In sintesi
- Mansioni: Support daily office operations and create a welcoming environment for employees and visitors.
- Azienda: Houlihan Lokey, una banca d'investimento globale di successo.
- Benefit: Opportunità di crescita professionale e un ambiente di lavoro dinamico.
- Altre informazioni: Ambiente di lavoro stimolante con opportunità di apprendimento continuo.
- Perché questo lavoro: Unisciti a noi per fare la differenza in un team collaborativo e innovativo.
- Qualifiche: Esperienza in ospitalità o amministrazione e ottime capacità comunicative.
La retribuzione prevista è compresa tra 60000 - 80000 € per anno.
Il Workplace Assistant svolge un ruolo chiave per garantire che l'ufficio di Milano funzioni senza intoppi e fornisca un ambiente di lavoro di alta qualità, efficiente, sicuro e accogliente per dipendenti e visitatori. Questa posizione supporta le operazioni dell'ufficio, le strutture, il coordinamento dei dipendenti, l'ospitalità e l'amministrazione generale, fungendo da punto di contatto centrale per le esigenze quotidiane del luogo di lavoro. Il ruolo richiede flessibilità e un approccio pratico, ben adatto a un ambiente di piccole dimensioni dove le attività sono varie e trasversali.
Responsabilità:
- Operazioni dell'Ufficio e del Luogo di Lavoro: Supportare le operazioni quotidiane dell'ufficio garantendo pulizia, ordine e standard professionali.
- Mantenere le forniture di cancelleria: monitorare l'inventario, rifornire gli armadietti e effettuare ordini secondo necessità.
- Gestire la posta in entrata e in uscita, garantendo una distribuzione interna tempestiva.
- Mantenere i processi di archiviazione (in loco e fuori sede) seguendo le linee guida interne.
- Eseguire controlli di routine per identificare problemi e supportare la manutenzione generale del luogo di lavoro.
- Supporto alle Strutture e all'Edificio: Agire come punto di contatto per la gestione dell'edificio, i team di manutenzione e i fornitori di servizi.
- Registrare e monitorare le richieste di manutenzione (es. HVAC, illuminazione, piccole riparazioni).
- Assistere nel coordinamento della manutenzione programmata con il minimo disturbo alle attività aziendali.
- Supportare le attività di salute e sicurezza: coordinamento della sicurezza antincendio, controlli delle attrezzature di pronto soccorso, prontezza all'evacuazione.
- Assistere nella gestione delle carte d'accesso, dei pass per i visitatori e dei protocolli di sicurezza.
- Supportare le attività di pianificazione degli spazi (scrivanie, schemi di seduta, esigenze di attrezzature).
- Esperienza e Supporto ai Dipendenti: Assistere nell'onboarding: preparare scrivanie, attrezzature, carte d'accesso, biglietti da visita, informazioni di benvenuto.
- Fornire orientamento per l'ufficio ai nuovi assunti.
- Collaborare con le risorse umane per compiti amministrativi di base e supportare i processi HR generali.
- Assistere con piccole iniziative interne (coinvolgimento dei dipendenti, eventi sociali, richieste interne).
- Supporto Amministrativo: Preparare documenti, coordinare programmi di riunioni e supportare richieste operative per i team HR, Compliance, Legale o Finanza.
- Supportare le disposizioni di viaggio (prenotazioni hotel/treno, coordinamento con i partner di viaggio).
- Eseguire controlli delle fatture (accuratezza, codifica) e supportare la reportistica interna.
- Assistere con la logistica dei colloqui e il coordinamento degli ospiti.
- Sale Riunioni e Ospitalità: Garantire che le sale riunioni siano correttamente allestite, ordinate e attrezzate.
- Supportare l'arrivo dei visitatori, coordinandosi con la reception e la sicurezza dell'edificio.
- Assistere con eventi interni, riunioni di team, coordinamento del catering e piccole celebrazioni in ufficio.
- Supporto IT e Tecnico (Base): Supportare la risoluzione dei problemi di primo livello per stampanti, attrezzature AV e tecnologia delle sale riunioni.
- Assistere con le configurazioni delle postazioni di lavoro (schermi, cavi, docking station).
- Coordinarsi con i team IT centrali per escalation e gestione dei ticket.
Requisiti di Base:
- 3+ anni di esperienza in ospitalità (preferibilmente 5 stelle), amministrazione dell'ufficio, HR o ruoli simili.
- Fluente in inglese e italiano (parlato e scritto).
- Solida conoscenza pratica di Microsoft Office 365 (soprattutto Outlook, Excel, SharePoint e Teams).
- Una mentalità collaborativa e orientata al team, con la volontà di supportare attivamente i colleghi.
- Eccellenti capacità di comunicazione e gestione del tempo.
- Un atteggiamento proattivo, orientato alla soluzione e al servizio, con la volontà di apprendere e prendere iniziativa.
- Affidabile e costantemente disponibile nel portare a termine compiti e impegni.
- Dimostrabile capacità di gestire più compiti e priorità conflittuali senza compromettere l'accuratezza e l'attenzione ai dettagli.
- Accessibile e capace di costruire buone relazioni lavorative.
- Capacità di lavorare in modo indipendente in un ambiente di piccole dimensioni.
Workplace Assistant datore di lavoro: Houlihan Lokey, Inc
Houlihan Lokey è un datore di lavoro eccezionale, offrendo un ambiente di lavoro stimolante e collaborativo nel cuore di Milano. Con opportunità di crescita professionale e un forte impegno per il benessere dei dipendenti, la posizione di Workplace Assistant consente di contribuire attivamente a un'atmosfera di lavoro positiva e accogliente. I dipendenti possono beneficiare di un'ampia gamma di iniziative interne e di un supporto costante, rendendo ogni giorno significativo e gratificante.
Dettagli di contatto:
Team di recruiting di Houlihan Lokey, Inc
Consigli degli esperti StudySmarter🤫
Ecco come pensiamo che potresti ottenere Workplace Assistant
✨Sfrutta le fiere del lavoro!
Le fiere del lavoro sono una grande occasione per incontrare faccia a faccia i rappresentanti del settore delle risorse umane. Porta con te una copia del tuo CV e preparati a parlare delle tue esperienze. È il modo perfetto per farti notare da aziende come Houlihan Lokey, Inc!
✨Unisciti a gruppi di professionisti
Cerca comunità online e gruppi su LinkedIn dedicati alle risorse umane. Interagire in discussioni o forum specifici ti aiuterà a creare relazioni e a farti conoscere nel settore. Potresti anche scoprire opportunità nascoste che non vengono pubblicizzate!
✨Lavora sul tuo personal brand
In questo settore, la presenza online è fondamentale. Crea un profilo LinkedIn curato, condividi articoli sulle risorse umane e partecipa a webinar. Un buon personal brand può fare una grande differenza nella tua ricerca di lavoro!
✨Non dimenticare di candidarti tramite il nostro sito!
Quando trovi una posizione aperta in un'azienda che ti interessa, come Houlihan Lokey, Inc, ricorda di presentare la tua candidatura attraverso il nostro sito. Ogni candidatura è importante e noi di StudySmarter siamo qui per supportarti in ogni passo del processo.
Pensiamo che ti servano queste competenze per eccellere come Workplace Assistant
Alcuni consigli per la tua candidatura 🫡
Enfatizza le tue competenze relazionali:Nel settore delle risorse umane, le soft skills sono fondamentali. Assicurati di evidenziare le tue capacità comunicative, di negoziazione e di gestione dei conflitti nel tuo CV. Usa esempi concreti per dimostrare come hai applicato queste competenze in situazioni di lavoro precedenti.
Dimostra la tua familiarità con le normative:Essendo un ruolo in risorse umane, è importante avere una conoscenza delle normative sul lavoro e delle pratiche di gestione del personale. Aggiungi nel tuo CV eventuali corsi o certificazioni che hai ottenuto in materia. Questo può fare la differenza per Houlihan Lokey, Inc!
Scrivi una lettera di presentazione appassionata:Raccontaci perché sei interessato a lavorare in questo campo e come pensi di contribuire a Houlihan Lokey, Inc. Siamo a caccia di persone motivate, quindi mostra la tua passione per le risorse umane e il tuo desiderio di fare la differenza.
Fai brillare il tuo CV con risultati concreti:Quando parli delle tue esperienze lavorative, cerca di includere risultati misurabili e concreti. Ad esempio, se hai gestito un progetto di assunzione, menziona quanti candidati hai selezionato e come questo ha migliorato l'efficienza del team. Questo tipo di informazioni fa risaltare il tuo profilo!
Come prepararti a un colloquio di lavoro presso Houlihan Lokey, Inc
✨Evidenzia le tue soft skills
Nel campo delle risorse umane, è fondamentale dimostrare le proprie soft skills, come la comunicazione, l'intelligenza emotiva e la gestione dei conflitti. Prepara alcuni esempi concreti da condividere durante il colloquio che mostrano come hai gestito situazioni difficili o come hai migliorato la comunicazione in team.
✨Conosci le tecniche di reclutamento
È importante avere familiarità con le diverse tecniche di reclutamento e selezione che potresti utilizzare nel tuo futuro lavoro. Rivedi le domande comportamentali o situazionali che potrebbero esserti poste e preparati a discutere strumenti HR come ATS (Applicant Tracking Systems) o tecniche d’intervista come il 'Structured Interviewing'.
✨Mostra la tua motivazione
Essendo un lavoro a tempo pieno, il tuo impegno e la tua motivazione contano tantissimo. Sii pronto a spiegare perché hai scelto le risorse umane come carriera e quali aspetti ti entusiasmano di più. Fai trasparire il tuo desiderio di contribuire alla crescita e allo sviluppo delle persone all'interno dell'azienda.
✨Prepara un piano di onboarding
Un buon modo per differenziarti è avere una visione su come potresti strutturare un piano di onboarding per i nuovi dipendenti. Questo mostra non solo la tua preparazione, ma anche la tua capacità di pensare proattivamente. Fai ricerche sulle pratiche di onboarding efficaci e sii pronto a condividere idee su come migliorare l'integrazione dei nuovi membri nel team di Houlihan Lokey, Inc.
