In sintesi
- Mansioni: Gestisci e mantieni gli immobili in modo efficiente e organizzato.
- Azienda: Azienda innovativa con un ambiente di lavoro collaborativo.
- Benefit: Salario competitivo, benefit sanitari e opportunità di crescita professionale.
- Altre informazioni: Ambiente dinamico con possibilità di crescita nella carriera.
- Perché questo lavoro: Fai la differenza nel mantenere spazi di lavoro ottimali e ben organizzati.
- Qualifiche: Competenze interpersonali e capacità di problem-solving sono fondamentali.
La retribuzione prevista è compresa tra 45000 - 60000 € per anno.
- POSITION GOALS
- Deliver services to operate and maintain properties in an organized and efficient manner within the FM scope relating to this role’s responsibilities
- Manage and respond to requests received via telephone, Corrigo ticket system, email, or in person
- Issue Purchase Orders (PO) as required
- Develop sound working relationships with key client representatives and suppliers/service providers at the site
- Keep the local client informed of FM activities planned for the site, their progress, and the results of completed work
Duties And Responsibilities
- Operate according to the Scope of Work defined in SOW service documentation
- Review and conduct spot-checks to ensure suppliers/service providers meet their contractual obligations
- Ensure the site is well-maintained and properly furnished/stocked to operate at maximum efficiency
- Conduct detailed floor inspections routinely and report findings in a timely manner
- Maintain and address the Work Order system (Corrigo) efficiently and promptly for rectification of any defective items/services (in coordination with Reception and backup FM)
- Ensure Preventive Planned Maintenance (PPM)/Statutory work and related equipment are properly scheduled, maintained, and reported
- Understand and follow Merck and JLL EH&S (Environmental, Health & Safety) standards and report any abnormal findings (Good catches/Near misses)
- Support Reception desk operations and assist with operational needs—e. g., arrange backup coverage for vacation or sick leave
- Serve as a key team member in emergency response situations
- Ensure mail services are properly managed and delivered, and plan for backup coverage during vacation or sick leave
- Perform daily site tours to ensure all is in order—verify coffee machines are refilled, consumables are stocked in restrooms, cleaning standards are maintained, etc.
- Support ad-hoc FM needs, including serving as the point of contact for PPM and corrective maintenance works
- KEY COMPETENCIES
- Strong interpersonal skills to manage diverse service providers and client representatives
- Ability to structure and manage own workload independently
- Excellent written and oral communication skills in Italian and English
- Proven ability to manage multiple operational matters on a daily basis
- Strong problem-solving capabilities
- Proficiency in Microsoft Office applications
- OBIETTIVI DELLA POSIZIONE
- Erogare servizi per gestire e mantenere gli immobili in modo organizzato ed efficiente nell’ambito delle responsabilità FM relative a questo ruolo
- Gestire e rispondere alle richieste ricevute tramite telefono, sistema di ticketing Corrigo, email o di persona
- Emettere Ordini di Acquisto (PO) secondo necessità
- Sviluppare solide relazioni di lavoro con i principali rappresentanti del cliente e i fornitori/prestatori di servizi del sito
- Mantenere il cliente locale informato sulle attività FM pianificate per il sito, sul loro avanzamento e sui risultati del lavoro completato
- COMPITI E RESPONSABILITÀ
- Operare secondo l’ambito di lavoro definito nella documentazione del servizio SOW
- Effettuare revisioni e controlli a campione per garantire che i fornitori/prestatori di servizi rispettino i loro obblighi contrattuali
- Garantire che il sito sia ben mantenuto e correttamente arredato/rifornito per operare alla massima efficienza
- Condurre ispezioni dettagliate dei piani in modo regolare e riportare i risultati in modo tempestivo
- Mantenere e gestire il sistema di Work Order (Corrigo) in modo efficiente e tempestivo per la risoluzione di eventuali articoli/servizi difettosi (in coordinamento con la Reception e il backup FM)
- Garantire che i lavori di Manutenzione Preventiva Programmata (PPM)/Obbligatori e le relative attrezzature siano correttamente programmati, mantenuti e documentati
- Comprendere e seguire gli standard EH&S (Ambiente, Salute e Sicurezza) di Merck e JLL e segnalare eventuali anomalie (Good catches/Near misses)
- Supportare le operazioni della Reception e assistere con le esigenze operative—ad esempio, organizzare la copertura sostitutiva per ferie o malattia
- Fungere da membro chiave del team nelle situazioni di emergenza
- Garantire che i servizi di posta siano gestiti e consegnati correttamente e pianificare la copertura sostitutiva durante ferie o malattia
- Effettuare tour giornalieri del sito per assicurarsi che tutto sia in ordine—verificare che le macchine del caffè siano rifornite, che i materiali di consumo siano disponibili nei bagni, che gli standard di pulizia siano mantenuti, ecc.
- Supportare le esigenze FM ad-hoc, incluso fungere da punto di contatto per i lavori di manutenzione PPM e correttiva
- COMPETENZE CHIAVE
- Forti capacità interpersonali per gestire fornitori di servizi diversificati e rappresentanti del cliente
- Capacità di strutturare e gestire autonomamente il proprio carico di lavoro
- Eccellenti capacità di comunicazione scritta e orale in italiano e inglese
- Comprovata capacità di gestire quotidianamente molteplici questioni operative
- Forti capacità di problem-solving
- Competenza nell’uso delle applicazioni Microsoft Office
Facilities Assistant datore di lavoro: JLL
Lavorare come Facilities Assistant in questa azienda offre un ambiente stimolante e collaborativo, dove la crescita professionale è incoraggiata attraverso opportunità di formazione continua. La cultura aziendale promuove relazioni solide con i clienti e fornitori, garantendo un supporto costante e un'attenzione particolare alla sicurezza e al benessere dei dipendenti. Inoltre, la posizione consente di contribuire attivamente a un ambiente di lavoro ben mantenuto e organizzato, rendendo ogni giorno significativo e gratificante.
Consigli degli esperti StudySmarter🤫
Ecco come pensiamo che potresti ottenere Facilities Assistant
✨Sfrutta le Reti Professionali
Unisciti a gruppi LinkedIn dedicati alla gestione dell'innovazione e responsabilità sociale. Partecipare a discussioni può farti notare da aziende come JLL. Non dimenticare di farti vedere attivo e di scambiare idee con professionisti del settore!
✨Cerca Eventi di Networking
La gestione dell'innovazione è un campo in rapida evoluzione. Partecipa a conferenze e seminari su tematiche di sostenibilità e innovazione; è un'ottima occasione per incontrare esperti e rappresentanti di aziende. Dai un'occhiata agli eventi organizzati da associazioni settoriali!
✨Coinvolgi i Tuoi Contatti
Fai sapere ai tuoi amici e colleghi che stai cercando una posizione a tempo pieno nella gestione dell'innovazione. Spesso, conoscere qualcuno all'interno dell'azienda può fare la differenza. Chiedi se conoscono opportunità in JLL o in aziende simili!
✨Applica Attraverso il Nostro Sito
Quando trovi un'opportunità in JLL, non pensarci due volte: applica subito! Aumenta le tue probabilità di essere notato dai recruiter presentando la tua candidatura attraverso il nostro sito. Fai colpo con il tuo entusiasmo e la tua preparazione!
Pensiamo che ti servano queste competenze per eccellere come Facilities Assistant
Alcuni consigli per la tua candidatura 🫡
Mostra la tua passione per l'innovazione:Quando scrivi il tuo CV e la lettera di presentazione, assicurati di evidenziare esperienze passate dove hai contribuito ad un progetto innovativo. Condividi come hai affrontato sfide e quali risultati hai ottenuto. Qui, passione e creatività sono essenziali!
Referenze e progetti concreti:Se hai lavorato su lavori o progetti specifici legati alla gestione dell'innovazione, inseriscili nel tuo CV! Questo può includere riferimenti a progetti di ricerca o collaborazioni aziendali. Non dimenticare di includere eventuali certificazioni che possano dimostrare le tue competenze in questo campo.
Adatta il tuo messaggio al profilo di JLL:Fai delle ricerche su JLL e il loro approccio all'innovazione. Includi spunti su come potresti contribuire alla loro missione. Personalizza la tua lettera di presentazione per riflettere come le tue esperienze possono allinearsi con i loro obiettivi aziendali.
Punta sulla tua motivazione per il full-time:Nella tua lettera di presentazione, parla del tuo entusiasmo per un ruolo a tempo pieno nella gestione dell'innovazione. Spiega perché vuoi investire il tuo tempo e le tue energie in questo settore, mostrando così che sei pronto per l'impegno a lungo termine!
Come prepararti a un colloquio di lavoro presso JLL
✨Preparati a discutere della tua esperienza con l'innovazione
In una posizione di gestione dell'innovazione, il tuo potenziale datore di lavoro, come JLL, vorrà sapere come hai affrontato progetti innovativi in passato. Pensa a esempi specifici dove hai implementato nuove idee o processi, e sii pronto a discutere i risultati. Questo dimostrerà il tuo pensiero critico e la tua proattività.
✨Strumenti e metodologie che conosci
Fai un ripasso degli strumenti di gestione dell'innovazione che conosci, come il Design Thinking o Agile. JLL potrebbe chiederti come utilizzi questi approcci per sviluppare nuovi prodotti o servizi. Dimostrare la tua familiarità con queste metodologie ti farà spiccare tra i candidati.
✨Parlare della tua motivazione
Poiché si tratta di un'opportunità full-time, è importante che tu mostri non solo le tue competenze, ma anche il tuo entusiasmo per il ruolo. Spiega perché sei appassionato di innovazione e come vedi il tuo contributo all'interno di JLL. La tua motivazione può davvero fare la differenza!
✨Porta un portfolio dinamico
Anche se non è comune avere un portfolio tradizionale in gestione dell'innovazione, potresti creare un documento che evidenzi i progetti passati, dalle idee iniziali ai risultati tangibili. Questo non solo mostra la tua esperienza, ma evidenzi anche la tua abilità nel comunicare e presentare informazioni in modo efficace.
