In sintesi
- Mansioni: Support the team with administrative tasks and keep the office running smoothly.
- Azienda: FAO, a leading UN agency focused on sustainable agriculture.
- Benefit: Gain valuable experience, work in a diverse environment, and contribute to global goals.
- Altre informazioni: Opportunity for growth and learning in a dynamic international setting.
- Perché questo lavoro: Join a mission-driven organization and make a difference in food security and nutrition.
- Qualifiche: High school diploma and some experience in office support.
La retribuzione prevista è compresa tra 47250 - 57750 € per anno.
CALL FOR EXPRESSIONS OF INTEREST - VACANCY ANNOUNCEMENT: 2601815
Organizational Unit: PSU
Job Type: Staff position
Type of Requisition: General Service
Primary Location: Italy-Rome
Duration: Fixed-term: due anni con possibilità di estensione
Post Number: 0105368
CCOG Code: 2101
FAO è impegnata a raggiungere la diversità della forza lavoro in termini di genere, nazionalità, background e cultura. Le candidate qualificate, i cittadini qualificati di membri non rappresentati e sotto-rappresentati e le persone con disabilità sono incoraggiati a candidarsi.
Tutti coloro che lavorano per la FAO sono tenuti a rispettare i più alti standard di integrità e condotta professionale e a sostenere i valori della FAO. La FAO, come Agenzia Specializzata delle Nazioni Unite, ha una politica di tolleranza zero per comportamenti incompatibili con il suo status, obiettivi e mandato, inclusi sfruttamento e abuso sessuale, molestie sessuali, abuso di autorità e discriminazione.
Organizational Setting: La FAO contribuisce al raggiungimento dell'Agenda 2030 attraverso il Quadro Strategico della FAO, supportando la trasformazione verso sistemi agroalimentari più efficienti, inclusivi, resilienti e sostenibili.
Main Purpose: L'Assistente d'Ufficio (Amministrazione) esegue una grande varietà di transazioni amministrative di routine e funzioni di supporto all'ufficio, contribuendo al buon funzionamento dell'unità di lavoro.
Supervision Received/Exercised: L'Assistente d'Ufficio (Amministrazione) riporta all'Ufficiale delle Partnership, Unità Reti Parlamentari e Comunicazione per lo Sviluppo (PSUF).
Working Relationships: L'Assistente d'Ufficio interagisce solitamente con una vasta gamma di colleghi all'interno dell'unità di lavoro e con clienti immediati all'interno dell'Organizzazione.
Key Functions/Results:
- Organizzare appuntamenti per il supervisore, ricevere visitatori, gestire telefonate e rispondere a richieste di informazioni di routine.
- Fornire supporto amministrativo e logistico a riunioni, comitati, conferenze, ecc.
- Rivedere, registrare, distribuire e processare la corrispondenza in arrivo; seguire azioni pendenti.
- Rispondere o redigere risposte a corrispondenza standard/routine e altre comunicazioni.
- Correggere documenti e formattare testi per accuratezza, grammatica, punteggiatura e stile.
- Iniziare compiti amministrativi generali nei sistemi finanziari/di viaggio/delle risorse umane informatizzati.
- Effettuare prenotazioni di viaggio e hotel e preparare autorizzazioni/rimborsi di viaggio per il personale.
- Fornire assistenza nel processo amministrativo di annunci di posti vacanti e contratti per consulenti.
- Ricercare, compilare e organizzare informazioni e materiali di riferimento da varie fonti per rapporti; creare fogli di calcolo e presentazioni; gestire e aggiornare database.
- Eseguire altre mansioni come richiesto.
Impact Of Work: Il lavoro dell'incaricato influisce sulla tempestiva ed efficiente erogazione dei servizi di supporto all'ufficio e sull'output complessivo dell'unità di lavoro.
CANDIDATI SARANNO VALUTATI IN BASE AI SEGUENTI CRITERI:
Education: Istruzione secondaria.
Experience: Tre anni di esperienza pertinente nel lavoro di supporto all'ufficio.
Languages: Conoscenza lavorativa (competenza - livello C) dell'inglese.
IT Skills: Buona conoscenza delle applicazioni MS Office, Internet e attrezzature tecnologiche per ufficio.
Residency: Il personale del Servizio Generale è reclutato localmente. Per essere idonei a questa posizione, i candidati devono essere cittadini del paese della sede di servizio o possedere un visto valido per lavorare o un permesso di lavoro valido e risiedere entro distanza di pendolarismo dalla sede di servizio al momento della candidatura.
Technical Skills: Buona conoscenza degli standard di comunicazione e documentazione; buone conoscenze dei sistemi amministrativi, di approvvigionamento, finanza, viaggio e risorse umane.
Desirable Qualifications And Skills: Esperienza nella gestione di contratti di consulenza e lettere di accordo in GRMS; conoscenza intermedia (livello B) di una delle altre lingue ufficiali dell'Organizzazione (Arabo, Cinese, Francese, Russo o Spagnolo).
FAO si aspetta che il personale aderisca ai valori della FAO di Impegno verso la FAO, Rispetto per Tutti e Integrità e Trasparenza.
ADDITIONAL INFORMATION: FAO non addebita alcuna tassa in nessuna fase del processo di reclutamento (candidatura, colloquio, elaborazione).
Office Assistant (Administration) datore di lavoro: Food and Agriculture Organization of the United Nations
L'Organizzazione delle Nazioni Unite per l'alimentazione e l'agricoltura (FAO) è un datore di lavoro eccezionale, situato a Roma, dove la cultura del lavoro è caratterizzata da un forte impegno verso la sostenibilità ambientale e la collaborazione internazionale. Offriamo opportunità di crescita professionale in un ambiente stimolante, con accesso a programmi di formazione continua e la possibilità di lavorare su progetti significativi che hanno un impatto globale. Unirsi alla FAO significa contribuire a una missione importante mentre si lavora in una delle città più affascinanti del mondo.
Dettagli di contatto:
Team di recruiting di Food and Agriculture Organization of the United Nations
Consigli degli esperti StudySmarter🤫
Ecco come pensiamo che potresti ottenere Office Assistant (Administration)
✨Esplora le opportunità di stage e progetti temporanei
Nel settore pubblico, ci sono spesso bandi per progetti temporanei che possono rivelarsi una grande opportunità. Controlla i portali ufficiali delle amministrazioni locali o siti governativi dedicati per trovare posizioni a tempo determinato e progetti speciali.
✨Infilati nei gruppi di networking pubblico
Unisciti a gruppi o comunità locali che si concentrano sulla pubblica amministrazione. Partecipare a eventi pubblici o conferenze può aiutarti a fare rete con professionisti del settore e rimanere aggiornato sulle opportunità emergenti.
✨Utilizza i canali di recruitment della PA
Molte opportunità temporanee nel settore pubblico vengono pubblicizzate tramite canali specifici, come le piattaforme di recruitment della pubblica amministrazione. Iscriviti a questi canali e controlla frequentemente per non perdere l'occasione giusta per te.
✨Sii visibile con una presenza online
Crea un profilo LinkedIn professionale e partecipa a discussioni sui temi della pubblica amministrazione. Condividere articoli interessanti e commentare trend del settore può darti visibilità e attrarre l'attenzione di chi lavora in questo ambito, aumentando le possibilità di essere contattato per opportunità temporanee.
Pensiamo che ti servano queste competenze per eccellere come Office Assistant (Administration)
Alcuni consigli per la tua candidatura 🫡
Crea un CV mirato:Quando si tratta di ruolo nel settore pubblico, è fondamentale evidenziare esperienze e competenze specifiche che dimostrino le tue capacità nel servizio pubblico. Includi eventuali esperienze di volontariato o stage che possano mostrare il tuo impegno verso la comunità e la tua capacità di lavorare in team.
Lettera di presentazione con il cuore:Nella lettera di presentazione, raccontaci perché sei interessato a lavorare con Food and Agriculture Organization of the United Nations. Il settore pubblico apprezza la dedizione! Parla delle tue motivazioni e di come le tue esperienze precedenti possono contribuire a progetti che mirano al bene comune.
Documenti richiesti:Assicurati di includere eventuali documenti specifici richiesti per queste posizioni temporanee, come certificati di idoneità o dichiarazioni di vincoli legali. Il settore pubblico può avere requisiti particolari, quindi verifica sempre i dettagli.
Progetti e risultati:Se hai partecipato a progetti pubblici o iniziative della comunità, menzionali nel tuo CV. Soprattutto per un ruolo temporaneo, è importante dimostrare la tua capacità di produrre risultati e di avere un impatto positivo nel breve termine.
Come prepararti a un colloquio di lavoro presso Food and Agriculture Organization of the United Nations
✨Conosci le normative!
Nel settore della pubblica amministrazione, è fondamentale avere familiarità con le leggi e le normative pertinenti. Rivedi le recenti riforme o i cambiamenti nel settore in modo da chiedere di più durante il colloquio e dimostrare che sei aggiornato.
✨Focus su tasse e budgeting
Essendo un settore pubblico, preparati a rispondere a domande su budgeting e gestione delle risorse. Potrebbero chiederti di risolvere scenari pratici o casi di studio. Questo mostra che hai le competenze pratiche necessarie per ruoli temporanei dove risorse limitate potrebbero essere un tema ricorrente.
✨Parla della tua motivazione!
Poiché stai cercando un lavoro temporaneo, evidenzia la tua motivazione a fare esperienza e imparare all'interno della pubblica amministrazione. Condividi ciò che ti interessa di questo settore e perché vuoi contribuire, anche solo per un breve periodo.
✨Porta esempi pratici!
Siamo tutti d'accordo sul fatto che porteresti il tuo CV, ma cerca di avere pronte delle situazioni specifiche che dimostrino le tue capacità organizzative e interpersonali. Racconta di come hai gestito relazioni con il pubblico in contesti precedenti; questo è cruciale nel settore pubblico!
