In sintesi
- Mansioni: Gestisci l'ufficio esecutivo e coordina comunicazioni e processi decisionali.
- Azienda: Azienda innovativa con un ambiente di lavoro dinamico e collaborativo.
- Benefit: Retribuzione competitiva, opportunità di crescita e un ruolo centrale nell'organizzazione.
- Altre informazioni: Ambiente professionale con visibilità e interfacce diverse.
- Perché questo lavoro: Sii parte della strategia aziendale e lavora a stretto contatto con la direzione.
- Qualifiche: Esperienza come assistente esecutivo e ottime capacità organizzative.
La retribuzione prevista è compresa tra 63000 - 77000 € per anno.
Für unseren Kunden suchen wir eine erfahrene und strukturierte Persönlichkeit als Executive Office Manager (m/w/d), die das Executive Office als zentrale Schnittstelle zwischen Geschäftsführung, Gesellschaftsorganen, Unternehmensbereichen und externen institutionellen Ansprechpartnern mitgestaltet. Dabei geht es ausdrücklich um mehr als klassische Assistenz: Sie übernehmen eine zentrale Rolle in der Koordination, organisatorischen Steuerung, Unterstützung von Entscheidungsprozessen und institutionellen Kommunikation und arbeiten eng mit unserem Generaldirektor und den verschiedenen Unternehmensbereichen zusammen.
Ihre Aufgaben:
- Unterstützung der Geschäftsführung
- Planung und Koordination der Agenda des Generaldirektors mit Blick auf strategische Prioritäten
- Organisation von Meetings, Sitzungen, institutionellen Terminen und Geschäftsreisen
- Steuerung der internen und externen Kommunikation, einschließlich institutioneller Korrespondenz und PEC
- Erstellung und Überarbeitung von Präsentationen, Berichten, Schreiben und Informationsunterlagen
- Koordination und Nachverfolgung von Anfragen, Aufgaben und Fristen der Geschäftsführung
- Sicherstellung des Follow-ups von Entscheidungen der Geschäftsführung und der Gesellschaftsorgane
- Koordination von Governance & Gesellschaftsorganen
- Organisation und Koordination von Verwaltungsratssitzungen und Gesellschafterversammlungen
- Koordination des Management Committee sowie weiterer interner Komitees
- Verwaltung der entsprechenden Dokumentations- und Genehmigungsprozesse
- Sicherstellung der ordnungsgemäßen Aufbewahrung, Archivierung und Nachverfolgung offizieller Unternehmensdokumente
- Dokumentenmanagement & Organisation
- Verantwortung für zentrale Unternehmensregister und Dokumentationsprozesse
- Pflege und Weiterentwicklung des physischen und digitalen Unternehmensarchivs
- Koordination administrativer und organisatorischer Aufgaben im Auftrag der Geschäftsführung
- Unterstützung bei Prozessen rund um Business Continuity und die entsprechende Dokumentation
- Institutionelle Kommunikation
- Unterstützung bei der institutionellen Kommunikation in enger Abstimmung mit der Geschäftsführung
- Mitwirkung bei Pressemitteilungen, Informationsschreiben, Präsentationen und Kommunikationsmaterialien
- Unterstützung bei der Organisation von Veranstaltungen und Treffen mit Investoren, Behörden, öffentlichen Einrichtungen, Verbänden und Geschäftspartnern
- Beobachtung und Aufbereitung strategisch relevanter Entwicklungen
- Sicherstellung eines professionellen und konsistenten Außenauftritts in Zusammenarbeit mit Sales & Marketing
Ihr Profil:
- Abgeschlossenes Studium, idealerweise in Wirtschaftswissenschaften, Rechtswissenschaften, Sprachwissenschaften oder einem vergleichbaren Bereich
- Mindestens 5 Jahre Berufserfahrung als Executive Assistant, Management Assistant, Assistenz der Geschäftsführung oder in einer vergleichbaren koordinierenden Funktion
- Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten sowie ein sehr gutes Gespür für Prioritäten und Fristen
- Hervorragende Kommunikations- und Sozialkompetenzen
- Strukturierte, präzise, zuverlässige und diskrete Arbeitsweise
- Selbstständigkeit sowie ein hohes Verantwortungsbewusstsein
- Sehr gute Fähigkeiten in der Erstellung und Überarbeitung professioneller Dokumente und Geschäftskorrespondenz
- Sicherer Umgang mit Microsoft 365 und idealerweise Erfahrung mit Dokumentenmanagementsystemen
- Sehr gute Deutsch- und Italienischkenntnisse; gute Englischkenntnisse von Vorteil
- Professionelles, kooperatives und lösungsorientiertes Auftreten im Umgang mit unterschiedlichen internen und externen Ansprechpartnern
Was das Unternehmen bietet:
- Eine zentrale und bereichsübergreifende Position in engem Austausch mit der Geschäftsführung
- Die Möglichkeit, Entscheidungs-, Organisations- und Governance-Prozesse des Unternehmens aus nächster Nähe kennenzulernen und aktiv mitzugestalten
- Ein dynamisches, professionelles und kollegiales Arbeitsumfeld
- Eine verantwortungsvolle Position mit hoher Sichtbarkeit und vielfältigen Schnittstellen im Unternehmen
- Einstufung in die 1. oder 2. Ebene des CCNL Commercio e Terziario
- Eine attraktive Vergütung, die sich an der Erfahrung und den Kompetenzen der ausgewählten Person orientiert
Executive Office Manager (m/w/d) datore di lavoro: Business Pool
Business Pool è un datore di lavoro eccellente che offre un ambiente di lavoro dinamico e in continua evoluzione nella splendida Valle Isarco. Con orari flessibili e opportunità di smart working, i dipendenti possono godere di un equilibrio tra vita professionale e personale, mentre ricevono supporto per la loro crescita professionale attraverso formazione continua e sviluppo delle competenze. Unisciti a noi per contribuire a un team dedicato alla consulenza del lavoro e all'elaborazione delle paghe, dove ogni giorno porta nuove sfide e soddisfazioni.
Consigli degli esperti StudySmarter🤫
Ecco come pensiamo che potresti ottenere Executive Office Manager (m/w/d)
✨Sfrutta le fiere del lavoro!
Le fiere del lavoro sono una grande occasione per incontrare faccia a faccia i rappresentanti del settore delle risorse umane. Porta con te una copia del tuo CV e preparati a parlare delle tue esperienze. È il modo perfetto per farti notare da aziende come Business Pool!
✨Unisciti a gruppi di professionisti
Cerca comunità online e gruppi su LinkedIn dedicati alle risorse umane. Interagire in discussioni o forum specifici ti aiuterà a creare relazioni e a farti conoscere nel settore. Potresti anche scoprire opportunità nascoste che non vengono pubblicizzate!
✨Lavora sul tuo personal brand
In questo settore, la presenza online è fondamentale. Crea un profilo LinkedIn curato, condividi articoli sulle risorse umane e partecipa a webinar. Un buon personal brand può fare una grande differenza nella tua ricerca di lavoro!
✨Non dimenticare di candidarti tramite il nostro sito!
Quando trovi una posizione aperta in un'azienda che ti interessa, come Business Pool, ricorda di presentare la tua candidatura attraverso il nostro sito. Ogni candidatura è importante e noi di StudySmarter siamo qui per supportarti in ogni passo del processo.
Pensiamo che ti servano queste competenze per eccellere come Executive Office Manager (m/w/d)
Alcuni consigli per la tua candidatura 🫡
Enfatizza le tue competenze relazionali:Nel settore delle risorse umane, le soft skills sono fondamentali. Assicurati di evidenziare le tue capacità comunicative, di negoziazione e di gestione dei conflitti nel tuo CV. Usa esempi concreti per dimostrare come hai applicato queste competenze in situazioni di lavoro precedenti.
Dimostra la tua familiarità con le normative:Essendo un ruolo in risorse umane, è importante avere una conoscenza delle normative sul lavoro e delle pratiche di gestione del personale. Aggiungi nel tuo CV eventuali corsi o certificazioni che hai ottenuto in materia. Questo può fare la differenza per Business Pool!
Scrivi una lettera di presentazione appassionata:Raccontaci perché sei interessato a lavorare in questo campo e come pensi di contribuire a Business Pool. Siamo a caccia di persone motivate, quindi mostra la tua passione per le risorse umane e il tuo desiderio di fare la differenza.
Fai brillare il tuo CV con risultati concreti:Quando parli delle tue esperienze lavorative, cerca di includere risultati misurabili e concreti. Ad esempio, se hai gestito un progetto di assunzione, menziona quanti candidati hai selezionato e come questo ha migliorato l'efficienza del team. Questo tipo di informazioni fa risaltare il tuo profilo!
Come prepararti a un colloquio di lavoro presso Business Pool
✨Evidenzia le tue soft skills
Nel campo delle risorse umane, è fondamentale dimostrare le proprie soft skills, come la comunicazione, l'intelligenza emotiva e la gestione dei conflitti. Prepara alcuni esempi concreti da condividere durante il colloquio che mostrano come hai gestito situazioni difficili o come hai migliorato la comunicazione in team.
✨Conosci le tecniche di reclutamento
È importante avere familiarità con le diverse tecniche di reclutamento e selezione che potresti utilizzare nel tuo futuro lavoro. Rivedi le domande comportamentali o situazionali che potrebbero esserti poste e preparati a discutere strumenti HR come ATS (Applicant Tracking Systems) o tecniche d’intervista come il 'Structured Interviewing'.
✨Mostra la tua motivazione
Essendo un lavoro a tempo pieno, il tuo impegno e la tua motivazione contano tantissimo. Sii pronto a spiegare perché hai scelto le risorse umane come carriera e quali aspetti ti entusiasmano di più. Fai trasparire il tuo desiderio di contribuire alla crescita e allo sviluppo delle persone all'interno dell'azienda.
✨Prepara un piano di onboarding
Un buon modo per differenziarti è avere una visione su come potresti strutturare un piano di onboarding per i nuovi dipendenti. Questo mostra non solo la tua preparazione, ma anche la tua capacità di pensare proattivamente. Fai ricerche sulle pratiche di onboarding efficaci e sii pronto a condividere idee su come migliorare l'integrazione dei nuovi membri nel team di Business Pool.
