In sintesi
- Mansioni: Gestisci documenti e servizi per garantire un ambiente di lavoro efficiente e sicuro.
- Azienda: PAESEItalia, un'organizzazione innovativa con sede a Milano.
- Benefit: Stipendio competitivo, ticket pasto, e possibilità di lavoro remoto.
- Altre informazioni: Ottime opportunità di crescita professionale in un ambiente collaborativo.
- Perché questo lavoro: Unisciti a un team dinamico e contribuisci a migliorare i servizi aziendali.
- Qualifiche: Competenze in Excel e gestione documentale, esperienza preferita di un anno.
La retribuzione prevista è compresa tra 22500 - 22500 € per anno.
PAESEItalia – Sede Milano
LINGUE RICHIESTE: Italiano e inglese
TIPOLOGIA DI CONTRATTO: Contratto a tempo determinato (1 anno)
Full time: 38 ore a settimana
RAL: 22.500 € + Ticket pasto da 7 €
Possibilità di lavorare da remoto un giorno a settimana, dopo un periodo di formazione.
REQUISITI FONDAMENTALI:
- Capacità di utilizzare strumenti digitali (Excel, database) e competenze amministrative, tra cui la gestione scadenziari, archiviazione e aggiornamento documentazione.
DESCRIZIONE:
La figura di Property & Services Officer entra a far parte dell’Ufficio Servizi Generali della sede di Milano, un team che assicura la piena funzionalità degli spazi e dei servizi organizzativi, garantendo ambienti di lavoro sicuri, efficienti e conformi alla normativa.
Con un ruolo amministrativo, il/la Property & Services Officer gestisce i processi documentali e contabili dell’area, dalla cura degli adempimenti amministrativi legati alle strutture alla gestione del ciclo RDA (richieste di acquisto) nel gestionale, fino al monitoraggio dei flussi di cassa della carta assegnata all’ufficio.
A riporto diretto del/della Support Services Coordinator, supporta inoltre le attività operative e di coordinamento quotidiano dei servizi alle persone e della manutenzione, contribuendo alla gestione dei fornitori, alla pianificazione delle scadenze e alla produzione di analisi e reportistica a beneficio del team e dell’Organizzazione.
Il ruolo prevede anche un coinvolgimento nella supervisione della mobilità e della telefonia aziendale, nella gestione della Guest House e delle strutture ricettive di Milano, nonché nel supporto ai processi assicurativi e nella verifica preliminare di costi e fatture, garantendo ordine, accuratezza e compliance amministrativa in tutte le attività assegnate.
Principali compiti e responsabilità :
- Gestire il ciclo completo di RDA/ODA all’interno del gestionale dell’organizzazione;
- Aggiornare e monitorare scadenziari, documentazione amministrativa, pratiche locative, utenze e tributi relativi a tutte le strutture;
- Supervisionare l’esecuzione dei cronoprogrammi dei servizi (pulizie, rifornimenti, servizi di cortesia), verificando il rispetto delle tempistiche e segnalando eventuali criticità al/alla coordinatore/trice;
- Analizzare preventivi di forniture e piccoli interventi, supportando il processo di selezione dei fornitori;
- Gestire le attività operative e amministrative relative alla telefonia mobile e fissa (attivazioni, cessazioni, database), nonché alla mobilità aziendale (parco auto, noleggi, Telepass);
- Monitorare i fornitori dell’area Property & Services, garantendo continuità operativa, qualità del servizio e aggiornamento della documentazione contrattuale;
- Gestire l’ospitalità della Guest House e delle strutture ricettive di Milano, incluse prenotazioni, dotazioni, accoglienza e coordinamento dei servizi necessari;
- Supportare la gestione delle polizze assicurative Italia (auto, immobili, volontari, trasporti), inclusa la raccolta documentale e la comunicazione con le strutture interne;
- Aggiornare file di monitoraggio e supportare verifiche preliminari su fatture e costi ricorrenti dell’area Property & Services;
- Elaborare semplici analisi operative, reportistica e proposte di miglioramento da condividere con il/la responsabile del team;
- Gestire la rendicontazione e il cash flow della carta in dotazione all’ufficio.
REQUISITI RICHIESTI:
- Capacità di utilizzare strumenti digitali (Excel, database);
- Competenze amministrative: gestione scadenziari, archiviazione e aggiornamento documentazione;
- Conoscenza operativa dei servizi di sede (pulizie, rifornimenti, servizi di cortesia);
- Esperienza nel ruolo di almeno un anno viene considerata come un requisito preferenziale.
Completano il profilo ottime capacità organizzative quali precisione e problem solving, nonché buone capacità relazionali e orientamento al servizio.
Si informa che verranno contattate da un’agenzia di reclutamento partner esterna o dal team HR di EMERGENCY esclusivamente le persone il cui profilo risulti in linea con la posizione e che risponde ai requisiti richiesti.
Jr. Property & Services Officer datore di lavoro: EMERGENCY ONG Onlus
PAESEItalia è un datore di lavoro eccezionale, situato nel cuore di Milano, che offre un ambiente di lavoro stimolante e collaborativo. Con opportunità di crescita professionale e un forte impegno per il benessere dei dipendenti, la nostra cultura aziendale promuove l'equilibrio tra vita lavorativa e personale, inclusa la possibilità di lavorare da remoto. I nostri dipendenti beneficiano di un pacchetto retributivo competitivo, inclusi ticket pasto e un ambiente di lavoro sicuro e conforme alle normative.
Dettagli di contatto:
Team di recruiting di EMERGENCY ONG Onlus
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Ecco come pensiamo che potresti ottenere Jr. Property & Services Officer
✨Rete Locale: Fatti Conoscere!
Per un ruolo temporaneo nelle risorse umane, niente è più efficace di far parte di reti locali. Partecipa a eventi di networking nella tua zona, come fiere del lavoro o incontri di settore. Potresti scoprire opportunità che non vengono pubblicizzate online!
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Segui e interagisci con professionisti delle risorse umane su LinkedIn o in gruppi Facebook. Queste comunità sono spesso piene di informazioni su assunzioni temporanee e possono darti un vantaggio. Non avere paura di chiedere chiarimenti o consigli!
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Pensiamo che ti servano queste competenze per eccellere come Jr. Property & Services Officer
Alcuni consigli per la tua candidatura 🫡
Mostra la tua passione per le risorse umane:Quando scrivi la tua lettera di presentazione, cerca di far trasparire la tua passione per il campo delle risorse umane. Potresti parlare delle esperienze che ti hanno motivato a intraprendere questa carriera, come stage o progetti universitari, e come questi ti abbiano insegnato l'importanza della gestione delle persone nelle aziende.
Includi competenze specifiche nel tuo CV:Ricorda di evidenziare nel tuo CV le competenze specifiche che sono cruciali per il ruolo di risorse umane, come la gestione delle relazioni interpersonali, la risoluzione dei conflitti e la conoscenza delle normative sul lavoro. Aggiungi anche eventuali corsi o certificazioni pertinenti che hai conseguito, come corsi di gestione delle risorse umane o formazione sulla diversità e inclusione.
Sii chiaro sulla tua disponibilità :Essendo un ruolo temporaneo, è essenziale che tu indichi chiaramente la tua disponibilità nel CV e nella lettera di presentazione. Fai sapere se hai già degli impegni o se sei totalmente libero, così potrai attirare l'attenzione di chi cerca flessibilità .
Candidati attraverso il nostro sito!:Non dimenticare di fare la tua candidatura direttamente sul nostro sito EMERGENCY ONG Onlus! È il modo migliore per assicurarci di ricevere la tua richiesta in modo completo e di avere tutte le informazioni necessarie per fare la giusta scelta.
Come prepararti a un colloquio di lavoro presso EMERGENCY ONG Onlus
✨Conosci il mondo delle HR
Prima dell'intervista con EMERGENCY ONG Onlus, facciamo un bel ripasso su cosa significa lavorare nelle risorse umane. Focalizzati sulla comprensione delle tecniche di selezione e delle leggi del lavoro in Italia. Dimostra di conoscere le tendenze del settore e come queste possano influenzare la strategia di assunzione dell'azienda.
✨Evidenzia la tua adattabilitÃ
Poiché il ruolo è temporaneo, è essenziale mostrare quanto sei flessibile e pronto ad affrontare nuove sfide. Preparati a condividere esempi di situazioni in cui hai dovuto adattarti rapidamente a un ambiente di lavoro o a delle nuove responsabilità . Questo farà evaporare qualsiasi dubbio su come ti integrerai nel team.
✨Porta il tuo 'toolkit' HR!
Fai in modo di avere a disposizione il tuo 'toolkit' con gli strumenti e le risorse utilizzati nelle risorse umane, come software di gestione delle candidature o strumenti di valutazione dei candidati. Durante l'intervista, potresti anche dover discutere del tuo approccio alla gestione dei conflitti e alla comunicazione con i dipendenti. Preparati a rispondere a domande pratiche su queste competenze.
✨Fai una buona impressione col tuo approccio
In un colloquio per un ruolo temporaneo, l'atteggiamento conta tanto quanto le competenze. Mostrati motivato e disposto a imparare, e non aver paura di fare domande su ciò che puoi fare per renderti utile fin da subito. Questo farà brillare il tuo profilo rispetto agli altri candidati.
