In sintesi
- Mansioni: Supporta la Direzione Generale e coordina comunicazioni e documentazione aziendale.
- Azienda: Azienda consolidata e in crescita con un ambiente dinamico.
- Benefit: Retribuzione competitiva, opportunità di sviluppo professionale e lavoro collaborativo.
- Altre informazioni: Ambiente stimolante con prospettive di carriera a lungo termine.
- Perché questo lavoro: Un ruolo chiave per influenzare decisioni strategiche e ottimizzare processi.
- Qualifiche: Laurea e almeno 5 anni di esperienza in ruoli simili.
La retribuzione prevista è compresa tra 31500 - 38500 € per anno.
- strumenti di lavoro moderni e innovativi
- Sviluppo personale e professionale formazione personale e professionale
Per un’azienda consolidata e orientata alla crescita, siamo alla ricerca di una persona professionale, organizzata e dotata di spiccate capacità di coordinamento da inserire nel ruolo di Executive Office Manager (m/f/d).
La persona selezionata ricoprirà un ruolo di responsabilità , lavorando a stretto contatto con la Direzione Generale e assumendo una funzione centrale di raccordo tra il vertice aziendale, le diverse funzioni organizzative, gli organi societari e i principali interlocutori interni ed esterni.
- Mansioni
- Supporto alla Direzione Generale
- Organizzazione e coordinamento dell’agenda della Direzione Generale, inclusi appuntamenti, riunioni, eventi istituzionali e trasferte
- Gestione e coordinamento delle comunicazioni in entrata e in uscita, inclusa la corrispondenza istituzionale e la comunicazione aziendale riservata
- Coordinamento delle comunicazioni con stakeholder interni ed esterni
- Predisposizione e revisione di lettere, presentazioni, report e materiali informativi
- Monitoraggio di richieste, attività e scadenze strategicamente rilevanti
- Assicurare il follow-up delle decisioni assunte e delle attività concordate
- Coordinamento e monitoraggio delle attività tra la Direzione Generale e le diverse funzioni aziendali
- Supporto nella preparazione e nel follow-up delle attività degli organi e dei comitati direttivi
- Organi societari e Governance
- Organizzazione e coordinamento delle riunioni del Consiglio di Amministrazione e degli altri organi societari
- Supporto alla preparazione e allo svolgimento delle Assemblee dei Soci
- Organizzazione e coordinamento degli organi direttivi e dei comitati interni
- Coordinamento dei relativi processi documentali e autorizzativi
- Gestione e controllo della documentazione ufficiale di natura societaria
- Garantire una gestione ordinata, strutturata e riservata della documentazione
- Coordinamento dei processi di archiviazione, conservazione e gestione formale della documentazione
- Organizzazione e gestione documentale
- Responsabilità del registro aziendale centrale e dei relativi processi
- Gestione e aggiornamento dell’archivio aziendale, sia fisico sia digitale
- Organizzazione e conservazione strutturata della documentazione societaria e amministrativa
- Supporto alla gestione e all’aggiornamento della documentazione relativa alla Business Continuity
- Coordinamento di ulteriori attività organizzative e amministrative su incarico della Direzione Generale
- Comunicazione istituzionale e interna
- Supporto alla Direzione Generale nella gestione della comunicazione istituzionale
- Predisposizione e coordinamento di comunicati stampa, comunicazioni informative, comunicazioni rivolte agli stakeholder e presentazioni istituzionali
- Monitoraggio di notizie, sviluppi e tematiche di rilevanza strategica
- Supporto nell’organizzazione di eventi e incontri con investitori, autorità , enti pubblici, associazioni di categoria e partner
- Supporto alla gestione di un’immagine esterna professionale e coerente, in collaborazione con il Marketing e le altre funzioni aziendali coinvolte
- Supporto alla comunicazione interna tra la Direzione Generale e i dipendenti
- Profilo e benefici
La persona ideale possiede
- Laurea, preferibilmente in discipline economiche, giuridiche, linguistiche o in ambiti affini
- Almeno 5 anni di esperienza professionale come Executive Assistant, Assistente di Direzione, Management Assistant, Office Manager o in un ruolo analogo
- Spiccate capacità organizzative e comprovata esperienza nel coordinamento di attività e processi complessi
- Un approccio al lavoro autonomo, strutturato e orientato alla soluzione
- Elevato senso di responsabilità , precisione, affidabilità e riservatezza
- Ottime capacità relazionali e comunicative e un’immagine professionale
- Capacità di comprendere rapidamente informazioni complesse, organizzarle e presentarle in modo chiaro e adeguato ai diversi interlocutori
- Ottime capacità di redazione e revisione di documenti e corrispondenza professionale
- Ottima conoscenza di Microsoft 365 e, preferibilmente, esperienza nell’utilizzo di sistemi di gestione documentale
- Ottima conoscenza della lingua tedesca e italiana, sia scritta sia parlata
- La conoscenza della lingua inglese costituisce un requisito preferenziale
- Propensione alla collaborazione con interlocutori interni ed esterni diversi
- Un approccio professionale, collaborativo e pragmatico, con una forte orientazione alla ricerca di soluzioni
- L’azienda offre
- Un ruolo di responsabilità e trasversale, a stretto contatto con la Direzione Generale
- Un’attività diversificata, con elevata visibilità all’interno dell’organizzazione
- Un’opportunità concreta di conoscere da vicino i processi decisionali, organizzativi e di Governance dell’azienda
- La possibilità di contribuire attivamente allo sviluppo e all’ottimizzazione dei processi, portando le proprie idee e competenze
- Un ambiente di lavoro professionale, dinamico e collaborativo
- Una stretta collaborazione con diverse funzioni aziendali e con interlocutori interni ed esterni qualificati
- Una posizione con concrete prospettive di sviluppo professionale nel lungo periodo
- Inquadramento al 1° o 2° livello del CCNL Commercio e Terziario, in funzione dell’esperienza e delle competenze
- Una retribuzione competitiva e commisurata all’esperienza e alle competenze della persona selezionata
La retribuzione netta iniziale prevista per la posizione è 38.000 € RAL per un impiego a tempo pieno.
In base all’esperienza professionale e alle qualifiche del candidato, è prevista la possibilità di una retribuzione superiore.
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Executive Office Manager datore di lavoro: Business Pool
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Consigli degli esperti StudySmarter🤫
Ecco come pensiamo che potresti ottenere Executive Office Manager
✨Sfrutta le fiere del lavoro!
Le fiere del lavoro sono una grande occasione per incontrare faccia a faccia i rappresentanti del settore delle risorse umane. Porta con te una copia del tuo CV e preparati a parlare delle tue esperienze. È il modo perfetto per farti notare da aziende come Business Pool!
✨Unisciti a gruppi di professionisti
Cerca comunità online e gruppi su LinkedIn dedicati alle risorse umane. Interagire in discussioni o forum specifici ti aiuterà a creare relazioni e a farti conoscere nel settore. Potresti anche scoprire opportunità nascoste che non vengono pubblicizzate!
✨Lavora sul tuo personal brand
In questo settore, la presenza online è fondamentale. Crea un profilo LinkedIn curato, condividi articoli sulle risorse umane e partecipa a webinar. Un buon personal brand può fare una grande differenza nella tua ricerca di lavoro!
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Quando trovi una posizione aperta in un'azienda che ti interessa, come Business Pool, ricorda di presentare la tua candidatura attraverso il nostro sito. Ogni candidatura è importante e noi di StudySmarter siamo qui per supportarti in ogni passo del processo.
Pensiamo che ti servano queste competenze per eccellere come Executive Office Manager
Alcuni consigli per la tua candidatura 🫡
Enfatizza le tue competenze relazionali:Nel settore delle risorse umane, le soft skills sono fondamentali. Assicurati di evidenziare le tue capacità comunicative, di negoziazione e di gestione dei conflitti nel tuo CV. Usa esempi concreti per dimostrare come hai applicato queste competenze in situazioni di lavoro precedenti.
Dimostra la tua familiarità con le normative:Essendo un ruolo in risorse umane, è importante avere una conoscenza delle normative sul lavoro e delle pratiche di gestione del personale. Aggiungi nel tuo CV eventuali corsi o certificazioni che hai ottenuto in materia. Questo può fare la differenza per Business Pool!
Scrivi una lettera di presentazione appassionata:Raccontaci perché sei interessato a lavorare in questo campo e come pensi di contribuire a Business Pool. Siamo a caccia di persone motivate, quindi mostra la tua passione per le risorse umane e il tuo desiderio di fare la differenza.
Fai brillare il tuo CV con risultati concreti:Quando parli delle tue esperienze lavorative, cerca di includere risultati misurabili e concreti. Ad esempio, se hai gestito un progetto di assunzione, menziona quanti candidati hai selezionato e come questo ha migliorato l'efficienza del team. Questo tipo di informazioni fa risaltare il tuo profilo!
Come prepararti a un colloquio di lavoro presso Business Pool
✨Evidenzia le tue soft skills
Nel campo delle risorse umane, è fondamentale dimostrare le proprie soft skills, come la comunicazione, l'intelligenza emotiva e la gestione dei conflitti. Prepara alcuni esempi concreti da condividere durante il colloquio che mostrano come hai gestito situazioni difficili o come hai migliorato la comunicazione in team.
✨Conosci le tecniche di reclutamento
È importante avere familiarità con le diverse tecniche di reclutamento e selezione che potresti utilizzare nel tuo futuro lavoro. Rivedi le domande comportamentali o situazionali che potrebbero esserti poste e preparati a discutere strumenti HR come ATS (Applicant Tracking Systems) o tecniche d’intervista come il 'Structured Interviewing'.
✨Mostra la tua motivazione
Essendo un lavoro a tempo pieno, il tuo impegno e la tua motivazione contano tantissimo. Sii pronto a spiegare perché hai scelto le risorse umane come carriera e quali aspetti ti entusiasmano di più. Fai trasparire il tuo desiderio di contribuire alla crescita e allo sviluppo delle persone all'interno dell'azienda.
✨Prepara un piano di onboarding
Un buon modo per differenziarti è avere una visione su come potresti strutturare un piano di onboarding per i nuovi dipendenti. Questo mostra non solo la tua preparazione, ma anche la tua capacità di pensare proattivamente. Fai ricerche sulle pratiche di onboarding efficaci e sii pronto a condividere idee su come migliorare l'integrazione dei nuovi membri nel team di Business Pool.
