In sintesi
- Mansioni: Support administrative functions and keep the office running smoothly.
- Azienda: FAO Headquarters in Rome, a diverse and inclusive workplace.
- Benefit: Fixed-term position with potential for extension and a collaborative environment.
- Altre informazioni: Opportunity to work in a multicultural team and develop essential skills.
- Perché questo lavoro: Gain valuable experience in a dynamic setting while contributing to meaningful projects.
- Qualifiche: Secondary school education and two years of relevant office support experience.
La retribuzione prevista è compresa tra 60000 - 80000 € per anno.
Job Description – Office Assistant (2601469)
Job Summary
The Office Assistant supports administrative and office functions in the Office of the Director, Projects Support Division (PSS) at FAO Headquarters in Rome, Italy.
The role contributes to the efficient operation of the work unit, including routine correspondence, call handling, information management, office logistics, travel arrangements, supplies and event support.
- Key Functions and Results
- Type, format and draft routine correspondence; collate tables, reports, presentations, publications and other documentation.
- Receive, screen and direct telephone calls and visitors; respond to routine internal and external enquiries or refer to appropriate contacts/units.
- Enter, retrieve, structure and update selected information and data from various sources; present results in standard format.
- Set up and maintain office files and reference systems according to standard procedures.
- Initiate, view and track administrative transactions in the computerized financial/travel/human resources systems.
- Support the organization and administration of meetings, workshops and events (arranging meeting rooms and other facilities).
- Assist with arranging travel: organize transport, logistics, accommodation, documents.
- Ensure availability of office supplies and appropriate maintenance of office equipment.
- Perform other duties as required.
- Candidate Assessment
- Education: Secondary School Education.
- Experience: Two years of relevant office support work.
- Languages: Working knowledge of English (proficiency level C) and intermediate knowledge of another FAO language (Arabic, Chinese, French, Russian or Spanish).
- IT Skills: Knowledge of MS Office, Internet and office technology equipment.
- Technical Skills
- Good knowledge of communication and documentation standards.
- Good knowledge of corporate computerized financial/travel/human resources systems and administrative procedures and policies.
- Good knowledge of the organizational structure.
Desirable Qualifications and Skills
- Experience in front office settings.
- Ability to develop and maintain plans for key administrative processes (human resources, travel and procurement).
- Ability to organize and analyse data, prepare graphs, tables and Power Point presentations.
- Advanced knowledge of Excel; Share Point and Power BI are assets.
- Good knowledge of meeting organisation and logistical arrangements, to assist in organising virtual, in‑presence and hybrid events.
- Demonstrated problem‑solving skills, and adaptability to maintain business continuity and accuracy during peak workload periods.
- Position Details
Primary Location: Rome, Italy Duration: Fixed‑term, one year with possibility of extension Type: Staff position – General Service
EEO Statement
FAO is committed to achieving workforce diversity in terms of gender, nationality, background and culture.
Qualified female applicants, qualified nationals of under‑represented Members and persons with disabilities are encouraged to apply.
All applicants are treated with the strictest confidentiality and will undergo rigorous reference and background checks.
#J-18808-Ljbffr
Office Assistant datore di lavoro: Food and Agriculture Organization of the United Nations
Lavorare come Assistente d'Ufficio presso la FAO a Roma offre un ambiente stimolante e collaborativo, dove il supporto amministrativo è fondamentale per il successo delle operazioni. La FAO promuove una cultura inclusiva e diversificata, con opportunità di crescita professionale e formazione continua, rendendo ogni giorno significativo e gratificante. Inoltre, la posizione in una delle città più belle del mondo aggiunge un valore unico all'esperienza lavorativa.
Dettagli di contatto:
Team di recruiting di Food and Agriculture Organization of the United Nations
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Ecco come pensiamo che potresti ottenere Office Assistant
✨Scopri le Opportunità tramite Concorsi Pubblici
Seguire attentamente i bandi di concorso è fondamentale per chi cerca un lavoro a tempo pieno nella pubblica amministrazione. Visita siti web ufficiali e portali dedicati ai concorsi per rimanere aggiornato sulle scadenze e i requisiti specifici.
✨Collegati con Professionisti del Settore
Partecipa a eventi e conferenze sul pubblico e amministrativo. Questi incontri possono offrirti l'opportunità di fare networking con professionisti del settore e ottenere informazioni preziose sui processi di selezione e sulle migliori pratiche.
✨Rendi Visibile il Tuo Interesse
Mostrare il tuo impegno per un ruolo nella pubblica amministrazione può fare la differenza. Considera di scrivere articoli o blog sui temi attuali del settore; dimostrirai così la tua competenza e passione per il campo.
✨Candidati Attraverso il Nostro Sito!
Non dimenticare di controllare il nostro sito per eventuali opportunità in Food and Agriculture Organization of the United Nations! Candidarti direttamente può darti un vantaggio competitivo e mostrare al datore di lavoro il tuo interesse specifico per l'organizzazione.
Pensiamo che ti servano queste competenze per eccellere come Office Assistant
Alcuni consigli per la tua candidatura 🫡
Fai risaltare le tue esperienze pertinenti:Quando prepari il tuo CV per il ruolo di Office Assistant in Food and Agriculture Organization of the United Nations, assicurati di evidenziare esperienze lavorative stabili e competenze amministrative. Includi ruoli che mostrano la tua abilità nell'interagire con il pubblico e nella gestione di pratiche burocratiche.
Cita i tuoi risultati quantificabili:Nel settore pubblico, è fondamentale dimostrare come le tue azioni abbiano avuto un impatto positivo. Utilizza numeri e statistiche per descrivere progetti passati o risultati ottenuti, in modo da rendere il tuo CV più convincente e misurabile.
Scrivi una lettera di presentazione motivante:Non dimenticare di includere una lettera di presentazione che non solo elenchi le tue qualifiche, ma spieghi anche perché sei appassionato del settore pubblico. Parla delle tue motivazioni nel voler contribuire al servizio pubblico in Food and Agriculture Organization of the United Nations e a migliorare la vita delle persone.
Includi attestati e formazioni rilevanti:Se hai corsi o certificati che dimostrano la tua preparazione per il ruolo in Food and Agriculture Organization of the United Nations, assicurati di menzionarli. Nel settore pubblico, un vasto bagaglio di formazione può fare la differenza, quindi fai un elenco di qualsiasi corso specifico o formazione che hai seguito.
Come prepararti a un colloquio di lavoro presso Food and Agriculture Organization of the United Nations
✨Conosci le norme e i regolamenti
Nel settore pubblico, è fondamentale avere una solida comprensione delle normative locali e nazionali. Fai un giro tra le leggi e i regolamenti che riguardano il tuo ruolo — mostrarsi informati può davvero fare la differenza in un colloquio con Food and Agriculture Organization of the United Nations.
✨Preparati per domande situazionali
Aspettati domande situazionali che valutino come affronti problemi pratici e decisioni etiche. Prendi spunto da esperienze passate per illustrare come gestiresti determinate situazioni che potrebbero emergere nel tuo ruolo in Food and Agriculture Organization of the United Nations.
✨Sottolinea il tuo impegno verso il servizio pubblico
Essendo un lavoro full-time nella pubblica amministrazione, dovresti evidenziare la tua motivazione e il tuo impegno al servizio della comunità. Parla delle tue esperienze che dimostrano il tuo interesse per il bene pubblico e come desideri contribuire a migliorare i servizi offerti.
✨Studia il contesto della struttura
Informati sulla storia, la missione e gli obiettivi di Food and Agriculture Organization of the United Nations. Questo ti permetterà di battere il ferro quando parlerai delle tue aspirazioni e di come il tuo profilo si allinea con le necessità dell'ente, dimostrando la tua dedizione e la tua preparazione.
