In sintesi
- Mansioni: Fornire supporto amministrativo e organizzativo al Senior Vice President e al team di leadership.
- Azienda: Chiesi, un gruppo biopharmaceutico internazionale con 90 anni di esperienza.
- Benefit: Salario competitivo, assistenza sanitaria, lavoro flessibile e opportunità di sviluppo professionale.
- Altre informazioni: Ambiente dinamico con eccellenti opportunità di crescita professionale.
- Perché questo lavoro: Unisciti a un team che promuove un mondo più sano e innovativo.
- Qualifiche: Esperienza come assistente esecutivo o ruoli simili, fluente in italiano e inglese.
La retribuzione prevista è compresa tra 39000 - 39000 € per anno.
Location: parma, IT
About usChiesi is an international research-focused biopharmaceutical group with 90 years’ experience, operating in more than 30 countries, with its Headquarter in Parma, Italy. More than 8,000 employees across the group are united by a singular purpose: promoting a healthier world for our people, patients, and the planet. This is what drives us as we research, develop, and market innovative drugs across our main therapeutic areas. Discover more here.
At Chiesi we are thinking generations ahead, driving sustainable innovation with purpose. This fosters a culture of reliability, transparency, and ethical behaviour at every level. As a Benefit Corporation and a certified B Corp, we have embedded sustainability in our bylaws and continuously measure our impact.
Diversity and inclusion are at the heart of who we are. We believe our differences make us stronger. We are a vibrant ecosystem of passionate, talented individuals united by strong values, each bringing unique perspectives that help us to continuously challenge the status quo for the better.
Global Technical Operations & SupplyGlobal Technical Operations & Supply (Global TechOp&S) is Chiesi’s global manufacturing and supply area, responsible for ensuring consistent, outstanding quality, service and value across our end‑to‑end supply chain. Global TechOp&S oversees the entire lifecycle of the drug: from process optimization and industrialization, to manufacturing, engineering, quality oversight, and supply chain management. Throughout this journey, Operational Excellence drives continuous improvement. This end‑to‑end model is powered by our four manufacturing sites - Parma (IT), Blois (FR), Santana de Parnaíba (BR), and Nerviano (IT) - together with our Virtual Plant network of external partners.
This is what you will doProvide high-level administrative, organizational and operational support to the Senior Vice President, Manufacturing & Engineering and the Global Engineering Leadership Team.
The role is responsible for ensuring efficient day-to-day operations, supporting governance activities, coordinating administrative processes, monitoring cost centers and headcount data, and facilitating communication across internal and external stakeholders.
You will be responsible forExecutive Support
- Manage the calendar of the Senior Vice President, Manufacturing & Engineering, ensuring effective prioritization of meetings and activities.
- Coordinate internal and external meetings, workshops, leadership events and business reviews.
- Prepare agendas, presentations, meeting materials and pre-read documentation.
- Track actions and follow-up activities arising from leadership meetings.
- Support the Senior Vice President and Leadership Team in managing communications and organizational activities.
Office Management & Administration
- Organize business travel, accommodation and related logistics.
- Manage travel expense reports and related documentation.
- Support document management and filing activities.
- Coordinate team meetings, workshops and events.
SAP & Procurement Support
- Create and manage Purchase Requisitions (PR) within SAP.
- Coordinate Service Entry Sheets (SES), purchase orders and invoice-related activities.
- Liaise with Procurement, Finance and suppliers to ensure timely processing of requests.
- Monitor open purchase requests and ensure proper follow-up.
- Support contract and supplier administration activities when required.
Budget & Cost Control Support
- Support monitoring and reporting of the Global Manufacturing & Engineering Opex budget.
- Maintain and update budget tracking files and cost center reports.
- Prepare regular reports and analyses to support management decision-making.
- Monitor expenditures and identify variances against budget.
- Coordinate with Industrial Controlling and Finance on cost center-related activities.
Governance & Cross-Functional Coordination
- Support governance processes within Global Manufacturing & Engineering.
- Ensure proper coordination between Global Manufacturing & Engineering and TechOp&S governance routines.
- Support transversal projects and initiatives across different functions and sites.
- Ensure timely collection, consolidation and distribution of information required by leadership.
Reporting & Data Analysis
- Prepare reports, dashboards and presentations using Excel and PowerPoint.
- Analyze and consolidate data from different sources.
- Maintain tracking tools and databases.
- Support management reporting activities and preparation of executive presentations.
- At least 6 months of experience in Executive Assistant, Office Manager, Administrative Coordinator or similar roles.
- Fluent Italian and English
- Ability to manage multiple priorities in a dynamic international environment.
- Strong organizational skills
- Stakeholder Management & Communication
- Problem Solving, Proactivity & Attention to Detail
- Knowledge of SAP
- Knowledge Excel and PowerPoint
- Proven experience supporting senior leaders in an international environment.
- Experience managing complex calendars, meetings and business priorities.
- Experience with procurement and administrative processes.
- Experience in cost centers tracking and reporting activities
The minimum salary for this role is €39.000, aligned to our established salary framework. The final offer will reflect the candidate’s skills, experience, qualifications and internal equity considerations.
What we offerNo matter where your path starts at Chiesi, it leads to inspiring possibilities. Your future is our focus, and we are committed to nurturing your development in our dynamic, friendly environment with access to resources and training every step of the way.
We provide top-class benefits, including comprehensive healthcare programs, work-life balance initiatives, and robust relocation support. Our salary package is competitive, comprising a basic salary, performance bonuses, and benefits benchmarked against the external market. Additionally, we offer flexible working arrangements, remote work options, and tax assistance services for foreign colleagues, all designed to help you thrive.
BenefitsIn addition, we offer a comprehensive benefits package including pension, private medical insurance, wellbeing programme, flexible benefits programme…
Chiesi is an equal opportunity employer committed to hiring a diverse workforce at all levels of our business. All qualified applicants receive consideration for employment based on attitude and merit, without regard to race, national origin, age, sex, religion, disability, sexual orientation, marital status, military status, gender identity or expression, or any other basis protected by applicable laws. This policy applies to all aspects of employment, including hiring, transfer, promotion, compensation, eligibility for benefits, and termination.
#J-18808-LjbffrExecutive Assistant & Office Manager - Temporary datore di lavoro: Chiesi Farmaceutici S.p.A.
Chiesi è un datore di lavoro eccezionale, situato a Parma, dove la cultura aziendale si basa su valori di sostenibilità, diversità e inclusione. Offriamo opportunità di crescita professionale in un ambiente dinamico e collaborativo, con accesso a programmi di formazione e benefit competitivi, tra cui assistenza sanitaria completa e opzioni di lavoro flessibile. Unirsi a noi significa contribuire a una missione significativa per un mondo più sano, mentre si lavora in un team di talenti appassionati e motivati.
Dettagli di contatto:
Team di recruiting di Chiesi Farmaceutici S.p.A.
Consigli degli esperti StudySmarter🤫
Ecco come pensiamo che potresti ottenere Executive Assistant & Office Manager - Temporary
✨Rete Locale: Fatti Conoscere!
Per un ruolo temporaneo nelle risorse umane, niente è più efficace di far parte di reti locali. Partecipa a eventi di networking nella tua zona, come fiere del lavoro o incontri di settore. Potresti scoprire opportunità che non vengono pubblicizzate online!
✨Collegati con Professionisti HR
Segui e interagisci con professionisti delle risorse umane su LinkedIn o in gruppi Facebook. Queste comunità sono spesso piene di informazioni su assunzioni temporanee e possono darti un vantaggio. Non avere paura di chiedere chiarimenti o consigli!
✨Siti di Lavoro Specializzati
Visita siti web dedicati a lavori temporanei, come piattaforme freelance o agenzie di lavoro interinale. Spesso hanno opportunità di HR che non troveresti altrove. Assicurati di creare un profilo accattivante e attiva le notifiche per non perderti nessuna offerta!
✨Candidati Diretto con Noi
Non dimenticare che possiamo aiutarti a trovare il tuo prossimo ruolo! Dai un'occhiata al nostro sito Chiesi Farmaceutici S.p.A. per opportunità temporanee nelle risorse umane. Candidati direttamente: potrebbe essere il tuo biglietto per un'esperienza interessante!
Pensiamo che ti servano queste competenze per eccellere come Executive Assistant & Office Manager - Temporary
Alcuni consigli per la tua candidatura 🫡
Mostra la tua passione per le risorse umane:Quando scrivi la tua lettera di presentazione, cerca di far trasparire la tua passione per il campo delle risorse umane. Potresti parlare delle esperienze che ti hanno motivato a intraprendere questa carriera, come stage o progetti universitari, e come questi ti abbiano insegnato l'importanza della gestione delle persone nelle aziende.
Includi competenze specifiche nel tuo CV:Ricorda di evidenziare nel tuo CV le competenze specifiche che sono cruciali per il ruolo di risorse umane, come la gestione delle relazioni interpersonali, la risoluzione dei conflitti e la conoscenza delle normative sul lavoro. Aggiungi anche eventuali corsi o certificazioni pertinenti che hai conseguito, come corsi di gestione delle risorse umane o formazione sulla diversità e inclusione.
Sii chiaro sulla tua disponibilità:Essendo un ruolo temporaneo, è essenziale che tu indichi chiaramente la tua disponibilità nel CV e nella lettera di presentazione. Fai sapere se hai già degli impegni o se sei totalmente libero, così potrai attirare l'attenzione di chi cerca flessibilità.
Candidati attraverso il nostro sito!:Non dimenticare di fare la tua candidatura direttamente sul nostro sito Chiesi Farmaceutici S.p.A.! È il modo migliore per assicurarci di ricevere la tua richiesta in modo completo e di avere tutte le informazioni necessarie per fare la giusta scelta.
Come prepararti a un colloquio di lavoro presso Chiesi Farmaceutici S.p.A.
✨Conosci il mondo delle HR
Prima dell'intervista con Chiesi Farmaceutici S.p.A., facciamo un bel ripasso su cosa significa lavorare nelle risorse umane. Focalizzati sulla comprensione delle tecniche di selezione e delle leggi del lavoro in Italia. Dimostra di conoscere le tendenze del settore e come queste possano influenzare la strategia di assunzione dell'azienda.
✨Evidenzia la tua adattabilità
Poiché il ruolo è temporaneo, è essenziale mostrare quanto sei flessibile e pronto ad affrontare nuove sfide. Preparati a condividere esempi di situazioni in cui hai dovuto adattarti rapidamente a un ambiente di lavoro o a delle nuove responsabilità. Questo farà evaporare qualsiasi dubbio su come ti integrerai nel team.
✨Porta il tuo 'toolkit' HR!
Fai in modo di avere a disposizione il tuo 'toolkit' con gli strumenti e le risorse utilizzati nelle risorse umane, come software di gestione delle candidature o strumenti di valutazione dei candidati. Durante l'intervista, potresti anche dover discutere del tuo approccio alla gestione dei conflitti e alla comunicazione con i dipendenti. Preparati a rispondere a domande pratiche su queste competenze.
✨Fai una buona impressione col tuo approccio
In un colloquio per un ruolo temporaneo, l'atteggiamento conta tanto quanto le competenze. Mostrati motivato e disposto a imparare, e non aver paura di fare domande su ciò che puoi fare per renderti utile fin da subito. Questo farà brillare il tuo profilo rispetto agli altri candidati.
