: Esperienza in ruoli simili e ottime capacità organizzative.
La retribuzione prevista è compresa tra 40000 - 60000 € per anno.
Per la nostra sede di Milano siamo alla ricerca di una figura di Office Manager & Team Assistant / Sales
Assistant: un ruolo centrale e trasversale, a diretto contatto con il management, pensato per chi vuole essere un punto di riferimento organizzativo e operativo per tutta l'azienda.
Di cosa ti occuperai
- 1) Gestione ufficio e facility
- Gestione operativa dell'ufficio di Milano (rapporti con la proprietà, acquisti, fornitori)
- Coordinamento con la sede di coworking di Roma (gestione contratto e accessi team)
- Supporto nella ricerca di nuovi spazi ufficio
- 2) Amministrazione e finance
- Gestione pagamenti aziendali (stipendi, fornitori, adempimenti) tramite bonifici, carte di credito e home banking, con relativo rapporto con la banca
- Elaborazione mensile delle note spese aziendali
- Supporto amministrativo per il rinnovo di documentazione societaria (es. CCIAA, DURC, visura camerale, assicurazioni) e adempimenti vari, in coordinamento con lo studio fiscale
- 3) Eventi e comunicazione interna
- Organizzazione di piccoli eventi aziendali e team building (acquisti, logistica, catering, prenotazione spazi)
- Gestione delle comunicazioni interne al team (canali aziendali, avvisi, informazioni)
- 4) Qualità, sicurezza e compliance
- Supporto al Responsabile Qualità per la preparazione di documenti e processi in vista degli audit ISO 9001
- Ruolo di Rappresentante dei Lavoratori per la Sicurezza (RLS): organizzazione corsi di formazione, supporto rinnovo DVR, coordinamento visite mediche del team
- Supporto a procedure e reportistica di Gruppo (es. raccolta dati CSR/ESG)
• Punto di contatto per il team italiano su
- Onboarding e offboarding dei dipendenti (dotazioni, policy aziendali e di sicurezza)
- Coordinamento con l'IT internazionale per la gestione delle dotazioni tecnologiche
- Rapporti con fornitori di hardware e telefonia
- Gestione del welfare aziendale e delle piattaforme dedicate (buoni pasto, fondi sanitari e assistenziali)
- Fleet management: gestione del parco auto aziendale (assegnazione, manutenzione, contratti, sinistri)
- Prenotazione di trasferte e gestione delle relative note spese dove richiesto
- Organizzazione dell'agenda del management
- Supporto all'aggiornamento dei contatti clienti/prospect e alle attività di recall su campagne marketing (tramite CRM)
- Elaborazione e gestione della documentazione per qualifiche fornitori e contratti clienti
- Elaborazione, revisione e pubblicazione della documentazione necessaria alla partecipazione a gare con clienti pubblici e privati, nel rispetto delle scadenze
Formazione ed esperienza
- Laurea o diploma (in ambito economico, giuridico o linguistico è un plus, ma non essenziale dato il profilo trasversale del ruolo)
- Esperienza di almeno
3 anni in ruoli analoghi (Office Manager, Executive/Team Assistant, Administrative Assistant)
- Pregressa esperienza in contesti aziendali dinamici o di consulenza è un plus
- Buona conoscenza della lingua inglese (scritto e parlato)
- Conoscenza del francese come plus
- Ottima conoscenza del pacchetto Microsoft Office (Excel, Power Point, Outlook, Teams)
- Familiarità con piattaforme di home banking
- Gradita esperienza con CRM
- Gradita conoscenza base di contabilità/note spese
Ulteriori caratteristiche
- Disponibilità a lavorare in sede a Milano almeno 3/4 giorni a settimana
- Ottime capacità organizzative, precisione e autonomia nella gestione di attività diverse e in parallelo
- Spirito di collaborazione e attitudine multidisciplinare, capacità di lavorare con interlocutori diversi (management, team, fornitori, clienti)
- Naturale predisposizione all'accoglienza e attenzione al dettaglio nella gestione dell'ufficio
- Ulteriori informazioni
Lavorando in Sia troverai
- Un percorso di carriera dinamico e meritocratico, basato sulle performance
- Un ambiente di lavoro realmente internazionale, dove collaborerai con i data hub degli altri uffici dislocati su scala globale all’interno di Team multidisciplinari
- Una continuacrescita eun forte spirito imprenditoriale
- Un rapporto diretto con il top management interno e dei nostri clienti
- Un luogo che abbraccia la concezione dilavoro flessibile e fa propri valori come la fiducia, l’autonomia e il rispetto tra le persone
- Un ambientedove la diversità e l'inclusività sono il fulcro di ciò che siamo e di come lavoriamo
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Office Manager & Sales Assistant datore di lavoro: Sia Partners
Lavorando in Sia, avrai l'opportunità di crescere in un ambiente internazionale e dinamico, dove il tuo ruolo di Office Manager & Sales Assistant sarà centrale per il successo dell'azienda. Offriamo un percorso di carriera meritocratico, un forte spirito imprenditoriale e un ambiente che promuove la flessibilità, la fiducia e il rispetto reciproco, rendendo ogni giorno significativo e gratificante.
Consigli degli esperti StudySmarter🤫
Ecco come pensiamo che potresti ottenere Office Manager & Sales Assistant
✨Sfrutta le fiere del lavoro!
Le fiere del lavoro sono una grande occasione per incontrare faccia a faccia i rappresentanti del settore delle risorse umane. Porta con te una copia del tuo CV e preparati a parlare delle tue esperienze. È il modo perfetto per farti notare da aziende come Sia Partners!
✨Unisciti a gruppi di professionisti
Cerca comunità online e gruppi su LinkedIn dedicati alle risorse umane. Interagire in discussioni o forum specifici ti aiuterà a creare relazioni e a farti conoscere nel settore. Potresti anche scoprire opportunità nascoste che non vengono pubblicizzate!
✨Lavora sul tuo personal brand
In questo settore, la presenza online è fondamentale. Crea un profilo LinkedIn curato, condividi articoli sulle risorse umane e partecipa a webinar. Un buon personal brand può fare una grande differenza nella tua ricerca di lavoro!
✨Non dimenticare di candidarti tramite il nostro sito!
Quando trovi una posizione aperta in un'azienda che ti interessa, come Sia Partners, ricorda di presentare la tua candidatura attraverso il nostro sito. Ogni candidatura è importante e noi di StudySmarter siamo qui per supportarti in ogni passo del processo.
Pensiamo che ti servano queste competenze per eccellere come Office Manager & Sales Assistant
Alcuni consigli per la tua candidatura 🫡
Enfatizza le tue competenze relazionali:Nel settore delle risorse umane, le soft skills sono fondamentali. Assicurati di evidenziare le tue capacità comunicative, di negoziazione e di gestione dei conflitti nel tuo CV. Usa esempi concreti per dimostrare come hai applicato queste competenze in situazioni di lavoro precedenti.
Dimostra la tua familiarità con le normative:Essendo un ruolo in risorse umane, è importante avere una conoscenza delle normative sul lavoro e delle pratiche di gestione del personale. Aggiungi nel tuo CV eventuali corsi o certificazioni che hai ottenuto in materia. Questo può fare la differenza per Sia Partners!
Scrivi una lettera di presentazione appassionata:Raccontaci perché sei interessato a lavorare in questo campo e come pensi di contribuire a Sia Partners. Siamo a caccia di persone motivate, quindi mostra la tua passione per le risorse umane e il tuo desiderio di fare la differenza.
Fai brillare il tuo CV con risultati concreti:Quando parli delle tue esperienze lavorative, cerca di includere risultati misurabili e concreti. Ad esempio, se hai gestito un progetto di assunzione, menziona quanti candidati hai selezionato e come questo ha migliorato l'efficienza del team. Questo tipo di informazioni fa risaltare il tuo profilo!
Come prepararti a un colloquio di lavoro presso Sia Partners
✨Evidenzia le tue soft skills
Nel campo delle risorse umane, è fondamentale dimostrare le proprie soft skills, come la comunicazione, l'intelligenza emotiva e la gestione dei conflitti. Prepara alcuni esempi concreti da condividere durante il colloquio che mostrano come hai gestito situazioni difficili o come hai migliorato la comunicazione in team.
✨Conosci le tecniche di reclutamento
È importante avere familiarità con le diverse tecniche di reclutamento e selezione che potresti utilizzare nel tuo futuro lavoro. Rivedi le domande comportamentali o situazionali che potrebbero esserti poste e preparati a discutere strumenti HR come ATS (Applicant Tracking Systems) o tecniche d’intervista come il 'Structured Interviewing'.
✨Mostra la tua motivazione
Essendo un lavoro a tempo pieno, il tuo impegno e la tua motivazione contano tantissimo. Sii pronto a spiegare perché hai scelto le risorse umane come carriera e quali aspetti ti entusiasmano di più. Fai trasparire il tuo desiderio di contribuire alla crescita e allo sviluppo delle persone all'interno dell'azienda.
✨Prepara un piano di onboarding
Un buon modo per differenziarti è avere una visione su come potresti strutturare un piano di onboarding per i nuovi dipendenti. Questo mostra non solo la tua preparazione, ma anche la tua capacità di pensare proattivamente. Fai ricerche sulle pratiche di onboarding efficaci e sii pronto a condividere idee su come migliorare l'integrazione dei nuovi membri nel team di Sia Partners.
