Operations & Office Manager - Milan (L.68/99)

Questo ruolo è riservato ai candidati iscritti nell'elenco delle categorie protette ai sensi della Legge Italiana 68/1999. indigo.ai è la piattaforma leader in Italia per la creazione di agenti AI di nuova generazione che trasformano il modo in cui le aziende comunicano con i propri clienti. Dal 2016, aiutiamo le imprese in settori come finanza, assicurazioni, utilities, retail ed e-commerce a evolvere la loro Customer Experience attraverso l'AI conversazionale. Non ci limitiamo a "vendere software": abilitiamo un cambiamento nel modo in cui le organizzazioni interagiscono con le persone, automatizzando milioni di conversazioni ogni anno, riducendo i costi operativi, migliorando i tassi di conversione e creando percorsi cliente più personalizzati, scalabili e conformi. Ora siamo in missione per scalare questa tecnologia a livello globale. Per farlo, stiamo cercando un Operations & Office Manager da inserire nel nostro team Operations e diventare un supporto chiave nella gestione della vita quotidiana del nostro ufficio e dell'ossatura operativa dell'azienda.

Cosa stiamo cercando? Stiamo cercando un Operations & Office Manager motivato per aiutare indigo.ai a scalare i nostri processi quotidiani seguendo la nostra recente fase di crescita. In questa posizione, sarai un membro fondamentale del team Operations, riportando direttamente al nostro COO. Il tuo impatto sarà immediato e tangibile: diventerai il punto di riferimento per il nostro ufficio di Milano, garantendo operazioni fluide, risolvendo colli di bottiglia quotidiani e abilitando direttamente l'intera azienda a lavorare al massimo del suo potenziale. Man mano che indigo.ai continua ad espandersi, questo ruolo offre un chiaro percorso di crescita. Partendo da un approccio pratico, avrai l'opportunità di evolverti in una posizione di gestione delle operazioni più ampia, assumendo progetti strategici e aumentando le responsabilità nel tempo.

Responsabilità chiave:

• Essere il punto di riferimento quotidiano per il nostro ufficio di Milano: accogliere visitatori, coordinare fornitori e consegne, mantenere in ordine forniture e spazi comuni.
• Gestire i dispositivi aziendali end-to-end: monitorare l'inventario, assegnare hardware ai nuovi assunti, coordinare spedizioni e resi.
• Supportare la logistica di onboarding e offboarding: kit di benvenuto, configurazione della postazione di lavoro, badge, provisioning e revoca degli accessi.
• Mantenere la documentazione del personale su Google Workspace e Notion: richieste di allocazione TFR, avvisi di smart working, politiche firmate, contratti e altri documenti HR ricorrenti.
• Coordinare visite mediche obbligatorie e formazione sulla sicurezza sul lavoro con i nostri fornitori esterni.
• Supportare la logistica dei viaggi d'affari per il team: voli, sistemazioni, prenotazioni e documentazione relativa ai viaggi.
• Supportare il CFO e il team Finance nelle operazioni di pagamento, fungendo da punto di coordinamento con fornitori e clienti su fatture, report spese, modifiche bancarie e follow-up su elementi scaduti.
• Supportare la gestione dei fornitori: monitoraggio dei contratti, rinnovi, accreditamento sui portali di approvvigionamento dei clienti.
• Supportare le comunicazioni con il nostro commercialista e consulente del lavoro su questioni quotidiane relative a stipendi, HR e amministrazione.
• Aiutare a organizzare eventi interni, ritiri di team e incontri: logistica, coordinamento di luoghi e viaggi, gadget, supporto in loco.
• Supportare il team Operations su progetti trasversali: monitorare compiti e scadenze, coordinarsi con gli stakeholder, aiutare nella pianificazione e nel follow-up.
• Identificare inefficienze nel funzionamento dell'ufficio e delle operazioni e proporre semplici miglioramenti: questa è la tua occasione per far crescere il ruolo insieme a te.

Requisiti:

• Forti capacità organizzative e attenzione ai dettagli: non lasci che le cose cadano nel dimenticatoio.
• Comfort nell'utilizzo di strumenti AI (Claude, ChatGPT, Gemini) come assistenti quotidiani per ricerca, redazione e compiti di routine - ti verrà incoraggiato a sfruttarli quotidianamente.
• Un atteggiamento proattivo e orientato al servizio: ti piace essere la persona di riferimento per problemi pratici e non aspetti di essere detto cosa fare.
• Buone capacità interpersonali, a tuo agio nell'interagire con l'intero team e fornitori esterni.
• Fluenza in italiano e un buon livello di inglese.
• Confidenza nell'utilizzo di strumenti di produttività quotidiana (Google Workspace, Notion o simili).
• Discrezione e affidabilità nella gestione di informazioni interne e compiti amministrativi.
• Disponibilità a lavorare principalmente dal nostro ufficio di Milano.

Apprezzeremo (ma non sono requisiti):

• Una laurea triennale o magistrale in qualsiasi campo (neolaureato o studente dell'ultimo anno).
• Esperienza precedente (anche breve, ad esempio lavori estivi, club universitari, volontariato) in ruoli in cui hai organizzato eventi, gestito logistica o coordinato con più stakeholder.
• Interesse genuino per l'AI, startup e come opera quotidianamente un'azienda tecnologica in rapida crescita.
• Familiarità di base con concetti di amministrazione del personale e stipendi italiani (TFR, smart working, salute e sicurezza sul lavoro) o con il funzionamento di commercialisti e consulenti del lavoro esterni.
• Esposizione precedente a piattaforme di prenotazione viaggi o strumenti di gestione delle spese.

I nostri valori: Presso indigo.ai valorizziamo la Visione (curiosità e coraggio di sfidare status quo), Connessione (empatia, sincerità e fiducia), Responsabilità (proprietà, affidabilità e follow-through) ed Eccellenza (l'abitudine di alzare l'asticella e perfezionare fino a quando non è giusto). Se pensi naturalmente in anticipo, costruisci forti relazioni, prendi responsabilità e ti preoccupi della qualità di ciò che consegni, probabilmente siamo un ottimo abbinamento.

Cosa offriamo:

• Un ambiente di lavoro giovane e dinamico con un forte focus sul benessere e la soddisfazione dei dipendenti.
• Un onboarding dedicato, progettato per costruire la tua autonomia e impatto nel minor tempo possibile.
• Un ambiente di lavoro flessibile e ibrido con il nostro ufficio di Milano come base principale.
• Uno stipendio base nella fascia di €22-30k RAL, commisurato all'esperienza.
• Buoni pasto e programmi di welfare per supportare la tua vita quotidiana.
• Accesso a un budget dedicato per l'istruzione per apprendimento e crescita continua.
• Piano di sviluppo carriera, garantendo un chiaro percorso per la crescita personale e professionale.
• Attrezzature di alta qualità, inclusi MacBook, iPhone e AirPods.
• Caffè illimitato.
• Ritiri aziendali in location straordinarie durante l'anno.

Dove si trova il lavoro? Data la natura gestionale del ruolo, questa posizione richiede una presenza fisica costante nel nostro ufficio di Milano, con un minimo di 3 giorni a settimana in sede, regolato in base alle esigenze dell'azienda e del team. Il nostro ufficio di Milano si trova presso SPACES, Piazza Gae Aulenti 1/Torre B - un edificio completamente accessibile in sedia a rotelle proprio accanto alla stazione della metropolitana Garibaldi FS (linee M2 e M5) e alla stazione ferroviaria Milano Porta Garibaldi, con eccellenti collegamenti di trasporto pubblico e ferroviari da qualsiasi parte della città e oltre.

Perché unirti a noi? Presso indigo.ai farai parte di un'azienda SaaS in rapida crescita dove le tue idee e il tuo lavoro possono trasformarsi in prodotti utilizzati da milioni. Unisciti a noi e potrai: lavorare con le tecnologie AI più avanzate, plasmando il modo in cui le imprese di diversi settori interagiscono con i propri clienti; far parte di un team dinamico e appassionato, dove ognuno ha un impatto diretto sulla crescita dell'azienda; crescere in una cultura che valorizza la trasparenza, l'apprendimento continuo e lo sviluppo della carriera, con percorsi chiari per la progressione personale e professionale; godere di un ambiente flessibile e orientato alle persone, con politiche favorevoli al lavoro remoto, ritiri straordinari e un forte focus sul benessere; contribuire alla nostra missione di rimodellare il modo in cui le aziende e le persone comunicano in tutto il mondo.