In sintesi
- Mansioni: Support administrative activities and financial reporting in a dynamic foundation.
- Azienda: IFAB, a leading private foundation in Bologna focused on research and innovation.
- Benefit: Part-time hours, on-the-job training, and potential for permanent employment.
- Altre informazioni: Work with innovative technologies and diverse stakeholders in a collaborative environment.
- Perché questo lavoro: Join a cutting-edge team and gain valuable experience in administration and compliance.
- Qualifiche: Open to students; background in economics or humanities preferred.
La retribuzione prevista è compresa tra 20000 - 30000 € per anno.
IFAB è una fondazione privata con sede a Bologna che promuove la ricerca e l'innovazione in Big Data, Intelligenza Artificiale e tecnologie di supercalcolo. Serve da ponte tra il mondo della ricerca e il panorama industriale e istituzionale, partecipando a importanti reti nazionali ed europee (Centro Nazionale HPC, EuroCC Italia, IT4LIA AI Factory). Le sue aree di ricerca spaziano dall'HPC e Quantum Computing alle scienze della vita, ambiente e clima, sfide sociali e scienza dello spazio.
Dipartimento Amministrazione, Legale e Compliance
- Amministrazione: gestione delle adesioni, supporto agli organi di governance (Consiglio di Amministrazione e Assemblea Generale), gestione finanziaria e rendicontazione dei progetti, flussi finanziari (incassi e pagamenti), obblighi fiscali e contabili, doveri amministrativi generali;
- Legale: conformità normativa per attività e progetti, GDPR, definizione e gestione degli aspetti contrattuali;
- Compliance: formalizzazione e aggiornamento delle politiche e procedure interne, Modello 231 e Codice Etico, rapporti con l'Organo di Vigilanza, Piano di Uguaglianza di Genere, documentazione antimafia e di conflitto di interessi, certificazioni UNI/ISO.
Ruolo, responsabilità e principali attività
Per rafforzare la struttura operativa della Fondazione, stiamo cercando una risorsa da inserire nel dipartimento Amministrazione che, lavorando a fianco del Responsabile del dipartimento, si occuperà di attività amministrative generali e compiti correlati alla rendicontazione finanziaria delle spese, come:
- Attività amministrative per il regolare e ordinato funzionamento quotidiano dell'ufficio e del luogo di lavoro (ad esempio: pianificazione degli appuntamenti per la salute occupazionale del personale, raccolta dei certificati di salute e sicurezza, ordinazione di buoni pasto mensili, gestione delle prenotazioni di stanze e uffici, ecc.);
- Supporto nella raccolta della documentazione amministrativa e mantenimento dell'archivio digitale pertinente (e/o, se applicabile, archivio cartaceo), anche ai fini della rendicontazione;
- Gestione e aggiornamento dei programmi di scadenza, registri e database delle scadenze di conformità amministrativa;
- Supporto nella raccolta e classificazione della documentazione delle spese relative ai progetti finanziati.
Qualifiche educative richieste
Stiamo cercando uno studente, inclusi coloro che sono attualmente iscritti a un programma di laurea e alla loro prima esperienza lavorativa, per supportare il dipartimento amministrativo: non è essenziale una laurea specifica, anche se è preferito un background in economia e/o amministrazione; saranno considerati anche candidati con un background umanistico o affine.
Competenze tecniche richieste
- Suite Microsoft Office, in particolare Microsoft Excel;
- Capacità di utilizzare consapevolmente strumenti di intelligenza artificiale generativa (es. ChatGPT, Claude, Copilot);
- Conoscenza della lingua inglese con capacità di leggere documentazione tecnica.
Competenze personali
- Precisione, attenzione ai dettagli e mentalità orientata alla qualità;
- Capacità organizzative e abilità nella gestione delle priorità in ambienti multi-progetto;
- Discrezione e rispetto per i vincoli di riservatezza nella gestione di dati sensibili;
- Proattività e predisposizione all'apprendimento continuo;
- Capacità di lavorare in team e interagire con diversi stakeholder;
- Affidabilità e rispetto delle scadenze.
Cosa offriamo
- Part-time, 20 ore settimanali;
- Formazione on-the-job;
- Prospettiva di assunzione a tempo indeterminato;
- Un ambiente dinamico e innovativo.
Junior Administrative Assistant datore di lavoro: IFAB Foundation
IFAB è un eccellente datore di lavoro che offre un ambiente dinamico e innovativo a Bologna, dove i dipendenti possono contribuire a progetti all'avanguardia nel campo della ricerca e dell'innovazione. Con opportunità di formazione on-the-job e la prospettiva di un impiego permanente, i membri del team sono incoraggiati a crescere professionalmente in un contesto che valorizza la collaborazione e l'apprendimento continuo. Lavorare qui significa essere parte di una fondazione che funge da ponte tra il mondo della ricerca e quello industriale, partecipando a reti nazionali ed europee di primo piano.
Consigli degli esperti StudySmarter🤫
Ecco come pensiamo che potresti ottenere Junior Administrative Assistant
✨Sfrutta le Fiere del Lavoro
Le fiere del lavoro sono un ottimo posto per fare networking nel settore delle risorse umane. Non solo puoi incontrare potenziali datori di lavoro, ma hai anche l'opportunità di parlare direttamente con i recruiter e capire quali sono le competenze più richieste.
✨Collegati ai Gruppi Professionali
Cerca gruppi o associazioni professionali locali nel campo delle risorse umane. Partecipare a eventi o seminari ti permette di ampliare la tua rete di contatti e ti rende più visibile a chi lavora nel settore.
✨Visibilità Online
Crea un profilo professionale online dedicato alle risorse umane. Condividi articoli interessanti o partecipa a discussioni su piattaforme come LinkedIn. Qui, i recruiter potrebbero notarti mentre dibatti su tematiche attuali del settore!
✨Applica Attraverso il Nostro Sito
Non dimenticare di controllare le offerte di lavoro part-time sul nostro sito. Applicare direttamente a ruoli come quelli offerti da IFAB Foundation può aumentar la tua visibilità e mostrare il tuo interesse per l'azienda.
Pensiamo che ti servano queste competenze per eccellere come Junior Administrative Assistant
Alcuni consigli per la tua candidatura 🫡
Metti in luce le tue competenze relazionali:Nel campo delle risorse umane, le competenze relazionali sono fondamentali. Assicurati di evidenziare la tua capacità di comunicazione e di lavoro di squadra nel tuo CV e nella lettera di presentazione. Parla di come hai gestito situazioni con dipendenti o colleghi e di come hai risolto eventuali conflitti.
Certificazioni e corsi pertinenti:Se hai seguito corsi di formazione in gestione delle risorse umane o hai ottenuto certificazioni (ad esempio, HR certification), non dimenticarti di includerli! Sono un ottimo modo per dimostrare il tuo impegno verso questa carriera e il desiderio di crescere professionalmente.
Flessibilità e disponibilità nel lavoro part-time:Quando applichi per un lavoro part-time, evidenzia la tua disponibilità e flessibilità. Le aziende cercano spesso candidati che possano adattarsi a orari variabili. Sei disponibile a lavorare su turni o nei weekend? Fai sapere quanto sei aperto a queste possibilità!
Approccio proattivo nella lettera di presentazione:Nella tua lettera di presentazione, non limitarti a elencare le tue esperienze, ma racconta anche perché sei interessato a lavorare in IFAB Foundation. Parla di cosa ti motiva nel campo delle risorse umane e di come pensi di poter contribuire. Questo approccio renderà la tua candidatura unica e memorabile!
Come prepararti a un colloquio di lavoro presso IFAB Foundation
✨Mostra la tua passione per le persone
In un colloquio per ruoli nelle risorse umane, è fondamentale dimostrare la tua passione per la gestione e il supporto delle persone. Parla delle esperienze che ti hanno motivato a lavorare in questo campo e come hai affrontato situazioni difficili con i collaboratori nel passato.
✨Preparati su strumenti HR
Assicurati di essere a tuo agio con gli strumenti software di gestione delle risorse umane, come i sistemi di gestione dei candidati (ATS) o i software per la valutazione delle performance. Durante il colloquio, potresti ricevere domande tecniche su come utilizzeresti questi strumenti per migliorare i processi di assunzione.
✨Focalizzati sul tuo potenziale di apprendimento
Essendo un lavoro part-time, potresti non avere un'esperienza vastissima nel campo. Tuttavia, metti in evidenza la tua disponibilità a imparare e a crescere, spiegando come ti adatteresti rapidamente a nuove situazioni e contribuirai al team anche in un'orario ridotto.
✨Condividi esperienze pratiche
Porta con te esempi pratici delle tue esperienze precedenti, anche se non sono direttamente nel campo delle risorse umane. Parla di come hai gestito conflitti, facilitato comunicazione o supportato team nei tuoi lavori precedenti. Queste situazioni possono dimostrare le tue abilità interpersonali vitali in questo settore.
