Operations & Office Manager - Milan (L.68/99)

Questo ruolo è riservato ai candidati iscritti nell'elenco delle categorie protette ai sensi della Legge Italiana 68/1999. indigo.ai è la piattaforma leader in Italia per la creazione di agenti AI di nuova generazione che trasformano il modo in cui le aziende comunicano con i propri clienti. Dal 2016, abbiamo aiutato le imprese in settori come finanza, assicurazioni, utilities, retail ed e-commerce a evolvere la loro Customer Experience attraverso l'AI conversazionale.

Stiamo cercando un Operations & Office Manager per unirsi al nostro team Operations e diventare un supporto chiave nella gestione della vita quotidiana del nostro ufficio e dell'operatività dell'azienda. In questa posizione, sarai un membro fondamentale del team Operations, riportando direttamente al nostro COO. Il tuo impatto sarà immediato e tangibile: diventerai il punto di riferimento per il nostro ufficio di Milano, garantendo operazioni fluide, risolvendo colli di bottiglia quotidiani e abilitando direttamente l'intera azienda a lavorare al massimo potenziale.

Responsabilità principali:

• Essere il punto di riferimento quotidiano per il nostro ufficio di Milano: accogliere visitatori, coordinare fornitori e consegne, mantenere in ordine forniture e spazi comuni.
• Gestire i dispositivi aziendali end-to-end: monitorare l'inventario, assegnare hardware ai nuovi assunti, coordinare spedizioni e resi.
• Supportare la logistica di onboarding e offboarding: kit di benvenuto, configurazione della postazione di lavoro, badge, provisioning e revoca degli accessi.
• Mantenere la documentazione del personale su Google Workspace e Notion: richieste di allocazione TFR, avvisi di smart working, politiche firmate, contratti e altri documenti HR ricorrenti.
• Coordinare visite mediche obbligatorie e formazione sulla sicurezza sul lavoro con i nostri fornitori esterni.
• Supportare la logistica dei viaggi d'affari per il team: voli, sistemazioni, prenotazioni e documentazione relativa ai viaggi.
• Supportare il CFO e il team Finance nelle operazioni di pagamento, fungendo da punto di coordinamento con fornitori e clienti su fatture, report spese, modifiche bancarie e follow-up su elementi scaduti.
• Supportare la gestione dei fornitori: monitoraggio dei contratti, rinnovi, accreditamento sui portali di approvvigionamento dei clienti.
• Supportare le comunicazioni con il nostro commercialista e consulente del lavoro su questioni quotidiane relative a stipendi, HR e amministrazione.
• Aiutare a organizzare eventi interni, ritiri di team e incontri: logistica, coordinamento di luoghi e viaggi, gadget, supporto in loco.
• Supportare il team Operations in progetti cross-funzionali: monitorare compiti e scadenze, coordinarsi con gli stakeholder, aiutare nella pianificazione e nel follow-up.
• Identificare inefficienze nel funzionamento dell'ufficio e delle operazioni e proporre semplici miglioramenti.

Requisiti:

• Forti capacità organizzative e attenzione ai dettagli.
• Comfort nell'utilizzo di strumenti AI (Claude, ChatGPT, Gemini) come assistenti quotidiani per ricerca, redazione e compiti di routine.
• Un atteggiamento proattivo e orientato al servizio.
• Buone capacità interpersonali, a proprio agio nell'interagire con l'intero team e fornitori esterni.
• Fluenza in italiano e buona conoscenza dell'inglese.
• Confidenza nell'uso di strumenti di produttività quotidiana (Google Workspace, Notion o simili).
• Discrezione e affidabilità nella gestione di informazioni interne e compiti amministrativi.
• Disponibilità a lavorare principalmente dal nostro ufficio di Milano.

Apprezzeremo (ma non sono requisiti):

• Una laurea triennale o magistrale in qualsiasi campo.
• Esperienza precedente in ruoli dove hai organizzato eventi, gestito logistica o coordinato con più stakeholder.
• Interesse genuino per l'AI, startup e il funzionamento quotidiano di un'azienda tecnologica in rapida crescita.
• Familiarità di base con concetti di amministrazione del personale e buste paga italiane.
• Esposizione precedente a piattaforme di prenotazione viaggi o strumenti di gestione delle spese.

I nostri valori: Visione, Connessione, Responsabilità ed Eccellenza. Se pensi in anticipo, costruisci relazioni solide, prendi responsabilità e ti preoccupi della qualità di ciò che consegni, siamo probabilmente un ottimo abbinamento.

Cosa offriamo:

• Un ambiente di lavoro giovane e dinamico con un forte focus sul benessere e la soddisfazione dei dipendenti.
• Un onboarding dedicato, progettato per costruire la tua autonomia e impatto nel minor tempo possibile.
• Un ambiente di lavoro flessibile e ibrido con il nostro ufficio di Milano come base principale.
• Uno stipendio base nella fascia di €22-30k RAL, commisurato all'esperienza.
• Buoni pasto e programmi di welfare per supportare la tua vita quotidiana.
• Accesso a un budget dedicato per l'istruzione per la continua crescita e apprendimento.
• Piano di sviluppo carriera, garantendo un chiaro percorso di crescita personale e professionale.
• Attrezzature di alta qualità, inclusi MacBook, iPhone e AirPods.
• Caffè illimitato.
• Ritiri aziendali in luoghi straordinari durante l'anno.

La posizione richiede una presenza fisica costante nel nostro ufficio di Milano, con un minimo di 3 giorni a settimana in sede, regolato in base alle esigenze dell'azienda e del team. Il nostro ufficio di Milano si trova presso SPACES, Piazza Gae Aulenti 1/Torre B, un edificio completamente accessibile in sedia a rotelle, vicino alla stazione della metropolitana Garibaldi FS e alla stazione ferroviaria Milano Porta Garibaldi.

Perché unirti a noi? Farai parte di un'azienda SaaS in rapida crescita dove le tue idee e il tuo lavoro possono trasformarsi in prodotti utilizzati da milioni. Unisciti a noi e avrai l'opportunità di lavorare con le tecnologie AI più avanzate, contribuendo a rimodellare il modo in cui le aziende comunicano con le persone in tutto il mondo.