In sintesi
- Mansioni: Support the Country Manager with admin duties, travel coordination, and sales data management.
- Azienda: MioDottore, part of Docplanner Group, revolutionizing healthcare across Europe and LATAM.
- Benefit: Competitive salary, smart working, health insurance, and wellness support.
- Altre informazioni: Dynamic international environment with growth opportunities in a hyper-growing company.
- Perché questo lavoro: Join a mission-driven team making healthcare more human and impactful.
- Qualifiche: 3+ years as an Executive Assistant or Office Manager; Excel and Google Workspace skills required.
MioDottore, part of Docplanner Group, with a mission to \"Helping people live longer, healthier lives\" is the world's largest healthcare platform, serving patients and healthcare ecosystems in 13 countries across Europe and LATAM.
We develop digital apps and software solutions for doctors, clinics, hospitals, and patients to streamline the healthcare process. Key features include free doctor reviews, instant online appointment booking, and a network of nearly 2 million healthcare professionals serving over 260,000 customers globally.
Backed by leading VCs like Goldman Sachs, One Peak Partners, Point Nine, and Target Global, MioDottore, counts more than 400 people motivated by the mission of making the healthcare experience more human
Your roleExecutive Assistant & Operations Specialist, you will support our Country Manager to ensure the smooth running of day-to-day operations. In this role, you will handle a variety of administrative duties, manage calendars, coordinate travels, and prepare expense reports. Your contributions will enhance the efficiency of the business, particularly by assisting with data collection and reporting for our sales department.
What you will do: Administrative Support- Act as a key point of contact between executives, employees, clients, and external partners.
- Prepare internal and external communications, including memos, meetings, emails, presentations, and reports.
- Managing our CEO's busy calendar, optimizing daily/weekly schedules for productivity and health (e.g., planning, trips, events) implementing time-saving strategies where possible
- Collaborate with sales managers to gather daily forecasts and review sales data, ensuring they’re always updated.
- Ensure the accuracy of sales reports and coordinate with the finance department on monthly commission checks.
- Taking care of last-minute special projects (e.g. product/company research, presentations, business modeling)
- Oversee office management needs, including inventory, supplies, and travel logistics.
- Support the Office Manager in its daily duties like managing suppliers and vendors
- Handle travel and accommodation arrangements
- Track and manage invoices, receipts, and expense reports.
- Managing a dynamic travel itinerary, taking into account time zones and multiple requirements
- You have at least 3 years of previous experience as an Executive Assistant, Office Manager, or similar role.
- You are proficient in Excel and Google Workspace. (you are able to use Pivot tables, graphs and complex formulas)
- You’re ready to interact with different and challenging stakeholders by anticipating their needs
- You know how to prioritize your tasks in a timely and efficient way.
- You’re able to handle meetings and docs both in Italian and English.
- You have a high level of discretion and confidentiality.
- Working in hyper-growing company within an international environment
- Compensation range 25-35K
- Smart Working 50%
- Ticket restaurant 8 Euro/Day
- Welfare up to € 1,200 for you and your family
- Health insurance to take care of your health
- Self-care platform: Access the Mental Well-being Ifeel platform because we believe mental health comes first
Executive Assistant & Operations Specialist datore di lavoro: DocPlanner
MioDottore è un datore di lavoro eccezionale, offrendo un ambiente di lavoro stimolante e internazionale, dove i dipendenti possono contribuire a una missione significativa: migliorare la vita delle persone attraverso l'innovazione nel settore sanitario. Con opportunità di crescita professionale, un pacchetto di benefici competitivo che include smart working, assicurazione sanitaria e un programma di benessere mentale, i membri del team sono supportati nel loro sviluppo personale e professionale. Lavorare a MioDottore significa essere parte di una comunità motivata e appassionata, impegnata a rendere l'esperienza sanitaria più umana e accessibile per tutti.
Consigli degli esperti StudySmarter🤫
Ecco come pensiamo che potresti ottenere Executive Assistant & Operations Specialist
✨Sfrutta le fiere del lavoro!
Le fiere del lavoro sono una grande occasione per incontrare faccia a faccia i rappresentanti del settore delle risorse umane. Porta con te una copia del tuo CV e preparati a parlare delle tue esperienze. È il modo perfetto per farti notare da aziende come DocPlanner!
✨Unisciti a gruppi di professionisti
Cerca comunità online e gruppi su LinkedIn dedicati alle risorse umane. Interagire in discussioni o forum specifici ti aiuterà a creare relazioni e a farti conoscere nel settore. Potresti anche scoprire opportunità nascoste che non vengono pubblicizzate!
✨Lavora sul tuo personal brand
In questo settore, la presenza online è fondamentale. Crea un profilo LinkedIn curato, condividi articoli sulle risorse umane e partecipa a webinar. Un buon personal brand può fare una grande differenza nella tua ricerca di lavoro!
✨Non dimenticare di candidarti tramite il nostro sito!
Quando trovi una posizione aperta in un'azienda che ti interessa, come DocPlanner, ricorda di presentare la tua candidatura attraverso il nostro sito. Ogni candidatura è importante e noi di StudySmarter siamo qui per supportarti in ogni passo del processo.
Alcuni consigli per la tua candidatura 🫡
Enfatizza le tue competenze relazionali:Nel settore delle risorse umane, le soft skills sono fondamentali. Assicurati di evidenziare le tue capacità comunicative, di negoziazione e di gestione dei conflitti nel tuo CV. Usa esempi concreti per dimostrare come hai applicato queste competenze in situazioni di lavoro precedenti.
Dimostra la tua familiarità con le normative:Essendo un ruolo in risorse umane, è importante avere una conoscenza delle normative sul lavoro e delle pratiche di gestione del personale. Aggiungi nel tuo CV eventuali corsi o certificazioni che hai ottenuto in materia. Questo può fare la differenza per DocPlanner!
Scrivi una lettera di presentazione appassionata:Raccontaci perché sei interessato a lavorare in questo campo e come pensi di contribuire a DocPlanner. Siamo a caccia di persone motivate, quindi mostra la tua passione per le risorse umane e il tuo desiderio di fare la differenza.
Fai brillare il tuo CV con risultati concreti:Quando parli delle tue esperienze lavorative, cerca di includere risultati misurabili e concreti. Ad esempio, se hai gestito un progetto di assunzione, menziona quanti candidati hai selezionato e come questo ha migliorato l'efficienza del team. Questo tipo di informazioni fa risaltare il tuo profilo!
Come prepararti a un colloquio di lavoro presso DocPlanner
✨Evidenzia le tue soft skills
Nel campo delle risorse umane, è fondamentale dimostrare le proprie soft skills, come la comunicazione, l'intelligenza emotiva e la gestione dei conflitti. Prepara alcuni esempi concreti da condividere durante il colloquio che mostrano come hai gestito situazioni difficili o come hai migliorato la comunicazione in team.
✨Conosci le tecniche di reclutamento
È importante avere familiarità con le diverse tecniche di reclutamento e selezione che potresti utilizzare nel tuo futuro lavoro. Rivedi le domande comportamentali o situazionali che potrebbero esserti poste e preparati a discutere strumenti HR come ATS (Applicant Tracking Systems) o tecniche d’intervista come il 'Structured Interviewing'.
✨Mostra la tua motivazione
Essendo un lavoro a tempo pieno, il tuo impegno e la tua motivazione contano tantissimo. Sii pronto a spiegare perché hai scelto le risorse umane come carriera e quali aspetti ti entusiasmano di più. Fai trasparire il tuo desiderio di contribuire alla crescita e allo sviluppo delle persone all'interno dell'azienda.
✨Prepara un piano di onboarding
Un buon modo per differenziarti è avere una visione su come potresti strutturare un piano di onboarding per i nuovi dipendenti. Questo mostra non solo la tua preparazione, ma anche la tua capacità di pensare proattivamente. Fai ricerche sulle pratiche di onboarding efficaci e sii pronto a condividere idee su come migliorare l'integrazione dei nuovi membri nel team di DocPlanner.
