In sintesi
- Mansioni: Support the Director’s Office with administrative tasks and office management.
- Azienda: FAO, a global leader in food security and agriculture.
- Benefit: Fixed-term position with potential for extension and diverse work environment.
- Altre informazioni: Diverse workplace encouraging applications from all backgrounds.
- Perché questo lavoro: Gain valuable experience in a dynamic international organization while enhancing your skills.
- Qualifiche: Secondary school education and two years of relevant office support experience.
La retribuzione prevista è compresa tra 45000 - 60000 € per anno.
Overview
Office Assistant performs routine administrative transactions and office support for the Director’s Office, CFID, at FAO headquarters in Rome, Italy.
The position is fixed‑term for one year with possibility of extension.
Key Responsibilities
- Type, format and draft routine correspondence; collate tables, reports, presentations, publications and other documentation.
- Receive and direct telephone calls and visitors; screen and send e‑mails; respond to routine internal and external enquiries and refer to appropriate contacts/units.
- Enter, retrieve, structure and update selected information and data from various sources; present results in standard format.
- Set up and maintain office files and reference systems, including an e‑book for signatures.
- Initiate, view and track a variety of administrative transactions in the computerized financial, travel and human resources systems.
- Support the organization and administration of meetings, workshops and events, arranging rooms and facilities.
- Assist with arranging travel: transportation, logistics, accommodation and documents.
- Ensure availability of office supplies and proper maintenance of office equipment.
- Perform other duties as required.
- Supervision & Working Relationships
The Office Assistant reports to the Office Associate in the front‑office of the CFI Director.
They act independently on routine matters and consult with supervisors on new or complex issues.
They interact with colleagues across the unit and provide standard office support services.
Qualifications & Requirements
- Secondary school education.
- Two years of relevant experience in office support work.
- Working knowledge (proficiency – level C) of English.
- Knowledge of MS Office applications, Internet and office technology equipment.
- Good knowledge of the communication and documentation standards, corporate computerized financial, travel and human resources systems, and administrative procedures and policies.
- Good knowledge of the organizational structure.
- Nationality or valid work permit to reside within commuting distance of Rome.
Desirable Qualifications
- Knowledge of affiliate workforce hiring and travel corporate procedures.
- Experience in preparing and monitoring Letters of Agreement.
- Knowledge of CFI investment operations and partners.
- Working knowledge or limited knowledge of another FAO official language (Arabic, Chinese, French, Russian or Spanish).
EEO Statement
FAO is committed to achieving workforce diversity in terms of gender, nationality, background and culture.
Qualified female applicants, qualified nationals of non- and under-represented Members and persons with disabilities are encouraged to apply.
All selected candidates will undergo rigorous reference and background checks.
All applications are treated with strict confidentiality.
Additional Information
FAO does not charge a fee at any stage of the recruitment process.
Candidate selection is governed by FAO policies, including medical fitness, accreditation, residency/visa requirements and security clearances.
#J-18808-Ljbffr
Office Assistant datore di lavoro: FAO
L'Organizzazione delle Nazioni Unite per l'alimentazione e l'agricoltura (FAO) è un datore di lavoro eccezionale, offrendo un ambiente di lavoro stimolante e inclusivo presso la sua sede centrale a Roma. Con opportunità di crescita professionale e un forte impegno per la diversità e l'inclusione, FAO promuove una cultura collaborativa dove ogni dipendente può contribuire a missioni significative. Inoltre, la posizione di Assistente d'Ufficio offre un'esperienza unica in un contesto internazionale, con accesso a risorse e formazione continua per sviluppare competenze preziose nel settore amministrativo.
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Ecco come pensiamo che potresti ottenere Office Assistant
✨Rete Locale: Fatti Conoscere!
Per un ruolo temporaneo nelle risorse umane, niente è più efficace di far parte di reti locali. Partecipa a eventi di networking nella tua zona, come fiere del lavoro o incontri di settore. Potresti scoprire opportunità che non vengono pubblicizzate online!
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Pensiamo che ti servano queste competenze per eccellere come Office Assistant
Alcuni consigli per la tua candidatura 🫡
Mostra la tua passione per le risorse umane:Quando scrivi la tua lettera di presentazione, cerca di far trasparire la tua passione per il campo delle risorse umane. Potresti parlare delle esperienze che ti hanno motivato a intraprendere questa carriera, come stage o progetti universitari, e come questi ti abbiano insegnato l'importanza della gestione delle persone nelle aziende.
Includi competenze specifiche nel tuo CV:Ricorda di evidenziare nel tuo CV le competenze specifiche che sono cruciali per il ruolo di risorse umane, come la gestione delle relazioni interpersonali, la risoluzione dei conflitti e la conoscenza delle normative sul lavoro. Aggiungi anche eventuali corsi o certificazioni pertinenti che hai conseguito, come corsi di gestione delle risorse umane o formazione sulla diversità e inclusione.
Sii chiaro sulla tua disponibilità:Essendo un ruolo temporaneo, è essenziale che tu indichi chiaramente la tua disponibilità nel CV e nella lettera di presentazione. Fai sapere se hai già degli impegni o se sei totalmente libero, così potrai attirare l'attenzione di chi cerca flessibilità.
Candidati attraverso il nostro sito!:Non dimenticare di fare la tua candidatura direttamente sul nostro sito FAO! È il modo migliore per assicurarci di ricevere la tua richiesta in modo completo e di avere tutte le informazioni necessarie per fare la giusta scelta.
Come prepararti a un colloquio di lavoro presso FAO
✨Conosci il mondo delle HR
Prima dell'intervista con FAO, facciamo un bel ripasso su cosa significa lavorare nelle risorse umane. Focalizzati sulla comprensione delle tecniche di selezione e delle leggi del lavoro in Italia. Dimostra di conoscere le tendenze del settore e come queste possano influenzare la strategia di assunzione dell'azienda.
✨Evidenzia la tua adattabilità
Poiché il ruolo è temporaneo, è essenziale mostrare quanto sei flessibile e pronto ad affrontare nuove sfide. Preparati a condividere esempi di situazioni in cui hai dovuto adattarti rapidamente a un ambiente di lavoro o a delle nuove responsabilità. Questo farà evaporare qualsiasi dubbio su come ti integrerai nel team.
✨Porta il tuo 'toolkit' HR!
Fai in modo di avere a disposizione il tuo 'toolkit' con gli strumenti e le risorse utilizzati nelle risorse umane, come software di gestione delle candidature o strumenti di valutazione dei candidati. Durante l'intervista, potresti anche dover discutere del tuo approccio alla gestione dei conflitti e alla comunicazione con i dipendenti. Preparati a rispondere a domande pratiche su queste competenze.
✨Fai una buona impressione col tuo approccio
In un colloquio per un ruolo temporaneo, l'atteggiamento conta tanto quanto le competenze. Mostrati motivato e disposto a imparare, e non aver paura di fare domande su ciò che puoi fare per renderti utile fin da subito. Questo farà brillare il tuo profilo rispetto agli altri candidati.
