In sintesi
- Mansioni: Gestisci l'ufficio e supporta il team nella gestione delle operazioni quotidiane.
- Azienda: Mercury, leader europeo nelle soluzioni per l'edilizia con un ambiente innovativo.
- Benefit: Opportunità di crescita professionale in un team affiatato e supportivo.
- Altre informazioni: Ambiente dinamico con opportunità di apprendimento continuo.
- Perché questo lavoro: Fai parte di progetti che cambiano il mondo e sviluppa le tue competenze.
- Qualifiche: Esperienza amministrativa e ottima conoscenza di Microsoft Office e SAP.
La retribuzione prevista è compresa tra 76500 - 93500 € per anno.
Office Manager, Milan, Italy Apply Now Mercury is the European leader in construction solutions.
We build and manage complex engineering & construction projects for the world’s leading corporations.
Our solutions help deliver technologies and life changing advancements that connect people, communities and businesses, giving them the power to achieve incredible things.
Our people have the courage to be innovative.
Their determination and sharp focus enable us to deliver with certainty, time and time again.
We deliver our clients’ visions through leading edge construction solutions across multiple sectors, including: Enterprise Data Centres, Advanced Technology & Life Sciences, Hyperscale Data Centres, Fire Protection.
At Mercury, it is our duty to encourage and back our people to realise their vision of themselves.
We place them at the heart of what we do, providing challenging opportunities to develop within a great team in a supportive environment that allows them to reach their full potential.
Key Responsibilities Of The Role
- Responsible for managing staff needs in terms of travel and accommodation.
- Attends meetings at the request of the senior management team, document minutes of the meetings and distribute minutes to all relevant parties.
- Ensures that all employees have an appropriate environment to undertake their duties.
- Co-ordinate, manage and order all office supplies including canteen food requirements.
- Manages holiday rotas for all senior staff on site.
- Manage the smooth running of the Administration, Payroll and Time Management team that will report directly.
- Assists the business unit management on sensitive/commercial tasks within the business.
- Organizes and maintains data in spreadsheets; generate reports; organizes paperwork and other related administrative duties as required.
- To manage all office systems, procedures and facilities to ensure the efficient and smooth running of the office
- To continually seek out best practice and more efficient ways of working to enhance office and general business efficiency.
- Work with IT to ensure all IT supplies and hardware for the project are ordered on time.
- Communicate to IT if replacements required & manage the tracking of IT equipment through the Asset Panda portal.
- Manage all office related service agreements.
- To provide professional secretarial service to senior leadership team particularly in client correspondence and proposals, presentation preparation.
- Work in conjunction with HR to maintain office policies as necessary.
- All other duties associated with this role.
Essential Criteria For The Role
- Proven experience as an administrative assistant supporting senior management in a busy office environment for 5+ years.
- Qualification in Business, Level 5 or higher
- Experience working in a busy construction environment.
- Excellent working knowledge of the Microsoft Office suite – Outlook, Excel, Word, Power Point, One Note, Share Point
- Excellent working knowledge of SAP
- Experience in processing high volume employee time management system
- The ability to work with confidential information in a professional & trustworthy manner.
- Excellent organizational, multi-tasking skills and dedicated to completing projects in a timely manner.
- The confidence to respond to all enquiries effectively and professionally to the Senior Leadership team.
- The ability to work on your own initiative and be an integral part of a busy team.
- Ability to effectively manage time, prioritize tasks and work within deadlines with little supervision.
- Ability to take initiative and exercise good judgment and be part of change management.
- Ability to work in a fast-paced environment.
- Mercury is an equal opportunities employer
- Responsabile dell’ufficio, Milano
Mercury è leader europeo nelle soluzioni per l’edilizia.
Progettiamo e gestiamo complessi progetti di ingegneria e costruzione per le aziende leader a livello mondiale.
Le nostre soluzioni contribuiscono a fornire tecnologie e innovazioni rivoluzionarie che connettono persone, comunità e imprese, dando loro il potere di realizzare cose straordinarie.
La nostra gente ha il coraggio di essere innovativa.
La loro determinazione e la loro grande concentrazione ci permettono di ottenere risultati con certezza, ogni volta.
Realizziamo le visioni dei nostri clienti attraverso soluzioni di costruzione all’avanguardia in molteplici settori, tra cui: data center aziendali, tecnologie avanzate e scienze della vita, data center hyperscale e protezione antincendio.
In Mercury, è nostro dovere incoraggiare e supportare i nostri collaboratori affinché realizzino la loro visione di sé stessi.
Li mettiamo al centro di tutto ciò che facciamo, offrendo loro opportunità stimolanti per crescere all’interno di un team affiatato e in un ambiente di supporto che permetta loro di esprimere appieno il proprio potenziale.
- Principali Responsabilità Del Ruolo
- Responsabile della gestione delle esigenze del personale in termini di viaggi e alloggio.
- Partecipa alle riunioni su richiesta del team di alta direzione, documenta i verbali di organizzare le riunioni e distribuire i verbali a tutte le parti interessate.
- Garantisce che tutti i dipendenti dispongano di un ambiente adeguato per svolgere le proprie mansioni.
- Coordinare, gestire e ordinare tutte le forniture per l’ufficio, compresi i prodotti alimentari per la mensa.
- Gestisce i turni di ferie per tutto il personale senior presente in sede.
- Gestire il buon funzionamento del team di amministrazione, buste paga e gestione del tempo, che riporterà direttamente a te.
- Assiste la direzione dell’unità aziendale in attività commerciali/sensibili all’interno dell’azienda.
- Organizza e gestisce i dati in fogli di calcolo; genera report; organizza la documentazione e svolge altre mansioni amministrative correlate, se necessario.
- Per gestire tutti i sistemi, le procedure e le strutture dell’ufficio per garantire l’efficienza e buon funzionamento dell’ufficio
- Per ricercare continuamente le migliori pratiche e i modi di lavorare più efficienti per migliorare Efficienza in ufficio e nell’attività aziendale in generale.
- Collaborare con il reparto IT per garantire che tutte le forniture e l’hardware IT necessari al progetto vengano ordinati in tempo.
- Comunicare al reparto IT la necessità di sostituzioni e gestire il monitoraggio delle apparecchiature IT tramite il portale Asset Panda.
- Gestire tutti i contratti di servizio relativi all’ufficio.
- Fornire servizi di segreteria professionali al team dirigenziale senior, in particolare presso i clienti. Corrispondenza e proposte, preparazione di presentazioni.
- Collaborare con le Risorse Umane per mantenere le politiche aziendali in vigore, ove necessario..
- Tutti gli altri compiti associati a questo ruolo.
- Requisiti Essenziali Per Il Ruolo
- Comprovata esperienza di oltre 5 anni come assistente amministrativa a supporto del management senior in un ambiente d’ufficio dinamico.
- Qualifica in ambito commerciale, livello 5 o superiore
- Esperienza lavorativa in un ambiente di costruzione dinamico.
- Ottima conoscenza pratica della suite Microsoft Office: Outlook, Excel, Word, Power Point, One Note, Share Point
- Ottima conoscenza pratica di SAP
- Esperienza nella gestione di grandi volumi di dati relativi ai sistemi di rilevazione delle presenze dei dipendenti.
- La capacità di gestire informazioni riservate in modo professionale e affidabile.
- Ottime capacità organizzative, abilità nel gestire più attività contemporaneamente e dedizione al completamento dei progetti nei tempi previsti.
- La sicurezza necessaria per rispondere in modo efficace e professionale a tutte le richieste del team dirigenziale.
- Capacità di lavorare in autonomia e di essere parte integrante di un team dinamico.
- Capacità di gestire efficacemente il tempo, stabilire le priorità e rispettare le scadenze con poca supervisione.
- Capacità di prendere l’iniziativa, esercitare un buon giudizio e partecipare alla gestione del cambiamento.
- Capacità di lavorare in un ambiente dinamico e dai ritmi serrati.
Mercury è un datore di lavoro che offre pari opportunità .
Apply Now
Office Manager datore di lavoro: Mercury
Mercury è un datore di lavoro eccezionale, situato a Milano, dove offre un ambiente di lavoro stimolante e collaborativo. I dipendenti possono beneficiare di opportunità di crescita professionale in un settore innovativo come quello delle costruzioni, con un forte focus sul supporto e lo sviluppo personale. La cultura aziendale promuove la creatività e l'iniziativa, permettendo a ciascun membro del team di contribuire attivamente al successo collettivo.
Consigli degli esperti StudySmarter🤫
Ecco come pensiamo che potresti ottenere Office Manager
✨Sfrutta i network del settore
In edilizia e costruzioni, è fondamentale partecipare a fiere di settore o eventi locali. Queste occasioni sono ottime per conoscere persone che lavorano per aziende come Mercury. Non dimenticare di portare con te i tuoi biglietti da visita!
✨Tieni d'occhio le opportunità di candidature
Spesso, le aziende dell'edilizia hanno finestre di assunzione stagionali. Segui siti e portali di lavoro specifici per il settore, così da essere sempre aggiornato sulle nuove posizioni aperte, come quella di Office Manager presso Mercury.
✨Unisciti a comunità di professionisti
Fai parte di gruppi professionali o associazioni legate all'edilizia. Non solo ti daranno accesso a risorse utili, ma potresti anche trovare opportunità di lavoro, grazie anche al passaparola delle persone che ci lavorano già .
✨Dai visibilità al tuo profilo
Rendi il tuo profilo LinkedIn irresistibile! Aggiungi progetti passati, certificazioni e dettagli pratici sulla tua esperienza in edilizia. Le aziende come Mercury cercano candidati che dimostrano il loro valore in modo concreto.
Pensiamo che ti servano queste competenze per eccellere come Office Manager
Alcuni consigli per la tua candidatura 🫡
Mostra le tue competenze tecniche:Nel settore dell'edilizia e costruzioni, è fondamentale evidenziare le competenze tecniche specifiche nel tuo CV. Includi certificazioni, corsi di formazione, e qualsiasi esperienza con software di progettazione (come AutoCAD o Revit) che possiedi. Ricorda, i dettagli fanno la differenza!
Progetti passati come punti di forza:Non dimenticare di citare progetti significativi a cui hai lavorato in passato nel tuo CV. Includere queste esperienze pratiche mostra non solo le tue capacità , ma anche il tuo impatto concreto nel settore. Se puoi, supporta queste informazioni con immagini o collegamenti a portfolio online.
Scrivi una lettera di accompagnamento coinvolgente:Quando prepari la tua lettera di accompagnamento per la posizione full-time, fai in modo di esprimere chiaramente il tuo interesse per Mercury e per il ruolo di Office Manager. Condividi la tua motivazione per il settore dell'edilizia e costruzioni e perché credi di essere il candidato ideale.
Sii specifico sulle tue esperienze:Nel tuo CV e nella lettera di accompagnamento, cerca di includere numeri e risultati tangibili legati alle tue esperienze. Ad esempio, puoi menzionare progetti completati entro scadenze o lavori che hanno portato a un risparmio di costi. Questo aiuta a dimostrare il tuo valore potenziale per Mercury.
Come prepararti a un colloquio di lavoro presso Mercury
✨Preparati a dimostrare le tue competenze tecniche
Nel settore dell'edilizia e costruzioni, è fondamentale mostrare le tue abilità pratiche. Potresti essere chiamato a discutere progetti precedenti, strumenti che hai utilizzato o persino a risolvere problemi tecnici legati ai cantieri. Fai un elenco dei tuoi successi e preparati a condividerli!
✨Conoscere le normative del settore
Essere aggiornati sulle normative edilizie e sui requisiti di sicurezza è cruciale. Fai un po’ di ricerca su leggi locali e standard di costruzione prima dell'intervista. Questo non solo ti farà apparire preparato, ma dimostrerà anche il tuo impegno e interesse per il settore.
✨Mostra la tua propensione al lavoro di squadra
In un lavoro full-time nel settore dell'edilizia, collaborare con ingegneri, architetti e operai è la norma. Preparati a discutere esperienze passate in cui hai lavorato in team, e come hai contribuito a raggiungere gli obiettivi comuni. Mostrare le tue soft skills può essere un grande vantaggio!
✨Preparati per domande su gestione dei progetti
In un ruolo full-time, potresti affrontare domande su come hai gestito progetti in passato. Studia alcuni metodi di gestione del progetto come il metodo Agile o il metodo Waterfall, e preparati a condividere esempi concreti di come hai pianificato e portato a termine un progetto dal concepimento alla conclusione.
