In sintesi
- Mansioni: Support HR, compliance, and sustainability initiatives while ensuring smooth operations.
- Azienda: Cook, a global family-owned company dedicated to improving patient care since 1963.
- Benefit: Competitive salary, health benefits, flexible work options, and growth opportunities.
- Altre informazioni: Dynamic work environment with a focus on collaboration and continuous learning.
- Perché questo lavoro: Join a purpose-driven team making a positive impact in healthcare and sustainability.
- Qualifiche: Bachelor's degree and experience in HR or compliance; strong communication skills required.
La retribuzione prevista è compresa tra 60000 - 80000 € per anno.
Why Join Us
Why You’ll Love Working at Cook At Cook, we believe in taking care of our people so they can take care of others.
As a global, family-ownedcompany that has been improving patients’ lives since 1963, we’re committed to doing business with integrity and making a positive impact in the communities where we live and work.
We’re guided by strong ethical standards and core values, and we believe the best ideas come from creating solutions together.
Ourcompanyculture values every voice, brings togetherinclusiveteams who collaborate well, and encourages learning and innovation.
When you join Cook, you’re not just starting a job, you’re building a career with purpose, in a company that invests in you.
What You Can Expect at Cook These are some ways we support our people across Cook:
Meaningful work & strong values: Contribute to improving patient care globally in a company known for high ethical standards and integrity.
Competitive rewards & security: Competitive, performance‑related compensation and benefits that support your health and financial wellbeing.
Flexibility& time off: Paid time off, holidays, and hybrid or remote work options for manyjobs, where possible.
Growth&development: Learning opportunities, educational assistance, and development programs to help you grow your skills and career.
Wellbeing & community: Health and wellness initiatives, social activities, and community engagement that help you feel connected and supported.
Benefits and programs vary by country and job. Ourrecruiterscan provide more information about the specific benefits and programs available in your location.
Overview
The Administrative Coordinator provides administrative and coordination support across compliance, HR administration, legal, and health and safety activities, helping to ensure the smooth day‑to‑day operation of these functions.
The role supports compliance with Italian regulations and works closely with Sustainability initiatives to coordinate related administrative processes.
Acting as a key point of contact between local operations, Managing Directors, external advisors, and global departments, the Administrative Coordinator facilitates communication, coordinates administrative activities, and helps ensure that business processes are completed accurately, efficiently, and in line with company policies and local requirements.
Regular attendance at the office is required in accordance with business needs.
Responsibilities
- General Affairs & HR Administration
- Support local employee benefits programmes in collaboration with HR, payroll provider and external benefit providers.
- Support HR function with the preparation and administration of employment documentation.
- Ensure compliance with Italian Health & Safety legislation by coordinating with external consultants, including the RSPP, Radiation Protection Expert, and Competent Doctor.
- Prepare employee accreditation and authorisation documentation required for access to hospitals and customer sites.
- Manage and monitor the company's Certified Email (PEC) mailbox, ensuring the timely processing and distribution of internal and external communications.
- Legal & Compliance
- Support the implementation and ongoing maintenance of local governance and compliance frameworks in accordance with Italian legislation, including Legislative Decree 231/2001 and Anti‑Bribery Law 190/2012, in collaboration with Legal and Ethics & Compliance teams.
- Coordinate and support activities relating to Supervisory Body (Organismo di Vigilanza) meetings, audits, and inspections, ensuring the timely preparation of required documentation.
- Monitor changes in relevant legislation, regulatory requirements, and industry best practices, keeping local leadership informed of potential business impacts.
- Partner with the Governance & Contracts team to support the preparation, review, and administration of local agency and distribution agreements.
- Sustainability & Development
- Monitor developments in sustainability legislation, environmental regulations, and ESG best practices to ensure ongoing compliance and identify opportunities for improvement.
- Gather and analyse feedback from employees, customers, and industry associations to support the development of sustainability initiatives.
- Identify and recommend sustainability projects aligned with the United Nations Sustainable Development Goals (SDGs).
- Promote a culture of continuous improvement by supporting local sustainability programmes and cross‑functional initiatives.
- Fleet Management
- Manage the company vehicle fleet, including vehicle allocation, leasing contracts, renewals, and end‑of‑lease returns.
- Act as the primary point of contact with the leasing provider (Ayvens), negotiating terms and ensuring cost‑effective fleet solutions.
- Monitor fleet performance, including vehicle utilisation, maintenance schedules, servicing, and insurance coverage.
- Ensure full compliance with local legislation, health and safety requirements, and company fleet policies.
- Prepare regular fleet reports and provide data‑driven insights and recommendations to improve operational efficiency, optimise costs, and support informed decision‑making.
- Collaborate with internal stakeholders and external suppliers to ensure the effective and seamless management of fleet operations.
Qualifications
- Bachelor’s degree in business administration, legal, or a related field.
- Strong knowledge of Italian tax, accounting, and employment legislation.
- Previous experience in HR administration and/or compliance roles within multinational environments.
- Excellent organizational, communication, and stakeholder management skills.
- Proven ability to collaborate effectively across cross‑functional global teams and with external advisors.
- Proactive, detail‑oriented mindset with a strong interest in sustainability, process improvement, and continuous learning.
- Fluent Italian with an excellent command of spoken and written English.
- #J-18808-Ljbffr
Administrative Coordinator datore di lavoro: Cook Medical Incorporated
Unisciti a Cook, un'azienda globale a conduzione familiare che si impegna a migliorare la vita dei pazienti dal 1963. Offriamo un ambiente di lavoro inclusivo e collaborativo, dove ogni voce è ascoltata e valorizzata. Con opportunità di crescita professionale, programmi di benessere e un forte impegno verso l'etica e la sostenibilità, lavorare come Coordinatore Amministrativo presso la nostra sede in Italia significa contribuire a un lavoro significativo in un contesto che investe nel tuo futuro.
Dettagli di contatto:
Team di recruiting di Cook Medical Incorporated
Consigli degli esperti StudySmarter🤫
Ecco come pensiamo che potresti ottenere Administrative Coordinator
✨Sfrutta le fiere del lavoro!
Le fiere del lavoro sono una grande occasione per incontrare faccia a faccia i rappresentanti del settore delle risorse umane. Porta con te una copia del tuo CV e preparati a parlare delle tue esperienze. È il modo perfetto per farti notare da aziende come Cook Medical Incorporated!
✨Unisciti a gruppi di professionisti
Cerca comunità online e gruppi su LinkedIn dedicati alle risorse umane. Interagire in discussioni o forum specifici ti aiuterà a creare relazioni e a farti conoscere nel settore. Potresti anche scoprire opportunità nascoste che non vengono pubblicizzate!
✨Lavora sul tuo personal brand
In questo settore, la presenza online è fondamentale. Crea un profilo LinkedIn curato, condividi articoli sulle risorse umane e partecipa a webinar. Un buon personal brand può fare una grande differenza nella tua ricerca di lavoro!
✨Non dimenticare di candidarti tramite il nostro sito!
Quando trovi una posizione aperta in un'azienda che ti interessa, come Cook Medical Incorporated, ricorda di presentare la tua candidatura attraverso il nostro sito. Ogni candidatura è importante e noi di StudySmarter siamo qui per supportarti in ogni passo del processo.
Pensiamo che ti servano queste competenze per eccellere come Administrative Coordinator
Alcuni consigli per la tua candidatura 🫡
Enfatizza le tue competenze relazionali:Nel settore delle risorse umane, le soft skills sono fondamentali. Assicurati di evidenziare le tue capacità comunicative, di negoziazione e di gestione dei conflitti nel tuo CV. Usa esempi concreti per dimostrare come hai applicato queste competenze in situazioni di lavoro precedenti.
Dimostra la tua familiarità con le normative:Essendo un ruolo in risorse umane, è importante avere una conoscenza delle normative sul lavoro e delle pratiche di gestione del personale. Aggiungi nel tuo CV eventuali corsi o certificazioni che hai ottenuto in materia. Questo può fare la differenza per Cook Medical Incorporated!
Scrivi una lettera di presentazione appassionata:Raccontaci perché sei interessato a lavorare in questo campo e come pensi di contribuire a Cook Medical Incorporated. Siamo a caccia di persone motivate, quindi mostra la tua passione per le risorse umane e il tuo desiderio di fare la differenza.
Fai brillare il tuo CV con risultati concreti:Quando parli delle tue esperienze lavorative, cerca di includere risultati misurabili e concreti. Ad esempio, se hai gestito un progetto di assunzione, menziona quanti candidati hai selezionato e come questo ha migliorato l'efficienza del team. Questo tipo di informazioni fa risaltare il tuo profilo!
Come prepararti a un colloquio di lavoro presso Cook Medical Incorporated
✨Evidenzia le tue soft skills
Nel campo delle risorse umane, è fondamentale dimostrare le proprie soft skills, come la comunicazione, l'intelligenza emotiva e la gestione dei conflitti. Prepara alcuni esempi concreti da condividere durante il colloquio che mostrano come hai gestito situazioni difficili o come hai migliorato la comunicazione in team.
✨Conosci le tecniche di reclutamento
È importante avere familiarità con le diverse tecniche di reclutamento e selezione che potresti utilizzare nel tuo futuro lavoro. Rivedi le domande comportamentali o situazionali che potrebbero esserti poste e preparati a discutere strumenti HR come ATS (Applicant Tracking Systems) o tecniche d’intervista come il 'Structured Interviewing'.
✨Mostra la tua motivazione
Essendo un lavoro a tempo pieno, il tuo impegno e la tua motivazione contano tantissimo. Sii pronto a spiegare perché hai scelto le risorse umane come carriera e quali aspetti ti entusiasmano di più. Fai trasparire il tuo desiderio di contribuire alla crescita e allo sviluppo delle persone all'interno dell'azienda.
✨Prepara un piano di onboarding
Un buon modo per differenziarti è avere una visione su come potresti strutturare un piano di onboarding per i nuovi dipendenti. Questo mostra non solo la tua preparazione, ma anche la tua capacità di pensare proattivamente. Fai ricerche sulle pratiche di onboarding efficaci e sii pronto a condividere idee su come migliorare l'integrazione dei nuovi membri nel team di Cook Medical Incorporated.
