Executive assistant

Per prestigiosa scaleup europea, leader nel settore della Cybersecurity e della Threat Intelligence, ricerchiamo un/una Executive Assistant & Operations Coordinator. La risorsa agirà come partner operativo di fiducia a supporto diretto del CEO. Il ruolo va oltre la tradizionale assistenza di segreteria: l'obiettivo è diventare una vera e propria leva organizzativa, creando valore attraverso una migliore definizione delle priorità, l'ottimizzazione del tempo e la riduzione del carico amministrativo.

Cosa offriamo

• Contratto: Inserimento in somministrazione a tempo determinato, con la reale prospettiva di passaggio a full-time e consolidamento in base ai risultati (valutati sul miglioramento dell'efficienza e sulla riduzione del carico operativo già nei primi 90 giorni).
• Orario di Lavoro: Part-time di 25-30 ore settimanali, con orario estremamente flessibile e orientato ai risultati più che alle ore lavorate.
• Modalità di Lavoro: Approccio "Remote-first". È richiesta la presenza a Roma 1 giorno a settimana per attività di coordinamento e gestione corrispondenza fisica (è quindi richiesta la residenza a Roma o la totale disponibilità a presenziare settimanalmente).
• Inquadramento: CCNL Commercio, Livello 3 (H011).
• Retribuzione: RAL di riferimento a partire da 30.000 / 35.000.

Responsabilità

La figura opererà in un contesto dinamico e internazionale, gestendo in totale autonomia le seguenti attività:

• Supporto Esecutivo Strategico: Gestione complessa dell'agenda del CEO, organizzazione di meeting, preparazione di note di briefing e follow-up. Supporto proattivo nella definizione delle priorità, con la forte capacità di filtrare e mettere in discussione le attività meno rilevanti.
• Gestione Trasferte: Organizzazione completa di viaggi nazionali e internazionali (prenotazione voli, treni, alloggi) e gestione tempestiva e proattiva di eventuali imprevisti logistici.
• Coordinamento Interno: Monitoraggio dell'esecuzione delle azioni concordate tra i vari team aziendali, invio di promemoria agli stakeholder e supporto nella preparazione di riunioni di management e board.
• Amministrazione e Operatività: Gestione della corrispondenza in entrata e uscita per la sede di Roma, coordinamento spedizioni, filtro delle chiamate, trasmissione documenti al dipartimento Finance e interfaccia con consulenti esterni (commercialisti, avvocati, notai).
• Assistenza Personale: Supporto al CEO nella pianificazione di appuntamenti medici, commissioni personali e coordinamento della logistica familiare.

Competenze

Il/la candidato/a ideale possiede:

• Competenze Linguistiche: Italiano madrelingua (o fluente) e Inglese a livello professionale (requisito obbligatorio). La conoscenza del Tedesco o dello Spagnolo costituisce un importante titolo preferenziale.
• Strumenti e Innovazione: Utilizzo avanzato e quotidiano di strumenti di Intelligenza Artificiale (es. ChatGPT, Claude, Gemini) per l'ottimizzazione del lavoro, la creazione di sintesi, l'organizzazione delle informazioni e la strutturazione dei flussi operativi.
• Hard Skills: Solide competenze organizzative, di project management e di comunicazione (sia scritta che orale).
• Soft Skills: Forte senso di responsabilità (ownership), altissima attenzione ai dettagli, totale discrezione/riservatezza e capacità di lavorare in totale autonomia con una supervisione minima.
• Esperienza: Gradita esperienza pregressa a supporto di Founder, Dirigenti o Imprenditori, preferibilmente all'interno di startup o aziende in forte e rapida crescita.

Il presente annuncio è rivolto a persone di genere femminile (F), maschile (M) e non binario (NB) ai sensi della Legge n. 300/1970, del Decreto Legislativo n. 198/2006 e del Decreto Legislativo n. 96/2026 ed è aperta a qualsiasi persona nel rispetto della diversity e dell'inclusività.